10 segnali che indicano che hai bisogno di strumenti di Case Management

Gli strumenti di Case management aiutano i team ad acquisire velocità e agilità per un lavoro di conoscenza non strutturato e imprevedibile e per un lavoro in cui i dati devono essere raccolti da fonti diverse, analizzati, riassunti per prendere decisioni e utilizzati, spesso in modi ad hoc e senza fasi di processo prescritte.

Come si presenta il case management nel mondo reale? Esploriamo alcuni esempi che il software di Case Management affronta.

Naturalmente, il significato di caso dipende dal settore in cui operi. I medici e gli avvocati hanno casi medici e legali, mentre i casi dei team IT includono i ticket dell’help desk. Per i team del servizio clienti e del supporto bancario, i casi possono significare richieste e problemi dei clienti. Per i team della pubblica amministrazione federale che acquistano beni e servizi, la creazione di casi di procurement è fondamentale.

Sebbene questi casi siano molto diversi tra loro, tutti questi team hanno un obiettivo simile: migliorare i processi variabili in cui gli eventi e le pietre miliari non si incastrano perfettamente in una linea temporale.

Ma come fai a sapere che la tua organizzazione ha bisogno di strumenti di Case Management?

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Se stai cercando di aumentare la velocità e la flessibilità organizzativa senza successo, il Case Management potrebbe essere uno dei muscoli da rafforzare.

Considera dove i tuoi team stanno rallentando nella corsa. Per le organizzazioni che hanno a che fare con casi come quelli descritti sopra, prendere la decisione giusta diventa terribilmente lungo e complesso a causa di processi elaborati. Con molteplici variabili interconnesse da gestire, è difficile ottimizzare le attività. È qui che entrano in gioco gli strumenti di Case Management: per snellire il processo e rendere i risultati di decisioni complesse il più rapidi ed efficaci possibile.

Esaminiamo le principali indicazioni che suggeriscono che è giunto il momento di prendere in considerazione gli strumenti di Case Management per ottimizzare i processi, ottenere velocità e agilità e garantire la conformità alle norme.

1. I tuoi team utilizzano fogli di calcolo per gestire i Case Work.
   
2. I tuoi team hanno tantissimi documenti per ogni caso.
   
3. Quando lavori sul campo, la perdita dell’accesso a Internet ostacola il tuo lavoro e sei costretto a ripiegare su processi manuali e cartacei.
   
4. Le persone si trovano a fare molto “avanti e indietro”: chiedere assistenza ai colleghi e rimbalzare tra diverse schede, schermate e sistemi per trovare le informazioni necessarie.
   
5. Il personale usa una quantità di tempo significativa nella ricerca di un’informazione precisa.
   
6. Le persone non hanno una visibilità coerente sui casi.
   
7. I team non possiedono un metodo efficace per collaborare su dettagli e informazioni e ricorrono a e-mail, messaggi, riunioni o chiamate.
   
8. La compliance è una preoccupazione reale, e non disponi di registri affidabili a cui fare riferimento per supportare un caso.
   
9. I dati sono isolati in diversi sistemi e sono spesso obsoleti o imprecisi.
   
10. I tuoi report sono sparsi in diversi sistemi.

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Se i tuoi problemi si riflettono nell’elenco di cui sopra, è il momento di scoprire come un software di Case Management possa aiutare la tua organizzazione a migliorare i risultati. I migliori strumenti di Case Management non solo ti aiutano a gestirli meglio, ma ti offrono anche vantaggi come la tracciabilità centralizzata, la tracciabilità della documentazione, gli audit trail e gli strumenti di comunicazione.

Pensa alle funzionalità in quattro categorie. Gli strumenti di Case Management dovrebbero aiutare la tua organizzazione a:

Gestire uno dei quattro tipi di Case Management: attività dal processo alla decisione, richieste di assistenza, gestione degli incidenti e indagini. (Per maggiori dettagli sui quattro tipi di casi e su come ottimizzarli, leggi il nostro articolo correlato, "Cos’è il Case Management")

Riunisci i dati di più sistemi in un’unica posizione, per migliorare l’accesso e la visibilità dei dati e accelerare il processo decisionale.

Aumenta l’efficienza, riduci gli errori e abbassa i costi automatizzando completamente i processi complessi.

Aumenta le prestazioni gestendo le eccezioni e le attività ad hoc con le funzionalità di task e le visualizzazioni dei dati praticabili.