Ist Ihr Unternehmen in archaischen Prozessen gefangen? Wenn Ihre Antwort ja lautet, sind Sie bei weitem nicht allein. Langwierige manuelle Aufgaben, schwerfällige Workflows, Kommunikationspannen – diese Probleme können für jedes Unternehmen ein großer Dorn im Auge sein.
Mühsame Aufgaben schränken das Produktivitätspotenzial eines Unternehmens ein, verärgern die Mitarbeiter und führen häufig dazu, dass sich die Kunden nach anderen Anbietern umsehen. In den letzten Jahren haben die Entwickler von Unternehmenstechnologien jedoch enorme Fortschritte hinsichtlich der Verbesserung der Effizienz in Unternehmen gemacht, indem sie gesamte Workflows von Grund auf automatisiert haben.
Was ist Workflow-Automatisierung?
Kurz gesagt: Workflow-Automatisierung umfasst die Verwendung von Software zur Organisation und Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse. Führende Angebote zur Workflow-Automatisierung verwenden häufig visuelle Entwicklungstools, mit denen die Benutzer ihre Workflows „skizzieren“ können – ähnlich wie beim Zeichnen eines Flussdiagramms. Entlang dieses gezeichneten Workflows können Benutzer Knoten platzieren, die verschiedene Aufgaben automatisieren, wie z. B. die Protokollierung von Daten, um Systeme, Daten und Menschen in allen Bereichen des Unternehmens zu integrieren. Dadurch können Mitarbeiter effizienter arbeiten und ihre Zeit für sinnvolle Aufgaben verwenden, anstatt für monotone (und oft sinnlose) Aktivitäten. Branchenführende Tools bieten darüber hinaus Funktionen wie KI-gestützte Empfehlungen zur Workflow-Optimierung, einfache Integrationen mit anderer Unternehmenssoftware, intelligente Dokumentenverarbeitung und vieles mehr.
Sobald die Workflow-Automatisierung implementiert ist, profitieren Unternehmen von einem deutlichen Wandel. Werfen wir einen genaueren Blick auf die fünf wichtigsten Vorteile der Workflow-Automatisierung.
Vorteil Nr. 1 der Workflow-Automatisierung: Kosteneinsparungen.
Kostenersparnisse sind für Unternehmen wichtig – doch laut Gartner Research erreichen nur 43 % der Führungskräfte im ersten Jahr der Kostensenkung das angestrebte Einsparungsziel. Gartner stellt fest, dass dies größtenteils auf schlechte Planung und Budgetkürzungen zurückzuführen ist, die keine kurzfristige (und manchmal auch keine langfristige) Rendite bringen.¹ Es gibt noch einige andere Ursachen, insbesondere die Tatsache, dass nur 6 % der Unternehmen es schaffen, konsequent in Wachstum zu investieren, ohne die Komplexität des Betriebs zu erhöhen und das Unternehmen zu belasten.² Hier kann sich die Automatisierung als ein enormer Vorteil erweisen, da sie gleichzeitig das Wachstum fördert und die Komplexität reduziert.
Automatisierungsbedingte Kosteneinsparungen lassen sich auf verschiedene Weise erzielen. Erstens verbessert sich mit der richtigen Workflow-Automatisierung die Produktivität in Unternehmen. Sie sind in der Lage, den Betrieb auszuweiten oder bestehende Kunden besser zu bedienen. In einer Forrester-Studie wurde festgestellt, dass Unternehmen bei der Implementierung einer umfassenderen Low-Code- und Geschäftsprozessmanagement-Lösung, die auch Funktionen zur Workflow-Automatisierung enthält, einen ROI von 389 % erzielten.³
Zweitens können Unternehmen durch die Verknüpfung mehrerer Anwendungen in einem optimierten Workflow oft IT-Altsysteme umgehen. Die Abschaffung alter Lösungen hilft ihnen, ihr Technologieportfolio zu vereinfachen. Tatsächlich konnten die Kosten für das Anwendungsportfolio um bis zu 50 % gesenkt werden, wenn automatisierte Workflows eingeführt werden.⁴ Wenn Legacy-Systeme nicht ersetzt oder entfernt werden können, sind einige hochentwickelte Automatisierungsprodukte in der Lage, sich mit ihnen zu integrieren, womit das Unternehmen nicht auf frühere Investitionen verzichten muss.
