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Geschäftsprozesse automatisieren – Praxisleitfaden

Erfahren Sie, wie die Automatisierung von Geschäftsprozessen funktioniert und wie sie mit anderen Automatisierungstechnologien wie RPA zusammenhängt, und erkunden Sie allgemeine Vorteile und Implementierungsstrategien.

Definition der Geschäftsprozessautomatisierung

Unter Prozessautomatisierung versteht man den Einsatz von Technologie zur Automatisierung von sich wiederholenden und manuellen Aufgaben innerhalb eines Geschäftsprozesses. Dazu gehören Technologien wie robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) oder intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP), Workflow-Orchestrierung, künstliche Intelligenz (KI), Systemintegrationen und Geschäftsregeln. Ziel der Geschäftsprozessautomatisierung ist es, den Bedarf an menschlichen Eingriffen bei zeitaufwändigen Routineaufgaben zu reduzieren, um effizientere und effektivere Prozesse zu ermöglichen.

Das Automatisierung von Geschäftsprozessen macht Ihr Unternehmen nicht nur effizienter, sondern verschafft Ihnen auch einen Wettbewerbsvorteil für die Zukunft. Laden Sie unseren Leitfaden herunter, um erfolgreich ganzheitliche Strategien zur Prozessautomatisierung umzusetzen.

Wie funktioniert die Prozessautomatisierung?

Bei der Prozessautomatisierung wird ein Geschäftsprozess in kleinere, besser handhabbare Komponenten zerlegt, die dann automatisiert werden. Diese Komponenten können einfach sein, wie der Versand automatisierter E-Mails, oder sie können komplexer sein, wie die Automatisierung der Weiterleitung und Genehmigung von Dokumenten.

Sobald die Komponenten automatisiert sind, können sie in einen Workflow integriert werden, der einen größeren Geschäftsprozess orchestriert. Dieser Arbeitsablauf kann an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens angepasst werden, was eine größere Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ermöglicht.

Eine gute Strategie für die Prozessautomatisierung beinhaltet eine kontinuierliche Verbesserung, die drei Hauptbemühungen umfassen sollte:

  • Gestalten: Entwerfen Sie Prozesse und Prozessaktualisierungen mit Low-Code Anwendungsentwicklung, damit Geschäftsanwender und IT-Teams bei der Prozessverbesserung problemlos zusammenarbeiten können.
  • Automatisieren: Automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse bei Bedarf mit einer einheitlichen Plattform für die Prozessautomatisierung, die die am besten geeignete Technologie oder den besten Mitarbeiter für die jeweilige Aufgabe bereitstellt.
  • Optimieren: Optimierung der geschäftlichen Effizienz durch Process Mining. Nutzen Sie die Erkenntnisse, die notwendig sind, um den Wert Ihrer digitalen Lösungen zu ermitteln und herauszufinden, wo Sie den größten Nutzen aus Ihren Bemühungen ziehen können.

Wahrscheinlich sind Sie schon vielen Beispielen der Prozessautomatisierung begegnet, vielleicht sogar ohne es zu merken.

Nehmen wir an, ein neuer Mitarbeiter muss eingearbeitet werden. In diesem Beispiel zur Prozessautomatisierung beginnen wir mit einer Neueinstellung: Ein Bewerber hat ein Angebot angenommen und sein Anfangsdatum festgelegt. Wenn der Personalverantwortliche das Anfangsdatum in die Onboarding-Anwendung für neue Mitarbeiter eingibt, die auf der Prozessautomatisierungsplattform aufgebaut ist, werden mehrere automatische Schritte ausgelöst:

  • Die App erstellt ein einzigartiges Portal für neue Mitarbeiter und benachrichtigt den neuen Mitarbeiter per automatisierter E-Mail. Der neue Mitarbeiter gibt auf der Portalseite alle erforderlichen Informationen ein und lädt Formulare hoch.
  • Geschäftsregeln, die auf der Rolle und der Abteilung basieren, helfen bei der Entscheidung, welche Art von IT-Geräten und Zugang der neue Mitarbeiter benötigt. Die IT-Abteilung nutzt diese Informationen, um einen Laptop zu konfigurieren und sicherzustellen, dass er am ersten Arbeitstag des Mitarbeiters einsatzbereit ist.
  • Der Facility Manager erhält eine Benachrichtigung über die Neueinstellung per automatischer E-Mail, die durch die Anwendung ausgelöst wird. Sie weist dem Mitarbeiter einen Arbeitsbereich zu. RPA leitet diese Informationen an die IT-Abteilung weiter und trägt sie in die Portalseite des Mitarbeiters ein, damit er weiß, wohin er am ersten Tag gehen muss.
  • Das KI-gestützte IDP extrahiert die Steuer- und Bankdaten aus den Formularen des Mitarbeiters, und eine API-Integration (Application Programming Interface) liefert sie an die Lohnbuchhaltungs- und T&E-Systeme des Unternehmens.

