¿Qué es e-procurement? Definición y buenas prácticas

Las administraciones estatales y locales tienen la responsabilidad de prestar servicios públicos, mantener infraestructuras críticas como las carreteras y responder a las diversas necesidades de sus comunidades. Para que estos organismos prosperen, necesitan un proceso de contratación fluido para adquirir bienes y servicios.

Pero es más fácil decirlo que hacerlo. La contratación pública es un proceso complejo que requiere grandes volúmenes de documentos y un amplio abanico de partes interesadas. Muchas organizaciones utilizan un surtido de aplicaciones de adquisición propias y disponibles en el mercado, y abundan los procesos manuales. Sin un repositorio central, los empleados pasan horas buscando en los contratos de adquisición la información que necesitan. Y si son auditados, el organismo puede tardar varios meses en recuperar los datos necesarios. Desarrollar un proceso sólido de aprovisionamiento electrónico en un sistema diseñado teniendo en cuenta las necesidades específicas de las administraciones públicas puede ser de gran ayuda.

¿Qué es el aprovisionamiento electrónico y por qué es importante?

Abreviatura de "aprovisionamiento electrónico", e-procurement es un proceso empresarial que implica el uso de tecnología digital y plataformas en línea para agilizar y gestionar la adquisición de bienes y servicios. Abarca todo el ciclo de vida de la contratación, desde la solicitud y el abastecimiento hasta la compra, la facturación y el pago.

El software e-procurement puede agilizar y modernizar los procesos de contratación para satisfacer con mayor eficacia las demandas de los electores reduciendo costes, mejorando la transparencia y garantizando el cumplimiento de normativas complejas. Permite a los gobiernos tomar decisiones de compra más informadas, promover la competencia leal entre proveedores y gestionar sus presupuestos con eficacia, al tiempo que aumenta la responsabilidad y la transparencia en las actividades de contratación.

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La gestión de las adquisiciones en la administración estatal y local mediante procesos manuales basados en papel es un reto por varios motivos:

• Normativas complejas. La contratación pública está sujeta a numerosas normativas complejas y requisitos de cumplimiento. La gestión manual de estas complejidades aumenta el riesgo de errores, omisiones e incumplimientos.
  

• Carga administrativa. Los procesos basados en papel implican mucho papeleo para generar solicitudes, ofertas y contratos. Su creación, procesamiento y seguimiento llevan mucho tiempo. Esta carga administrativa ralentiza el ciclo de contratación.
  

• Transparencia limitada. Los procesos manuales carecen de visibilidad en tiempo real de las actividades de adquisición, lo que dificulta el seguimiento del progreso, los gastos y el cumplimiento de la normativa.
  

• Colaboración limitada. La colaboración entre departamentos, agencias y personal implicado en la contratación puede verse obstaculizada al depender de documentos físicos difíciles de compartir.
  

• Riesgo de errores. La introducción manual de datos y el manejo de documentos son propensos a inexactitudes en los datos, documentos extraviados y errores de cálculo, que pueden acarrear repercusiones financieras y jurídicas.
  

• Ineficacia. Los workflows basados en papel son intrínsecamente más lentos y menos eficientes que los procesos automatizados. Los retrasos en las aprobaciones, el envío de documentos y la comunicación pueden alargar los ciclos de contratación.

• Difícil gestión de proveedores. La gestión de las relaciones con los proveedores, las evaluaciones de rendimiento y el cumplimiento de las condiciones contractuales se convierte en un reto sin herramientas digitales que proporcionen información y seguimiento centralizados.
  

• Problemas de auditoría y elaboración de informes. La generación de informes y la realización de auditorías con fines de rendición de cuentas y transparencia requieren mucho trabajo y tiempo cuando los datos están dispersos en documentos en papel y múltiples sistemas.
  

• Falta de conocimientos estratégicos. Los procesos manuales a menudo carecen de las capacidades de análisis de datos necesarias para tomar decisiones informadas, optimizar las estrategias de adquisición e identificar oportunidades de ahorro de costes.
  

• Inflexibilidad. Los sistemas manuales son menos adaptables a las cambiantes necesidades de contratación, lo que dificulta la incorporación de prácticas modernas, como el aprovisionamiento electrónico, las licitaciones en línea y la colaboración con los proveedores.

