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10 Anzeichen dafür, dass Sie Case Management-Tools benötigen

Erfahren Sie, für welche Situationen Case Management-Tools am besten geeignet sind

Was ist ein Case Management-Tool?

Mit Case Management-Tools gewinnen Ihre Teams an Geschwindigkeit und Flexibilität bei der Wissensverarbeitung, die unstrukturiert und unvorhersehbar ist, und bei Arbeiten, bei denen Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt, eingelesen, zur Entscheidungsfindung zusammengefasst und in Handlungen umgesetzt werden müssen – oft auf ungeplante Art und Weise und ohne vordefinierte Prozessschritte.

Wofür Case Management-Tools geeignet sind

Wie sieht Case Management im echten Leben aus? Sehen wir uns einige Beispiele dazu an, was Case Management Software leistet.

Natürlich hängt die Definition eines Falls von Ihrer Branche ab. Ärzte und Rechtsanwälte haben medizinische und rechtliche Fälle, und bei Fällen für IT-Teams geht es unter anderem um Helpdesk-Tickets. Für Kundenservice- und Support-Teams im Bankwesen können Fälle aus Kundenanfragen und -problemen bestehen. Für staatliche Teams, die Waren und Dienstleistungen einkaufen, ist die Erstellung von Beschaffungsfällen von hoher Bedeutung.

Diese Fälle unterscheiden sich zwar, aber all diese Teams haben ein ähnliches Ziel: variable Prozesse zu verbessern, bei denen Ereignisse und Meilensteine sich nicht geordnet in eine Zeitleiste eintragen lassen.

Aber woher genau wissen Sie, ob Ihr Unternehmen Case Management-Tools benötigt?

[ Sie benötigen Beratung für erfolgreiches Case Management, mit Beispielen aus dem echten Leben? Lesen Sie unser e-Book: Case Management Leitfaden.]

Wenn Sie erfolglos nach zusätzlicher organisatorischer Geschwindigkeit und Flexibilität streben, kann Ihr Case Management ein Faktor sein, den Sie verbessern müssen.

Denken Sie darüber nach, wo im Prozessverlauf Ihre Teams nur langsam vorankommen. Für Unternehmen, die mit Fällen wie den oben genannten zu tun haben, wird es aufgrund umfangreicher Prozesse unheimlich zeitaufwendig und komplex, einfach nur die richtige Entscheidung zu treffen. Wenn Sie mehrere, miteinander verbundene Variablen verwalten müssen, ist es schwierig, Ihre Aktivitäten zu optimieren. Und hier kommen Case Management-Tools ins Spiel: Sie optimieren den Prozess und machen die Ergebnisse komplexer Entscheidungen so schnell und effektiv wie möglich.

Wann Sie Case Management-Tools benötigen: 10 Anzeichen

Sehen wir uns die wichtigsten Anzeichen dafür an, dass es an der Zeit ist, über Case Management-Tools nachzudenken, um Prozesse zu optimieren, an Geschwindigkeit und Flexibilität zu gewinnen und die Compliance zu gewährleisten.

  1. Ihre Teams bearbeiten Fälle mithilfe von Tabellen.
  2. Ihre Teams ertrinken geradezu in Papierunterlagen zu jedem Fall.
  3. Wenn sie im Außendienst arbeiten, sind Ihre Mitarbeiter bei einem Ausfall des Internetzugangs aufgeschmissen und müssen häufig auf manuelle, papiergestützte Verfahren zurückgreifen.
  4. Mitarbeiter werden da schon mal zu wahren Jongleuren: Sie bitten Kollegen um Unterstützung und müssen gleichzeitig zwischen verschiedenen Tabs, Bildschirmen und Systemen hin- und herwechseln, um die benötigten Informationen zu finden.
  5. Mitarbeiter verbringen einen Großteil ihrer Zeit mit der Suche nach einer bestimmten Information.
  6. Mitarbeiter haben keinen einheitlichen, fallübergreifenden Überblick.
  7. Ihre Teams haben keine produktive Möglichkeit, um an Details und Informationen eines Falls zusammenzuarbeiten, und greifen auf E-Mails, Textnachrichten, Besprechungen oder Anrufe zurück.
  8. Compliance ist ein echtes Problem und Sie haben keine zuverlässigen Protokolle, auf die Sie sich im Falle eines Falles stützen können.
  9. Die Daten sind auf mehrere verschiedene Systeme verteilt und oft veraltet oder ungenau.
  10. Ihre Berichterstattung ist über verschiedene Systeme verstreut.

[ Erfahren Sie, wie eine Data Fabric Ihre Probleme mit Datensilos lösen kann. Lesen Sie unser e-Book: Leitfaden zu Data Fabric. ]

Vier wichtige Fähigkeiten der besten Case Management-Tools

Wenn Sie Ihre Probleme in der Liste oben wiedererkannt haben, ist es an der Zeit, zu erkunden, wie Case Management Software Ihrem Unternehmen helfen könnte, bessere Ergebnisse zu erzielen. Die besten Case Management-Tools unterstützen Sie nicht nur bei der besseren Verwaltung Ihrer Fälle, sondern bieten zusätzliche Vorteile wie zentrale Nachverfolgung, Nachverfolgung der Dokumentation, Prüfpfade und Kommunikationswerkzeuge.

Die gewünschten Fähigkeiten lassen sich in vier Bereiche aufteilen. Case Management-Tools sollten Ihr Unternehmen bei folgenden Aufgaben unterstützen:

1. Verwaltung aller Arten der Fallbearbeitung, strukturiert oder Ad-hoc

Verwalten Sie alle vier Arten des Case Managements: Prozess-zu-Entscheidung-Aktivitäten, Serviceanfragen, Incident Management und Untersuchungen. (Weitere Informationen zu den vier Arten von Fällen und ihrer Optimierung finden Sie in unserem verwandten Artikel „Was ist Case Management?“.)

2. Vereinheitlichung von Daten und Aktionen

Bringen Sie Daten aus verschiedenen Systemen an einem Ort zusammen, um den Datenzugriff und die Transparenz zu verbessern und Entscheidungen zu beschleunigen.

3. Automatisierung komplexer Prozesse

Steigern Sie Ihre Effizienz, reduzieren Sie Fehler und senken Sie die Kosten, indem Sie komplexe Prozesse vollständig automatisieren.

4. Verbesserung der dynamischen Ausnahmeverwaltung

Steigern Sie Ihre Leistung, indem Sie Ausnahmen und Ad-hoc-Aktivitäten mit Aufgabenfunktionen und hilfreichen Datenansichten verwalten.

[ Erfahren Sie, wie Sie erfolgreich ganzheitliche Strategien zur Prozessautomatisierung umsetzen können. Zum Prozessautomatisierungsleitfaden. ]