¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos hace referencia al uso de la tecnología para automatizar tareas repetitivas y manuales dentro de un proceso de negocio. Incluye tecnologías para realizar el trabajo, como la automatización robótica de procesos (RPA), el procesamiento inteligente de documentos (IDP), la orquestación de workflows, la inteligencia artificial (IA), las integraciones de sistemas y las reglas de negocio. ¿Para qué sirve la automatización de procesos? El objetivo es reducir la necesidad de intervención humana en tareas rutinarias que consumen mucho tiempo para conseguir procesos más eficientes y eficaces.

Probablemente se haya encontrado con muchos ejemplos de automatización de procesos, quizá sin darse cuenta.

Supongamos que hay que incorporar a un nuevo empleado. En este ejemplo de automatización de procesos, empezamos con una nueva contratación: un candidato ha aceptado una oferta y ha fijado su fecha de inicio. Cuando el responsable de RR. HH. introduce la fecha de inicio en la aplicación de incorporación de nuevos empleados, creada en su plataforma de automatización de procesos, se activan varios pasos automatizados:

• La aplicación crea un portal único para el nuevo empleado y se lo notifica por correo electrónico automático. El nuevo empleado introduce toda la información necesaria y carga los formularios en la página del portal.
• Las reglas empresariales basadas en la función y el departamento ayudan a determinar qué tipo de TI y acceso necesitará el nuevo empleado. TI utiliza esta información para configurar un portátil y asegurarse de que estará listo para el primer día del empleado.
• El responsable de las instalaciones recibe una notificación de la nueva contratación a través de un correo electrónico automático activado por la aplicación. Asigna al empleado un espacio de trabajo. RPA transmite esta información a TI y la registra en la página del portal del empleado para que sepa dónde ir el primer día.
• El IDP impulsado por IA extrae los datos fiscales y bancarios de los formularios del empleado y una integración de interfaz de programación de aplicaciones (API) los entrega a los sistemas de nómina y TE de la empresa.

Puede aplicar la automatización a procesos de toda la organización, como la gestión de la cadena de suministro, la gestión de adquisiciones o la incorporación de clientes. Los procesos automatizados pueden ahorrarle mucho tiempo y quebraderos de cabeza, lo que se traduce en workflows más fluidos y mejores experiencias para clientes y empleados.

Después de leer el ejemplo anterior, es posible que se pregunte en qué se diferencia la automatización de procesos de la RPA.

La RPA y la automatización de procesos no deben considerarse mutuamente excluyentes, sino más bien complementarias. RPA complementa la automatización de procesos mediante la automatización de tareas dentro de un proceso de una manera que emula la interacción humana con la interfaz de usuario de una aplicación. Sigue siendo un error común pensar solo en RPA cuando se piensa en la automatización de procesos, pero lo cierto es que muchos retos requieren capacidades más avanzadas que las que RPA puede proporcionar por sí sola, como la extracción de contenido o la clasificación de correo electrónico. La RPA es un componente de un enfoque de automatización de procesos más amplio en el que se emplean múltiples tecnologías de automatización, como IDP, IA, integraciones de API y reglas de negocio.

RPA cumple dos funciones importantes en su progreso hacia la automatización de procesos:

• Automatización de tareas. RPA utiliza robots de software para emular las interacciones entre humanos y ordenadores que automatizan tareas repetitivas en todas las aplicaciones. Los robots RPA desatendidos pueden ejecutarse normalmente en máquinas host con poca o ninguna intervención humana. Estos trabajadores digitales pueden trabajar las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año, en función de una programación o activación predefinida.
• Conexión de sistemas. La RPA también puede conectar sistemas heredados en los que no existen API.

En el corazón de cada organización hay cientos —a menudo miles— de procesos. La mayoría de los procesos empresariales interactúan con diversas personas, datos y sistemas, y están en constante cambio y desarrollo. Los procesos son transversales entre sí y, para ser eficaces, deben fluir a través de distintos sistemas, entre organizaciones y entre partes internas y externas.

Si sus procesos empresariales son ineficaces, no funcionan o no cumplen las normas, su organización se enfrentará a riesgos, como una mala experiencia del cliente, multas, pérdida de productividad, empleados frustrados, costes más elevados y un posicionamiento competitivo débil.

Con la automatización de procesos, una parte clave de la transformación digital, su tecnología y su gente trabajan juntos para lograr workflows de la manera más eficiente posible. Al integrar a los trabajadores digitales en sus procesos estándar para tareas basadas en humanos, sus operaciones serán más resistentes y verá una notable mejora en los resultados.

A continuación, lea sobre los amplios beneficios de la automatización de procesos.

La automatización da rienda suelta a la innovación al liberar al capital humano de su organización del trabajo repetitivo, permitiéndole hacer lo que mejor sabe hacer. Cuando adopte la automatización de procesos, conseguirá

• Aumentar la eficacia de sus procesos empresariales para impulsar el valor.
• Permitir que las operaciones se ajusten a los cambios, ya se deban a normativas, condiciones económicas o problemas de la cadena de suministro.

Además, la automatización de procesos conduce a:

1. Eficiencia: Menos pasos manuales significan procesos empresariales más rápidos y eficaces. Según un estudio de Forrester, las empresas pueden acelerar sus procesos operativos en un 95 %. Puede liberar recursos valiosos y destinarlos a áreas más estratégicas de su empresa.
2. Innovación: La automatización de procesos libera a los trabajadores humanos para que realicen tareas cognitivas de alto valor, en lugar del trabajo tedioso que es más adecuado para las máquinas. También proporciona a su organización la agilidad que necesita para cambiar con el entorno que le rodea.
3. Ahorro de costes: A pesar de los costes iniciales de la implantación de la automatización de procesos, los ahorros a largo plazo son significativos.
4. Precisión: Mediante la automatización de tareas repetitivas que solían estar sujetas a errores humanos, puede mejorar la precisión, ahorrando un tiempo valioso que de otro modo se dedicaría a encontrar y corregir errores inevitables.
5. Ventaja competitiva: Saber qué es la automatización de procesos críticos ayuda a mejorar la satisfacción del cliente, el servicio al cliente y la capacidad de responder a los cambios del mercado competitivo.

Para obtener más detalles sobre los beneficios de la automatización de procesos, incluidas las ventajas para la estrategia de talento y el trabajo de cumplimiento, lea: Seis ventajas clave de la automatización de procesos de negocio.

Una de las mejores formas de coordinar sus esfuerzos es con un centro de excelencia de automatización (CoE). Este CoE es una unidad de negocio dedicada a implantar la automatización en toda la empresa. Dirige áreas como la investigación y adquisición de una nueva plataforma de automatización de procesos, el establecimiento de las mejores prácticas y la formación de los empleados, la revisión de los procesos antes de su puesta en marcha y la supervisión de todo el mantenimiento y las mejoras necesarias.

Cada CoE tendrá un aspecto diferente en función del tamaño de la organización, los objetivos de automatización y las estructuras de los equipos internos. Pero independientemente de cómo se establezca, tener un equipo que dirija todos sus esfuerzos de automatización ayuda a evangelizar los proyectos y a establecer normas para la gestión de procesos empresariales en toda la organización.