Und drittens helfen visuelle Low-Code-Entwicklungstools Unternehmen dabei, benutzerdefinierte Anwendungen auf einfache, intuitive Weise zu erstellen. Mit wiederverwendbaren, vorkonfigurierten Komponenten können Unternehmen schnell die Anwendung erstellen, die sie brauchen, ohne übermäßig viel Geld für eine Standardlösung auszugeben. Laut Forrester können die Entwicklungskosten, ähnlich wie die Portfoliokosten, durch den Einsatz von Low-Code-Workflow-Automatisierungstools um die Hälfte reduziert werden.⁵
Vorteil Nr. 2 der Workflow-Automatisierung: Zeitersparnis.
Durch ineffiziente Prozesse wird nicht nur Geld verschwendet. Die Arbeitszeit der Mitarbeiter wird oft durch repetitive, automatisierbare Arbeiten aufgezehrt. Hier ein Beispiel: In einem Sonderbericht schätzte Gartner, dass 30 % der manuellen Nacharbeiten in der Buchhaltung, die zur Behebung von Fehlern vor einem Finanzabschluss durchgeführt werden, durch den Einsatz von Automatisierung vermieden werden könnten – laut einer Schätzung eines Leiters der Finanzabteilung von Gartner entspricht dies bei einem Buchhaltungsteam mit 40 Vollzeitmitarbeitern einer unglaublichen Zahl von 25.000 Arbeitsstunden, die durch Automatisierung eingespart werden könnten.⁶
Ähnliche Trends gelten auch für viele andere Unternehmensfunktionen. Einfach ausgedrückt: Manuelle Prozesse und mühsame Aufgaben sind unnötig zeitaufwendig und ein Nachteil für jedes Unternehmen. Es ist daher nicht verwunderlich, dass laut Gartner 69 % der von Managern ausgeführten Routinearbeiten bis 2024 vollständig automatisiert sein werden.⁷
Zum Glück kann die Automatisierung dabei helfen. Mit der Automatisierung von Workflows können sich Mitarbeiter von monotonen Aufgaben wie der Dateneingabe oder der manuellen Zuweisung von Arbeit verabschieden und sich stattdessen auf innovative Projekte konzentrieren, die das Wachstum des Unternehmens fördern. Nehmen wir zum Beispiel eine wichtige, alltägliche Aufgabe wie die papier- oder dokumentenbasierte Rechnungsstellung. Die Mitarbeiter müssen in der Regel Genehmigungen erteilen, manuelle Prüfungen durchführen und Daten extrahieren. Zu den führenden Automatisierungsangeboten gehören wertvolle Tools wie intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), die eine Kombination aus KI und Software verwendet. IDP kann menschliche Fehler reduzieren, indem sie eine mühsame Aufgabe in einen schnellen, automatisierten Prozess umwandelt und den Mitarbeitern Zeit für kreativere, kognitiv anspruchsvollere Arbeiten verschafft.
Mit der richtigen Lösung können Unternehmen die Effizienz ihrer Mitarbeiter jährlich um 7.800 Stunden steigern.⁸ Diese eindeutigen Vorteile führen zu einer verstärkten Nutzung – seit Beginn der Pandemie haben 67 % der Unternehmen ihre Automatisierungsbemühungen beschleunigt.⁹ Unternehmen, die diesem Beispiel nicht folgen, werden es schwer haben, wettbewerbsfähig zu bleiben.
Vorteil Nr. 3 der Workflow-Automatisierung: Governance, Risiko und Compliance.
