Diez señales que indican que necesita un software de gestión de casos

Las herramientas de case management ayudan a los equipos a ganar velocidad y agilidad en el trabajo del conocimiento que no esté estructurado y sea impredecible y en aquellas tareas en las que sea necesario recopilar datos de diferentes orígenes, analizarlos, resumirlos para la toma de decisiones y actuar en respuesta, a menudo caso por caso y sin pasos claramente establecidos.

¿Cómo es el case management en el mundo real? Veamos algunos ejemplos que el software para el case management puede abordar.

Por supuesto, el significado de caso depende de la industria en la que usted opere. Los médicos y abogados manejan casos médicos y legales, mientras que los equipos de TI gestionan tickets de soporte técnico. Para los equipos de atención y soporte al cliente en el sector bancario, los casos pueden ser consultas y problemas de los clientes. Y, para los equipos del gobierno federal que gestionan la compra de bienes y servicios, es esencial crear expedientes de adquisiciones.

Si bien todos esos casos son muy variados, todos los equipos tienen un objetivo similar: mejorar procesos variables en los que los eventos y los hitos no siguen un orden cronológico.

Pero ¿cómo puede saber con certeza si su organización necesita herramientas de gestión de casos?

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Si busca una mayor velocidad y flexibilidad para su empresa y no lo logra, puede que el case management sea una de las áreas que debe fortalecer.

Piense en qué aspectos sus equipos se están quedando más rezagados. Para las organizaciones que lidian con casos como los detallados anteriormente, el simple hecho de tomar la decisión correcta es horriblemente lento y complejo debido a procesos muy elaborados. Con tantas variables entrelazadas que gestionar, es normal que le resulte difícil optimizar las actividades. Es aquí donde entran en juego las herramientas de case management: agilizan el proceso y hacen que los resultados de decisiones complejas sean lo más rápidos y eficaces posible.

Veamos los indicios clave de que es hora de considerar el uso de herramientas de case management para optimizar los procesos, ganar velocidad y agilidad y garantizar el compliance.

1. Sus equipos están usando hojas de cálculo para gestionar casos.
   
2. Sus equipos se están ahogando entre pilas de documentos relacionados con cada caso.
   
3. Cuando trabajan fuera de la oficina, sus empleados se ven incapacitados si pierden el acceso a Internet y a menudo tienen que recurrir a procesos manuales en papel.
   
4. Los empleados son víctimas del «efecto silla giratoria», por ejemplo, al pedir ayuda a compañeros mientras pasa de una pestaña a otra, de una pantalla a otra y de un sistema a otro para encontrar la información necesaria.
   
5. Los trabajadores dedican una gran parte de tiempo a buscar la información adecuada.
   
6. Toda la plantilla se enfrenta una falta de visibilidad constante en todos los casos.
   
7. Sus equipos no disponen de una forma productiva de colaborar en los aspectos específicos y la información de los casos y recurre al correo electrónico, la mensajería, las reuniones o las llamadas.
   
8. El complaince es una preocupación real, y no dispone de registros fiables a los que recurrir en apoyo de un caso.
   
9. Los datos están dispersos en varios sistemas diferentes y a menudo están desactualizados o son inexactos.
   
10. Sus informes están desperdigados en diferentes sistemas.

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Si la lista anterior incluye algunos de sus problemas, es hora de explorar cómo el software para case management podría ayudar a su organización a mejorar los resultados. Las mejores herramientas de case management no solo le ayudan a gestionar mejor sus casos, sino que también ofrecen beneficios entre los que se incluyen un seguimiento centralizado, el rastreo de documentación, registros de auditoría y herramientas de comunicación.

Piense en las capacidades en cuatro grupos. Las herramientas de case management deberían ayudar a su organización a:

Gestionar cualquiera de los cuatro tipos de case management: actividades de procesos de toma de decisiones, solicitudes de servicio, incident management e investigaciones. (Para obtener más información sobre los cuatro tipos de casos y cómo optimizarlos, lea nuestro artículo relacionado «What Is Case Management?»).

Reunir datos de múltiples sistemas en una sola ubicación para mejorar el acceso y la visibilidad de los datos y acelerar la toma de decisiones.

Aumentar la eficacia, reducir los errores y disminuir los costes automatizando los complejos procesos de manera integral.

Impulsar el rendimiento mediante la gestión de excepciones y actividades ad hoc con capacidades de tareas y visualizaciones de datos procesables.