Sie können die Automatisierung auf Prozesse im gesamten Unternehmen anwenden, z. B. auf das Lieferkettenmanagement, das Akquisitionsmanagement oder das Kunden-Onboarding. Automatisierte Prozesse können Ihnen viel Zeit und Kopfzerbrechen ersparen, was zu reibungsloseren Arbeitsabläufen und besseren Erfahrungen für Kunden und Mitarbeiter führt.

Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) vs. Prozessautomatisierung.

Nachdem Sie das obige Beispiel gelesen haben, fragen Sie sich vielleicht, wie sich die Prozessautomatisierung von RPA unterscheidet.

RPA und Prozessautomatisierung sollten nicht als sich gegenseitig ausschließend, sondern vielmehr als sich ergänzend betrachtet werden. RPA ergänzt die Prozessautomatisierung, indem es Aufgaben innerhalb eines Prozesses auf eine Weise automatisiert, die die menschliche Interaktion mit einer Anwendungsbenutzeroberfläche nachahmt. Es ist immer noch ein weit verbreiteter Irrglaube, bei Prozessautomatisierung nur an RPA zu denken. Die Wahrheit ist jedoch, dass viele Herausforderungen fortschrittlichere Fähigkeiten erfordern, als RPA allein bieten kann, wie z. B. die Extraktion von Inhalten oder die Klassifizierung von E-Mails. RPA ist eine Komponente eines umfassenderen Prozessautomatisierungsansatzes, bei dem Sie mehrere Automatisierungstechnologien wie IDP, KI, API-Integrationen und Geschäftsregeln einsetzen.

RPA erfüllt zwei wichtige Funktionen auf Ihrem Weg zur Prozessautomatisierung:

  • Aufgabenautomatisierung. RPA nutzt Software-Roboter, um Interaktionen zwischen Menschen und Computern zu emulieren und sich wiederholende Aufgaben in verschiedenen Anwendungen zu automatisieren. Unbeaufsichtigte RPA-Bots können in der Regel auf Host-Rechnern mit wenig bis gar keinem menschlichen Eingriff ausgeführt werden. Diese digitalen Mitarbeiter können rund um die Uhr und an 365 Tagen im Jahr nach einem vordefinierten Zeitplan oder Auslöser arbeiten.
  • Systeme verbinden. RPA kann auch Altsysteme verbinden, für die es keine APIs gibt.
Entdecken Sie im Gartner® Emerging Tech Impact Radar, welche Hyperautomatisierungstechnologien einen unmittelbaren und zukünftigen Einfluss auf Ihr Unternehmen haben: Hyperautomatisierungsbericht.

Warum ist Prozessautomatisierung wichtig?

Das Herzstück eines jeden Unternehmens sind hunderte – oft tausende – Prozesse. Die meisten Unternehmensprozesse interagieren mit einer Vielzahl von Menschen, Daten und Systemen, die sich ständig verändern und weiterentwickeln. Prozesse überschneiden sich und müssen, um effizient zu sein, durch verschiedene Systeme, zwischen Unternehmen und zwischen internen und externen Parteien fließen.

Wenn Ihre Geschäftsprozesse ineffizient, fehlerhaft oder nicht konform sind, ist Ihr Unternehmen mit Risiken konfrontiert, wie z. B. schlechten Kundenerlebnissen, Geldstrafen, Produktivitätsverlusten, frustrierten Mitarbeitern, höheren Kosten und einer schwachen Wettbewerbsposition.

Bei der Prozessautomatisierung, einem wichtigen Bestandteil der digitalen Transformation, arbeiten Ihre Technologie und Ihre Mitarbeiter zusammen, um die Arbeitsabläufe so effizient wie möglich zu gestalten. Durch die Integration von digitalen Arbeitskräften in Ihre Standardprozesse für menschenbasierte Aufgaben werden Ihre Abläufe widerstandsfähiger und Sie werden eine deutliche Verbesserung der Ergebnisse feststellen.

Als Nächstes lesen Sie über die allgemeinen Vorteile der Prozessautomatisierung.

Vorteile der Prozessautomatisierung.