Unternehmen sind häufig gegenüber mehreren Wirtschaftsprüfern verpflichtet, seien es Behörden, Kunden, Partner oder andere. In der heutigen global vernetzten Welt arbeiten viele Unternehmen grenzüberschreitend und mit unzähligen Partnern und Kunden zusammen. Angesichts der zahllosen Vorschriften kann die Compliance ein kostspieliges Unterfangen sein. Die Kosten für die Nichteinhaltung von Vorschriften sind jedoch weitaus höher. Die durchschnittlichen Kosten für Unternehmen, die gegen Vorschriften und Regeln verstoßen, belaufen sich auf 9,4 Millionen USD – das ist fast das Dreifache der durchschnittlichen Kosten, die durch die Gewährleistung der Compliance entstehen.¹⁰
Zusätzlich zu den Bedenken hinsichtlich der Compliance müssen die Kosten für die Einhaltung von Sicherheitsstandards berücksichtigt werden, und die meisten Unternehmen werden eine gewisse Belastung spüren. Die Einhaltung dieser Standards ist jedoch von entscheidender Bedeutung – das Security Magazine hat herausgefunden, dass 80 % der Unternehmen weltweit innerhalb des nächsten Jahres mit einem Sicherheitsverstoß rechnen, der sich auf Kundendaten auswirkt.¹¹
Doch es gibt auch gute Nachrichten. Mit dem richtigen Automatisierungstool können Bedenken in Bezug auf Sicherheit und Compliance aus dem Weg geräumt werden. Wenn Sie mit einer einzigen Automatisierungsplattform arbeiten, die Aktionen automatisch protokolliert, können Sie wichtige Daten problemlos aufzeichnen und überprüfen. Dies verbessert die Überprüfbarkeit und trägt dazu bei, dass jeder Schritt Ihres Prozesses, der mit den Tools der Plattform erstellt wird, den geltenden Vorschriften entspricht.
Die besten Plattformen bieten darüber hinaus automatische, leicht verständliche Prozessanalysen an. Diese helfen nicht nur bei der kontinuierlichen Optimierung von Workflows, sondern vereinfachen auch die laufenden Compliance-Bemühungen. Durch die Automatisierung von Prozessen über eine einzige Plattform, die die bestehenden Sicherheitsstandards erfüllt, können sich die Benutzer auch sicher sein, dass die Plattform das Cybersicherheitsrisiko aktiv reduziert.
Vorteil Nr. 4 der Workflow-Automatisierung: vereinfachte, verbesserte Kommunikation.
Es sollte selbstverständlich sein, dass eine schlechte Zusammenarbeit zu einem unflexiblen Unternehmen führt, das im Wettbewerb nicht mithalten kann. Die Vorteile der Zusammenarbeit wirken sich jedoch nicht nur auf die Wettbewerbsfähigkeit aus – 75 % der Unternehmen mit einem hohen Maß an bewusster Zusammenarbeit berichten auch über eine verbesserte Innovationsleistung.¹²
Die Workflow-Automatisierung fördert die Zusammenarbeit, indem sie vereinfachte visuelle Entwicklungstools bereitstellt, mit denen Sie Mitarbeiter aus verschiedenen Teams nahtlos in denselben Prozess einbinden können. Mit automatisierten Benachrichtigungssystemen und klar konzipierten Workflows werden Teammitglieder nur dann einbezogen, wenn sie gebraucht werden, und sie wissen sofort, was sie zu tun haben. Die Implementierung dieser Art von Automatisierung und die Arbeit über eine einzige Plattform, auf der alles optimiert ist, kann die Zusammenarbeit in jedem Unternehmen enorm verbessern. Führende Automatisierungsplattformen verwenden beispielsweise leistungsstarke Tools zur Entscheidungsfindung, die Workflows erheblich vereinfachen. Mit diesen Werkzeugen können Benutzer Entscheidungen in einem bestimmten Geschäftsprozess einfach konfigurieren und automatisieren, während Power-User aus verschiedenen Abteilungen und Teams klar kommunizieren und effektiv zusammenarbeiten können.
Vorteil Nr. 5 der Workflow-Automatisierung: Automatisierung in allen Bereichen.
