プロセスオートメーションとは？

プロセスオートメーションの仕組みや、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）などの他の自動化技術との関連性を解説しています。また、一般的なメリットや実装のための戦略についても探っていきます。

プロセスオートメーションの定義

プロセスオートメーションとは、ビジネスプロセス内の繰り返し作業や、手作業のタスクをテクノロジーを活用して自動化することを指します。この技術には、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やインテリジェント文書処理（IDP）、ワークフローオーケストレーション、人工知能（AI）、システム統合、ビジネスルールの適用が含まれます。

プロセスオートメーションの目的は、時間のかかる日常業務への人間の介入を減らし、プロセスをより効率的かつ効果的にすることです。

プロセスの自動化方法

プロセスオートメーションは、ビジネスプロセスを小さく管理しやすいコンポーネントに分解し、それを自動化することで達成しています。これらのコンポーネントは、例えば自動メール送信のような単純なものから、文書のルーティングや承認を自動化するような複雑なものまで幅広く対応できます。

コンポーネントが自動化されると、それらを統合して、より大きなビジネスプロセスを管理するワークフローを構築できます。このワークフローは、組織の具体的なニーズに合わせてカスタマイズできるため、柔軟性と適応性が向上します。

最適なプロセスオートメーション戦略の中には、次の3つの主要な取り組みがあり、継続的な改善が見られます：

設計：ローコード開発を活用してプロセスやそのアップデートを設計します。これにより、ビジネスユーザーとITチームが簡単に連携でき、プロセス改善を進めることができます。
自動化：統合されたプロセス・オートメーション・プラットフォームを活用し、問題に最適に対応する技術やワーカーを提供することで、必要な部分を自動化します。
最適化：プロセスマイニングを活用してビジネス効率を最適化します。デジタルソリューションの価値や、最大のメリットを得るために注力すべき領域を特定するインサイトを得ることができます。

これまで知らず知らずのうちに、プロセスオートメーションの多くの例に出会っているかもしれません。

例えば、新入社員のオンボーディングが必要だったとします。このプロセスオートメーションの例では、候補者が採用通知を受け入れ、勤務開始日が決まったところから始まります。人事採用担当が、プロセス・オートメーション・プラットフォームで構築された新入社員オンボーディングアプリに開始日を入力すると、次のような一連の自動化ステップがトリガーされます：

アプリケーションが新入社員専用のポータルを作成し、自動メールで新入社員に通知します。新入社員は、必要な情報を入力し、必要書類をポータルページにアップロードします。
ビジネスルールに基づき、役職や部署ごとに新入社員が必要とするITデバイスやアクセス権が決定されます。この情報を基にIT部門はノートパソコンを設定し、出勤初日に準備が整うようにします。
アプリケーションが自動メールで総務の管理者に新入社員の通知を送信します。総務の管理者は、新入社員に作業スペースを割り当てます。RPAを通じてIT部門に伝えられ、従業員のポータルページにもログとして記録されます。
AIを活用したIDP（インテリジェント文書処理）が、提出された課税データ、銀行口座データを抽出し、アプリケーション・プログラミング・インターフェイス（API）統合を通じて、会社の給与管理と経費精算システムにデータを送信します。

このように、サプライチェーン管理、調達管理、顧客オンボーディングなど、組織全体のさまざまなプロセスに自動化を適用できます。自動化されたプロセスは、時間を大幅に節約し、スムーズなワークフローを実現することで、顧客や従業員にとっての体験を向上させます。

RPAとプロセスオートメーションの違い

上記の例を読んで、「プロセスオートメーションとRPAはどう違うのか？」と疑問に思ったかもしれません。

RPAとプロセスオートメーションは相互排他的なものではなく、むしろ補完的なものと言えます。RPAは、アプリケーションのユーザーインターフェースを介した人間の操作を模倣して、プロセス内のタスクを自動化することで、プロセスオートメーションを補完します。プロセスオートメーションを検討する場合、RPAだけを考えることは一般的な誤解です。実際には、コンテンツ抽出やメールの分類など、多くの課題はRPA単体では提供できないより高度な機能が必要なのです。そのため、IDP、AI、API統合、ビジネスルールといった複数の自動化技術を活用する、包括的なプロセスオートメーションアのプローチが必要になるわけです。

RPAはプロセスオートメーションに２つの重要な機能を提供します。

タスク自動化 RPAは、ソフトウェアロボットを使用して、人間とコンピューター間のやりとりを模倣し、アプリケーション全体にわたる反復的な作業を自動化します。無人RPAボットは通常、ほとんど、あるいはまったく人間の介入なしにホストマシン上で実行できます。　これらのデジタルワーカーは、事前に設定されたスケジュールやトリガーに基づいて、年中無休で365日稼働できます。
システムの接続 RPAは、APIが存在しないレガシーシステムと接続することもできます。

プロセスオートメーションの重要性

すべての組織には、数百から数千ものプロセスがあります。これらの多くは、さまざまな人、データ、システムと関わりながら常に変化し進化しています。プロセスが相互に関連し、効果的に機能するためには、異なるシステムや組織間、さらには内部と外部の関係者間でシームレスに流れる必要があります。