Automatisierung fördert Innovation, da sie die Mitarbeiter Ihres Unternehmens von repetitiven Aufgaben befreit und sie sich somit auf ihre wirklichen Stärken konzentrieren können. Wenn Sie die Prozessautomatisierung einführen, werden Sie:

  • Die Effektivität Ihrer Geschäftsprozesse erhöhen, um den Wert zu steigern.
  • Operations in die Lage versetzen, sich auf Veränderungen einzustellen, unabhängig davon, ob diese Veränderungen auf Vorschriften, wirtschaftliche Bedingungen oder Probleme in der Lieferkette zurückzuführen sind.

Darüber hinaus führt die Prozessautomatisierung zu:

  1. Effizienz: Weniger manuelle Schritte bedeuten schnellere, effizientere Geschäftsprozesse. Laut einer Forrester-Studie können Unternehmen 95 % schnellere Betriebsabläufe verzeichnen. Sie können wertvolle Ressourcen freisetzen und sie für strategischere Bereiche Ihres Unternehmens einsetzen.
  2. Innovation: Durch das Automatiseren von Geschäftsprozessen werden menschliche Arbeitskräfte für hochwertige kognitive Aufgaben freigesetzt und nicht für langweilige Arbeiten, die besser von Maschinen erledigt werden können. Außerdem gibt sie Ihrem Unternehmen die nötige Flexibilität, um sich mit der Umgebung zu verändern.
  3. Kosteneinsparungen: Trotz der anfänglichen Kosten für die Implementierung der Prozessautomatisierung sind die langfristigen Einsparungen erheblich.
  4. Genauigkeit: Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, die früher menschlichen Fehlern unterlagen, können Sie die Genauigkeit verbessern und wertvolle Zeit einsparen, die sonst für die Suche nach unvermeidlichen Fehlern und deren Behebung aufgewendet werden müsste.
  5. Wettbewerbsvorteil: Die Automatisierung kritischer Prozesse trägt dazu bei, die Kundenzufriedenheit und den Kundenservice zu verbessern und die Fähigkeit zu verbessern, auf Veränderungen im Wettbewerbsmarkt zu reagieren.

Weitere Einzelheiten zu den Vorteilen der Prozessautomatisierung, einschließlich der Vorteile für die Talentstrategie und die Einhaltung von Vorschriften, finden Sie hier: Geschäftsprozessautomatisierung (BPA): 6 wichtigste Vorteile.

Einführung der Prozessautomatisierung.

Um mit der Prozessautomatisierung zu beginnen, sollten Sie die folgenden Schritte beachten:

1. Verwenden Sie das richtige Automatisierungstool für den richtigen Anwendungsfall.

RPA kann nicht jede Prozessherausforderung lösen. Für ein erfolgreiches Programm benötigen Sie eine Prozessautomatisierungslösung, die eine breite Palette von Automatisierungstechnologien bietet.

Hier finden Sie die wichtigsten Funktionen zur Prozessautomatisierung und die idealen Anwendungsfälle für jede dieser Funktionen:

  • Arbeitsablauf-Orchestrierung: Die Orchestrierung ist ein zentraler Rahmen für die durchgängige Organisation von Prozessen und wird in Automatisierungssuiten häufig nicht berücksichtigt. Mit der Technologie zur Prozess- oder Arbeitsablauforchestrierung können Designer Automatisierungsaktivitäten entwerfen, den Prozessablauf strukturieren, Menschen in die Automatisierungen einbinden und entscheiden, wie die diese ineinander übergehen. Das Unternehmen erhält so einen ganzheitlichen Überblick über die Prozessabläufe, kann Verbesserungspotenzial erkennen und die gesamten Prozessabläufe leicht nachvollziehen.
  • System-Automatisierung: Dazu gehören auch APIs und RPA. APIs bieten eine genau definierte Spezifikation dafür, wie Systeme miteinander interagieren können. Eine gute Plattform zur Geschäftsprozessautomatisierung sollte Low- oder No-Code-Konnektoren bieten, damit Sie diese nicht von Grund auf neu erstellen müssen. Wenn Systeminteraktionen nicht durch APIs unterstützt werden, können Sie sich auf RPA-Software-Roboter verlassen, um diese zu automatisieren, indem sie Interaktionen zwischen Mensch und Computer emulieren.
  • KI: Künstliche Intelligenz, oder KI, bietet kognitive Entscheidungsmöglichkeiten, die die menschliche Entscheidungsfindung und das Prozessrouting ergänzen und beschleunigen. Im Unternehmen wird KI am besten bei der Verarbeitung unstrukturierter oder halbstrukturierter Inhalte wie E-Mails und Dokumente eingesetzt. KI kann zum automatischen Lesen und Verstehen von Inhalten eingesetzt werden, um die Prozessautomatisierung zu beschleunigen. Diese Anwendung der KI wird allgemein als IDP bezeichnet.
  • IDP: IDP automatisiert die Klassifizierung von Inhalten und die Datenextraktion. Durch den Einsatz von KI-basierter IDP müssen Ihre Mitarbeiter keine Zeit mit der Überprüfung und Bearbeitung von Inhalten verschwenden.
  • Geschäftsregeln: Geschäftsregeln weisen Workflow-Technologien an, Aufgaben auszuführen oder Informationen in einer bestimmten Weise zu liefern, abhängig von verschiedenen Bedingungen oder Kriterien. Ein Enterprise Business Rule Framework ermöglicht die modulare Erstellung von Geschäftsregeln. Unternehmen können sie dann wiederverwenden und mit der richtigen Governance verwalten und erhalten die Möglichkeit, die Konsistenz durchzusetzen.