Por estos motivos, las administraciones locales y estatales buscan cada vez más sustituir los procesos de contratación manuales basados en papel por sistemas de e-procurement más modernos y eficaces.

El uso de sistemas de e-procurement en las administraciones estatales y locales es cada vez más frecuente, ya que los organismos pretenden racionalizar los procesos empresariales y aumentar la eficiencia.

Pero la adecuación de estos sistemas varía según los distintos gobiernos y jurisdicciones. Mientras que algunos organismos pueden disponer de plataformas totalmente integradas, otros pueden estar en proceso de adoptar o ampliar sus capacidades de contratación digital. Muchas herramientas de aprovisionamiento electrónico de menor calidad siguen obligando a los usuarios a realizar procesos manuales que pueden automatizarse. Por ejemplo, puede que no dispongan de aplicaciones unificadas ni de un repositorio central. En su lugar, pueden depender de plantillas creadas fuera del sistema y de datos almacenados en unidades compartidas, por lo que los datos contractuales siguen siendo difíciles de encontrar y rastrear. Esto hace perder tiempo, alarga el ciclo de aprovisionamiento y puede introducir errores.

Un sistema de e-procurement que gestione todo el ciclo de vida de la contratación agilizará el proceso de contratación proporcionando una plataforma centralizada para todas las fases, desde la solicitud hasta el cierre del contrato. Esto aumenta la eficiencia al reducir la intervención manual, la duplicación de datos y el riesgo de errores, y permite una colaboración fluida entre las partes interesadas.

Una solución de e-procurement moderna y completa acelera los ciclos de aprovisionamiento y mejora la transparencia para una asignación óptima de los recursos y la gestión de las relaciones con los proveedores.

Un software de e-procurement que cubra todo el ciclo de vida de la contratación sin necesidad de salir del sistema es crucial para ahorrar tiempo, mejorar la transparencia y proporcionar visibilidad en tiempo real del proceso. Esta consolidación agiliza el workflow, reduce los errores, promueve el cumplimiento y facilita la toma de decisiones basadas en datos, lo que en última instancia conduce a una gestión de la contratación más eficiente y eficaz.

[Elija un tipo de sistema de e-procurement que gestione todo el ciclo de vida de la contratación, desde la solicitud hasta el cierre del contrato. ]

Un buen sistema de e-procurement debe incluir las siguientes funciones:

• Una sólida herramienta de workflow que se adhiera a las normas y reglamentos empresariales e incorpore aprobaciones y otros puntos de decisión para capturar cada paso del proceso de adquisición.

• Tecnologías de automatización modernas, como la inteligencia artificial (IA) y la automatización robótica de procesos (RPA), que liberan al personal para que pueda centrarse en actividades de valor añadido.

• Procesos y cuestionarios guiados por asistentes para guiarle en la configuración de cada fase de una contratación (requisito, solicitud, evaluación, etc.) de forma intuitiva.

• Integración con Microsoft Office 365 para una comunicación fluida vinculada a su cuenta de correo electrónico.

• Herramientas para gestionar las relaciones con los proveedores, incluido el seguimiento del rendimiento de los proveedores, el registro de proveedores y la precalificación.

• Un repositorio completo de documentos, incluida toda la documentación contractual y las bibliotecas de plantillas.

• Transparencia y accesibilidad para todas las partes interesadas, lo que les permite encontrar la información rápidamente.

• Un registro de auditoría de toda la actividad, desde la solicitud hasta el cierre del contrato, para demostrar el cumplimiento.
  

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¿Qué es e-procurement? Se trata de un sistema automatizado que puede ayudar a resolver muchos de los retos que plantea el proceso de contratación pública al mejorar la eficacia, reducir los errores, garantizar el cumplimiento, aumentar la transparencia y permitir la toma de decisiones basada en datos.

Para los organismos públicos estatales y locales, es fundamental que las adquisiciones se realicen correctamente, ya que repercuten directamente en la prestación de servicios públicos y en el uso de los fondos de los contribuyentes. Es importante conocer bien los tipos de e-procurement. Apostar por un buen sistema de e-procurement agiliza el ciclo de vida de la contratación, facilitando la gestión de normativas complejas, la asignación eficaz de presupuestos y la rendición de cuentas, lo que se traduce en una mejor prestación de servicios y una administración fiscal más responsable.