業務プロセスが非効率であったり、破綻していたり、コンプライアンスを遵守していない場合、顧客体験の質の低下、罰金等のペナルティ、生産性の低下、従業員の不満、コストの増加、競争力の低下など、さまざまなリスクに直面することになります。

プロセスオートメーションはDXの重要な部分であり、テクノロジーと人々が協力してワークフローを最も効率的に動かすことを可能にします。デジタルワーカーを人間が行う標準業務に統合することで、業務の柔軟性が向上し、結果として成果が大きく改善されます。

次に、プロセス自動化の幅広いメリットについて見ていきます。

プロセス自動化の実装方法

プロセスオートメーションを始める際には、以下のステップを検討してください：

1. 適切なユースケースに適切な自動化ツールを使う

RPAだけではすべての課題を解決できません。成功するプログラムを構築するには、幅広い自動化技術を提供するプロセス・オートメーション・ソリューションが必要です。

以下は、主要なプロセスオートメーションの機能と、それぞれの理想的なユースケースです：

ワークフローオーケストレーション：自動化スイートでは見落とされがちですが、オーケストレーションはプロセス全体を整理するための重要なフレームワークです。ワークフローオーケストレーション技術を使用すると、設計者は自動化アクティビティを配置し、実行フローを構造化し、人間と自動化の連携を組み込み、プロセスがどのように流れるかを決定できます。これにより、プロセス全体を包括的に把握し、改善箇所を特定し、プロセスの流れを簡単に理解できるようになります。
システム自動化：これにはAPIとRPAが含まれます。APIはシステム間の相互作用を定義する仕様を提供します。優れたプロセス・オートメーション・プラットフォームには、ローコードまたはノーコードのコネクタが用意されており、ゼロから構築する必要がありません。APIがサポートされていない場合は、RPAソフトウェアロボットを使用して、人間とコンピュータ間の操作を模倣することで自動化を実現できます。
AI AIは、認知的意思決定機能を提供し、人間の意思決定やプロセスルーティングを強化し、加速します。特に企業向けでは、AIは未構造または半構造のコンテンツ（例：メールや文書）の処理で効果を発揮しています。AIを使用すると、コンテンツの性質を自動で読み取り理解し、プロセスオートメーションを加速させることが可能です。このAIの応用は、一般にIDP（インテリジェント文書処理）として知られています。
IDP（インテリジェント文書処理）：IDPは、コンテンツの分類とデータ抽出を自動化します。AIベースのIDPを適用することで、従業員がコンテンツのレビューや処理に時間を費やす必要がなくなります。
ビジネスルール：ビジネスルールは、ワークフロー技術に対して、特定の条件や基準に基づいてタスクを実行したり情報を提供したりする方法を指示します。企業向けのビジネスルールフレームワークでは、ルールをモジュール化して作成できます。これにより、組織はルールを再利用し、適切なガバナンスのもとで管理し、一貫性を確保できます。

2. プラットフォームのアプローチを採用する

さまざまな自動化タスクに単独のシステムを乱立させることは、ITチームにとって管理を難しくし、ビジネス部門の成長を阻害する原因になります。複数のプロセスオートメーション技術を使用していても、それらが相互に連携しない場合、自動化のプロジェクトを拡大しようとすると大きな課題に直面します。これを解決するには、これらの技術を統合し、データとの相性が良く、自動化ネイティブな運用を可能にするプロセス・オートメーション・プラットフォームを採用することが重要です。

3. 自動化のセンターオブエクセレンス（CoE）を設置する

自動化を推進する最善の方法の一つとして、自動化のセンターオブエクセレンス（CoE）を設置することが挙げられます。CoEは、全社的に自動化を実装することに特化した専任のビジネスユニットです。新しいプロセス・オートメーション・プラットフォームの調査・購入、ベストプラクティスの確立、従業員トレーニング、プロセスの事前レビュー、保守および改善の監督などの分野をリードします。

組織の規模、目標、チーム構造によってCoEの形は異なります。しかし、一つのチームがすべての自動化を主導することで、プロジェクトを推進し、組織全体で統一されたプロセス管理基準を設定するのに役立ちます。

プロセスオートメーションの主な重要なポイント

ここまで、プロセス自動化の重要なポイントについて説明してきました。以下に、要約します。

プロセス自動化はさまざまなテクノロジーを使用して、ビジネスプロセス内にある繰り返しの手動タスクを自動化させる。プロセスオートメーションは、ビジネスプロセス内の反復的な手作業を自動化するために、さまざまな技術を使用します。これにより、人間による介入の必要性が減り、複雑なプロセスのスピードアップ、レジリエンス、精度の向上が実現します。
RPAとプロセスオートメーションは相互排他的ではなく、補完的なものです。多くの課題では、コンテンツ抽出やメールの分類など、RPA単独では提供できないより高度な機能が必要となります。RPAだけではなく、より幅広いプロセスオートメーション技術が必要です。
連携しない複数のプロセスオートメーション技術を使用すると、スケーリング時に大きな課題が発生します。統合されたプロセスオートメーションプラットフォームを使用することで、この問題を解決し、データサイロを排除します。
適切な戦略を用いることで、プロセスオートメーションは競争力を高め、イノベーションを促進するために必要な運用効率と有効性を生み出します。

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