2. Verfolgen Sie bei der Prozessautomatisierung einen Plattformansatz.

Der Einsatz von Einzelsystemen für verschiedene Automatisierungsaufgaben ist einer der Gründe, warum die Verwaltung für IT-Teams so schwierig und das Wachstum der Unternehmen gehemmt ist. Selbst wenn Sie mehrere Technologien zur Geschäftsprozessautomatisierung einsetzen, werden Sie bei der Skalierung Ihrer Automatisierungsinitiative auf erhebliche Probleme stoßen, wenn diese nicht gut zusammenarbeiten. Eine Plattform zur Prozessautomatisierung, die diese Technologien vereint, ermöglicht es Ihnen, die am besten geeignete Technologie zu verwenden, die mit Ihren Daten zusammenarbeitet, und ermöglicht automatisierungsorientierte Abläufe.

3. Einrichtung eines Kompetenzzentrums für Automatisierung.

Eine der besten Möglichkeiten, Ihre Bemühungen zu koordinieren, ist ein Center of Excellence (CoE) für Automatisierung. Dieses CoE ist eine spezielle Geschäftseinheit, die sich auf die Umsetzung der Automatisierung im gesamten Unternehmen konzentriert. Sie leitet Bereiche wie die Recherche und den Kauf einer neuen Plattform zur Prozessautomatisierung, die Einführung bewährter Verfahren und die Schulung von Mitarbeitern, die Überprüfung von Prozessen vor der Inbetriebnahme und die Überwachung aller erforderlichen laufenden Wartungsarbeiten und Verbesserungen.

Jedes CoE sieht anders aus, je nach Unternehmensgröße, Automatisierungszielen und internen Teamstrukturen. Aber unabhängig davon, wie es eingerichtet ist, hilft ein Team, das alle Ihre Automatisierungsbemühungen leitet, dabei, Projekte zu propagieren und Standards für das Geschäftsprozessmanagement im gesamten Unternehmen zu setzen.

Die wichtigsten Erkenntnisse aus der Prozessautomatisierung.

Sie sind auf der Suche nach wichtigen Informationen zur Prozessautomatisierung. Nehmen Sie diese wichtigen Lektionen mit:

  1. Bei der Prozessautomatisierung wird eine Vielzahl von Technologien eingesetzt, um sich wiederholende und manuelle Aufgaben innerhalb eines Geschäftsprozesses zu automatisieren. Die Prozessautomatisierung reduziert die Notwendigkeit menschlicher Eingriffe bei zeitaufwändigen Routineaufgaben, beschleunigt komplexe Geschäftsprozesse und verbessert die Ausfallsicherheit und Genauigkeit.
  2. RPA und Prozessautomatisierung schließen sich nicht gegenseitig aus, sondern ergänzen sich vielmehr. Viele Herausforderungen erfordern fortschrittlichere Fähigkeiten, als sie RPA allein bieten kann, z. B. die Extraktion von Inhalten oder die Klassifizierung von E-Mails. RPA ist oft nur eine Komponente eines umfassenderen Prozessautomatisierungsprojekts.
  3. Die Verwendung mehrerer Technologien zur Prozessautomatisierung, die nicht gut zusammenarbeiten, führt zu erheblichen Problemen bei der Skalierung Ihrer Automatisierungsinitiative. Eine Plattform zur Prozessautomatisierung kann dieses Problem lösen, indem sie die Arbeit vereinheitlicht und Datensilos durchbricht.
  4. Mit der richtigen Strategie kann die Prozessautomatisierung die betriebliche Exzellenz und Effektivität schaffen, die für die Erzielung von Wettbewerbsvorteilen und die Förderung von Innovationen entscheidend sind.
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