3 Ratschläge, die Ihnen zum Erfolg verhelfen 3 Ratschläge, die Ihnen zum Erfolg verhelfen

In den vergangenen Jahren haben sich Unternehmen ernsthaft um Geschäftsprozessautomatisierung bemüht, die repetitive Aufgaben übernimmt, menschliche Fehler reduziert und die Prozesseffizienz steigert. Viele Unternehmen haben jedoch aufgrund von Mängeln in ihrer Implementierungsstrategie unbeabsichtigt neue Probleme geschaffen.

Um welche Arten von Mängeln handelt es sich? Sie haben nach und nach in kurzfristige Automatisierungslösungen investiert, die lediglich einen dringenden Bedarf befriedigt haben. Diese begrenzten Lösungen waren nicht skalierbar und hinderten Unternehmen daran, die Vorteile der Automatisierung voll auszuschöpfen. Darüber hinaus brachte dieser Ansatz immer komplexere Automatisierungsabläufe mit sich, die den Mitarbeitenden und Kunden unzusammenhängend erschien und ihnen nicht die erhoffte Erleichterung verschaffte. Diese Automatisierungsinseln wurden durch hohe Wartungskosten, komplexe Upgrades, komplizierte Integrationen, eine unstimmige Governance, unnötige Verträge für sich überschneidende Tools und einen Mangel an qualifizierten Humanressourcen für die Verwaltung mehrerer Anbieter für Einzelinitiativen für die IT-Teams zunehmend zur Belastung.

Aber es gibt intelligente Wege, um die üblichen Fallstricke zu vermeiden, die einer Automatisierung Ihrer manuellen Geschäftsprozesse im Weg stehen können. Befolgen Sie diese drei Leitlinien für verbesserte Business Process Automation Workflows.

Wenn Sie mehrere Tools für die Geschäftsprozessautomatisierung besitzen, die nicht richtig zusammenarbeiten, werden Sie bei der Geschäftsprozessautomatisierung Ihrer manuellen Prozesse auf erhebliche Probleme stoßen. Der Einsatz von Einzelsystemen für verschiedene Automatisierungsaufgaben ist einer der Gründe, warum die Verwaltung für IT-Teams so schwierig und das Wachstum der Unternehmen gehemmt ist. Eine Plattform, die diese Technologien zusammenfasst, ermöglicht es Ihnen, das am besten geeignete Tool zu nutzen, das gut für Ihre Daten funktioniert und automatisierungsorientierte Operations gestattet.

Mit einer Strategie, die auf einer Prozessautomatisierungsplattform bzw. einem Business Automation Workflow Knowledge Center aufbaut, können Sie eine ganze Bandbreite an Technologien zur Geschäftsprozessautomatisierung integrieren, die nahtlos zusammenarbeiten, um manuelle Prozesse zu automatisieren, komplexe Aufgaben zu rationalisieren und Ihre Geschäftsabläufe zu verbessern. Sie können die für die jeweilige Aufgabe am besten geeignete Technologie auswählen und digitale Mitarbeiter einsetzen, die neben Menschen an den Arbeitsabläufen teilnehmen.

Sie haben alle Elemente wie künstliche Intelligenz (KI), robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA), Geschäftsregeln und Prozessmodellierung bei Ihrer Suche nach neuen Kandidaten für die Automatisierungs- und Entwicklungsprozesse für Ihr Unternehmen an einem Ort. Und durch die Verwendung einer umfassenden Plattform vermeiden Sie die hohen Kosten, die durch die Wartung verschiedener Automatisierungssoftware, komplexe Integrationen und den Bedarf an qualifizierten Humanressourcen zur Verwaltung jeder einzelnen Instanz Ihrer Automatisierungstechnologie entstehen.

Business Process Workflow Automation erfordert eine solide Datengrundlage, um erfolgreich zu sein. Ein Plattformansatz bietet Ihnen diese Grundlage und sorgt gleichzeitig für einen leichten Zugriff auf Ihre Daten. Plattformen sollten es Ihnen mit klar definierten Strukturen und ordnungsgemäß durchgesetzter Sicherheit gestatten, in Ihrem gesamten Unternehmen auf Unternehmensdaten zuzugreifen, unabhängig davon, wo sie sich befinden.

Tipp: Suchen Sie für das Geschäftsprozessmanagement nach einer Plattform mit einer Data Fabric. Es gibt natürlich eine Vielzahl von Datenverwaltungslösungen (Data Lakes, Data Warehouses, Data Meshes usw.), aber die Strategie, die die schnellste und effektivste Interaktion mit Daten bietet, unabhängig davon, wo sie sich befinden, heißt Data Fabric.

Eine automatisierungsorientierte Operation bedeutet, dass der Vorgang auf einer Plattform für Geschäftsprozessautomatisierung ausgeführt und ein automatisierungsorientierter Ansatz verfolgt wird. Für die Geschäftsprozessautomatisierung benötigt Ihr Unternehmen eine Plattform, die es den Benutzern ermöglicht, an allen Geschäftsabläufen zusammenzuarbeiten. Mit automatisierungsorientierten Operations haben Automatisierungsexperten, private und professionelle Entwickler sowie Endbenutzer einen zentralen Ort, an dem sie zusammenarbeiten können. So können sie sicherstellen, dass die Automatisierungsanforderungen erfüllt werden und Benutzerfreundlichkeit und Geschäftsergebnisse den Erwartungen entsprechen.