Der fünfte Vorteil der Workflow-Automatisierung steht in engem Zusammenhang mit den bisher genannten Vorteilen. Die Workflow-Automatisierung ist flexibel, und jeder der ersten vier Vorteile kann sich auf das gesamte Unternehmen auswirken. Wenn die Automatisierung richtig implementiert wird, kann sie jeden Geschäftsprozess enorm vereinfachen, auch einige komplexere Prozesse, die menschliches Denken erfordern. Dadurch können Mitarbeiter in allen Abteilungen ihre einzigartigen Fähigkeiten für anspruchsvollere Aufgaben einsetzen, während die Automatisierung die lästigen Routineaufgaben übernimmt.
Die Zeit (und die Talente) der Mitarbeiter sollten respektiert werden. Das bedeutet, dass sie, wenn möglich, ihre Energie für innovative Arbeiten einsetzen können, die emotionales Urteilsvermögen oder kognitive Fähigkeiten auf höherer Ebene erfordern. Wenn Arbeitnehmer durch repetitive Aufgaben gebremst werden, die leicht von einem einfachen Bot erledigt werden könnten, leidet ihre Arbeitsqualität, und vor allem steigt ihr Risiko eines Burnouts. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage in der Technologiebranche ergab, dass 83 % der Entwickler ein Burnout erlebt haben, wobei 47 % dieser Entwickler eine hohe Arbeitsbelastung und weitere 31 % ineffiziente Prozesse dafür verantwortlich machten.¹³ Durch die Integration der Automatisierung in die Struktur der Unternehmensprozesse können diese Probleme gelöst werden, indem sowohl die Arbeitsbelastung verringert als auch ineffiziente Prozesse optimiert werden.
Die Zukunft der Wirtschaft ist automatisiert.
Angesichts des bemerkenswerten Wachstums des Automatisierungsmarktes, der zunehmenden Nutzung und der beeindruckenden Vorteile für Unternehmen und Einzelpersonen ist klar, dass die Automatisierung auch in Zukunft eine große Rolle spielen wird. Und Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen, müssen den richtigen Partner finden, der sie bei der Automatisierung unterstützt.
Käufer sollten nach einer einzigen Plattform mit einer ausgefeilten Benutzeroberfläche, visuellen Entwicklungstools und mehreren, leistungsstarken Automatisierungsfunktionen suchen. Sie sollten auch nach einer Plattform suchen, die native RPA enthält, um Bots einfach zu erstellen und bereitzustellen. Viele Plattformen bieten diese Funktion nicht, doch die Vorteile der Automatisierung lassen sich nur mit RPA vollständig entfalten. Mit dem richtigen Automatisierungstool kann jedes Unternehmen von einer Produktivitätssteigerung, beeindruckenden Kosteneinsparungen, zuverlässigen Compliance-Funktionen und einer effizienteren Kommunikation profitieren.
Weitere Informationen über die Durchführung eines erfolgreichen Automatisierungsprojekts finden Sie im eBook: Fünf Best Practices für den RPA-Erfolg.
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¹Brian Michelotti, „7 Cost-Reduction Mistakes to Avoid in Your 2021 Strategy“, Gartner, Januar 2021.
²Michelotti, „7 Cost-Reduction Mistakes“.
³„The Total Economic Impact of Appian“, Forrester, Juni 2021.
⁴„Total Economic Impact“, Forrester.
⁵„Total Economic Impact“, Forrester.
⁶„Finance’s New Digital Workforce: CFO Magazine special report on robotic process automation (RPA)“, Gartner, September 2018.
⁷„Gartner Predicts 69% of Routine Work Currently Done by Managers will be Fully Automated by 2024“, Gartner, Januar 2020.
⁸ „Total Economic Impact“, Forrester.
⁹ André Dua et al., „What 800 executives envision for the post pandemic workforce“, McKinsey, September 2020.
¹⁰Linda Coniglio. „So, You Think Privacy Compliance is Costly?“ JD Supra, LLC, August 2021.
¹¹ „80% of Global Businesses Expect a Breach of Customer Records in the Next Year“, Security Magazine, August 2021.
¹² „Gartner HR Research Shows Organizations Are Eroding Employee Performance and Well-Being With Virtualized Office-Centric Design“, Gartner, Mai 2021.
¹³Junade Ali, „Study to Understand the Impact of COVID-19 on Software Engineers“, Haystack Analytics, Juni 2021.