Wenn Sie eine Automatisierungsplattform finden, die die Hürden für die Einführung von KI beseitigt oder zumindest beträchtlich verringert und auf reale Anwendungsfälle eingeht, sind Sie gut beraten. Diese KI-gestützten Tools können noch bessere Ergebnisse bei der Rationalisierung Ihrer Prozesse liefern. Außerdem sollten Sie darauf achten, dass der Anbieter KI auf vertrauenswürdige Weise bereitstellt, nämlich so, dass er Ihre Daten und die Daten Ihrer Kunden schützt.

Wenn Sie bereit sind, Ihre Reise der End-to-End-Geschäftsprozessautomatisierung zu beginnen, ist Ihnen womöglich nicht klar, welcher Weg vor Ihnen liegt. Klein anzufangen und dann auszuweiten, kann eine gute Möglichkeit sein, Ihre digitale Prozessautomatisierungsstrategie zu testen und zu verfeinern, ohne ein allzu großes Risiko einzugehen.

Suchen Sie nach Möglichkeiten der Geschäftsprozessautomatisierung mit klar definierten und messbaren Ergebnissen, bei denen Sie schnell Erfolge erzielen und gleichzeitig einen Einfluss auf das Unternehmen haben können. Nutzen Sie dann diese Erfolge, um die Akzeptanz und den Einsatz im gesamten Unternehmen zu fördern. Eine erfolgreiche Business Process Workflow Automation kann das Interesse in anderen Bereichen des Unternehmens wecken, neue Automatisierungsprojekte anstoßen und die Zustimmung der Führungsebene gewinnen.

Ein typisches Beispiel: TELUS – einer der größten Telekommunikationsanbieter Kanadas mit mehr als 17 Millionen Kunden und einem Jahresumsatz von 9,1 Milliarden Dollar – wählte einen iterativen Ansatz, als das Unternehmen beschloss, einen besseren Weg zu finden, die Erwartungen seiner Kunden schnell zu erfüllen. TELUS hatte erkannt, dass sein jährlicher Planungsprozess so langsam und umständlich war, dass er sich auf seine Fähigkeit auswirkte, einen guten Kundenservice zu leisten.

Das Unternehmen hatte bereits Erfahrung mit der Entwicklung intelligenter Business Process Workflow Automation-Lösungen auf der Appian Plattform gesammelt und nutzte dieses Wissen, um ein einheitliches digitales Planungssystem zu entwickeln. Die neue Anwendung steigert die Kundenzufriedenheit, führt zu Kosteneinsparungen (durch die Vermeidung von bis zu 42 Millionen Dollar Fehlinvestitionen) und hat mehr als 7.200 Arbeitsstunden eingespart – was den gesamten Prozess vereinfacht und obendrein die Mitarbeiterzufriedenheit verbessert hat.

Für erfolgreiche Initiativen zur End-to-End-Geschäftsprozessautomatisierung ist ein starkes Interesse der Führungsebene unerlässlich. Die frühzeitige Einbeziehung aller Stakeholder, wozu auch Mitarbeiter, Kunden und Partner gehören, in den Prozess der Automatisierungsplanung und -implementierung trägt dazu bei, dass der betriebliche Automatisierungsansatz auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt ist und bei der Beurteilung durch die Unternehmensleitung besser zur Geltung kommt. Mit einem Plattformansatz und frühen Automatisierungserfolgen sind Sie gut aufgestellt, um diese Akzeptanz zu gewinnen und Ihren Erfolg auf die nächste Abteilung oder den nächsten Prozess auszuweiten.

Denken Sie darüber nach, wie Sie die Business Process Workflow Automation in Ihrer Abteilung und abteilungsübergreifend und gut geregelt einsetzen und skalieren können. Eine Möglichkeit dazu wäre die Einrichtung eines Kompetenzzentrums für Automatisierung (Center of Excellence, CoE). Eine solche interne Geschäftseinheit ist in der Regel für die Definition und Durchsetzung der Richtlinien für End-to-End-Automatisierungsinitiativen zuständig. Ein CoE übernimmt die Führung bei Aufgaben wie der Auswahl einer Plattform für Geschäftsprozessautomatisierung, der Schulung von Mitarbeitern, der Überprüfung von Automatisierungen vor deren Go-live und der Überwachung der laufenden Wartung und Optimierung.

Ein CoE für die Automatisierung kann der Unternehmensleitung dabei helfen, die Unterstützung der Mitarbeitenden für die Business Process Workflow Automation zu gewinnen, indem es sie darüber aufklärt, wie Automatisierung manuelle Aufgaben reduzieren und die Betriebseffizienz verbessern kann, und gleichzeitig dafür sorgt, dass die Teams die besten Entwicklungspraktiken umsetzen. Das CoE kann außerdem dabei helfen, Unternehmensziele festzulegen, Automatisierungsprojekte in verschiedenen Geschäftsbereichen zu koordinieren und wiederverwendbare Komponenten für zukünftige Projekte zu identifizieren und zu prüfen.

Wenn Sie diese Richtlinien befolgen und ein Programm für die Geschäftsprozessautomatisierung erstellen möchten, das die Vorteile von BPA nutzt und mögliche Fallstricke vermeidet, sollten Sie die folgenden drei Fragen beantworten:

• Kann ich meine Geschäftsprozesse durchgängig orchestrieren, automatisieren und optimieren?

• Wo kann ich ansetzen, um einen schnellen Erfolg zu erzielen und Akzeptanz für meine Geschäftsprozessautomatisierungs(BPA)-Initiative zu gewinnen?

• Schaffe ich eine Grundlage, die es mir ermöglichen wird, mein BPA-Programm über einen einzigen Prozess hinaus auszuweiten?