¿Su empresa está atascada en procesos arcaicos? Si su respuesta es afirmativa, no está solo. Tareas manuales tediosas, flujos de trabajo engorrosos, fallos de comunicación... estos problemas pueden ser importantes escollos para las empresas.
Las tareas engorrosas reducen el techo de la productividad potencial de una empresa, molestan a los empleados y a menudo empujan a los clientes a buscar servicio en otra parte. Sin embargo, en los últimos años, los desarrolladores de tecnología empresarial han dado pasos de gigante para ayudar a las empresas a mejorar la eficiencia mediante la automatización de flujos de trabajo completos de arriba a abajo.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
En resumen, la automatización del flujo de trabajo consiste en utilizar software para organizar y automatizar los procesos empresariales complejos. Las ofertas de automatización de flujos de trabajo competitivas suelen utilizar herramientas de diseño visual, que permiten a los usuarios "esbozar" sus flujos de trabajo, casi como si dibujaran un diagrama de flujo. A lo largo de este flujo de trabajo dibujado, los usuarios pueden colocar nodos que automatizan diversas tareas —como el registro de datos— para integrar fácilmente sistemas, datos y personas en todas las áreas de la empresa. Esto hace que sea mucho más sencillo para las personas trabajar de forma eficiente y dedicar su tiempo a tareas valiosas y sustanciales en lugar de a las monótonas (y a menudo sin sentido). Las herramientas líderes del sector van aún más allá con funciones como las recomendaciones impulsadas por la IA para la optimización del flujo de trabajo, la fácil integración con otro software empresarial, el procesamiento inteligente de documentos, etc.
Una vez que se ha implantado la automatización del flujo de trabajo, las empresas empiezan a ver cómo se produce una seria transformación. Echemos un vistazo a las cinco principales ventajas de la automatización del flujo de trabajo.
Ventaja de la automatización del flujo de trabajo n.º 1: ahorro de costes.
Ahorrar dinero es fundamental para las empresas, pero, según Gartner Research, solo el 43 % de los directivos logran el nivel de ahorro que se proponen en su primer año de reducción de costes. Gartner señala que esto se debe, en gran medida, a una mala planificación y a recortes presupuestarios que no proporcionan beneficios a corto plazo (y, a veces, a largo plazo).¹ Hay otras causas, como que solo el 6 % de las empresas consigue invertir de forma constante en el crecimiento sin añadir complejidad a las operaciones y sobrecargar la empresa. ² Aquí es donde la automatización puede resultar un activo increíble al fomentar el crecimiento y reducir la complejidad al mismo tiempo.
El ahorro de costes inducido por la automatización se materializa de varias maneras. En primer lugar, con la automatización adecuada del flujo de trabajo, las empresas simplemente se vuelven más productivas. Son capaces de ampliar sus operaciones o de prestar un mejor servicio a los clientes existentes. Un estudio de Forrester señaló que al implementar una solución más amplia de gestión de procesos empresariales low-code, que incluía prestaciones de automatización del flujo de trabajo, las empresas disfrutaron de un ROI del 389 %.³
En segundo lugar, la capacidad de entrelazar varias aplicaciones en un flujo de trabajo racionalizado suele permitir a las empresas prescindir de las soluciones heredadas. La eliminación de soluciones antiguas ayuda a las empresas a simplificar sus carteras tecnológicas. De hecho, los costes de la cartera de aplicaciones se han reducido hasta en un 50 % cuando se ponen en marcha flujos de trabajo automatizados. ⁴ Cuando los sistemas heredados no pueden ser sustituidos o eliminados, algunos productos de automatización sofisticados son capaces de integrarse con ellos, lo que significa que la empresa no perderá las inversiones anteriores.
Y en tercer lugar, las herramientas de diseño visual low-code ayudan a las empresas a crear aplicaciones personalizadas de forma sencilla e intuitiva. Los componentes reutilizables y preconfigurados permiten a las empresas crear rápidamente la aplicación exacta que necesitan, cuando la necesitan, sin gastar una cantidad excesiva de dinero en una solución estándar. Según Forrester, al igual que los costes de la cartera, los costes de desarrollo pueden reducirse a la mitad utilizando herramientas de automatización del flujo de trabajo low-code.⁵
Ventaja de la automatización del flujo de trabajo n.º 2: ahorro de tiempo.
El dinero no es lo único que se desperdicia por culpa de procesos ineficientes. Las horas de los empleados se consumen a menudo en trabajos repetitivos y automatizables. He aquí un ejemplo: en un informe especial, Gartner estimó que el 30 % del trabajo manual de contabilidad realizado para corregir errores antes de un cierre financiero podría evitarse mediante el uso de la automatización; según una estimación de un líder de la práctica de finanzas de Gartner, para un equipo de contabilidad con 40 empleados a tiempo completo, eso equivale a la asombrosa cantidad de 25.000 horas de trabajo que podrían ahorrarse mediante la automatización.⁶
Se ven tendencias similares en muchas otras funciones empresariales. En pocas palabras, los procesos manuales y las tareas tediosas consumen tiempo innecesariamente y son un perjuicio para cualquier empresa. No es de extrañar, por tanto, que Gartner prevea que el 69 % del trabajo rutinario realizado por los gerentes estará totalmente automatizado en 2024.⁷
Afortunadamente, la automatización puede ayudar. Con la automatización de flujos de trabajo, los empleados pueden prescindir de tareas monótonas, como la introducción de datos o la asignación manual de trabajo, y centrarse en cambio en proyectos innovadores que ayuden al crecimiento de la empresa. Por ejemplo, considere una tarea importante y común, como la facturación en papel o en documentos. Los empleados suelen tener que realizar aprobaciones, comprobaciones manuales y algún nivel de extracción de datos. Las principales ofertas de automatización incluyen valiosas herramientas como el procesamiento inteligente de documentos (IDP), que utiliza una combinación de IA y software. El IDP puede reducir los errores humanos, transformando una tarea laboriosa en un proceso rápido y automatizado, y liberando el tiempo de los empleados para un trabajo cognitivo más creativo y de mayor nivel.
Con la solución adecuada, las empresas pueden mejorar la eficiencia de los empleados en 7800 horas anuales. ⁸ Estas claras ventajas están impulsando una mayor adopción: desde el comienzo de la pandemia, el 67 % de las empresas han acelerado sus esfuerzos de automatización. Las empresas que no hagan lo mismo pueden tener dificultades para seguir siendo competitivas.
Ventaja de la automatización del flujo de trabajo n.º 3: gobernanza, riesgo y cumplimiento.
Las empresas suelen estar en deuda con múltiples auditores, ya sean gobiernos, clientes, socios u otros. En el mundo globalmente conectado de hoy, muchas empresas trabajan a través de las fronteras y con innumerables socios y bases de clientes. Dado el sinfín de normativas vigentes, el cumplimiento puede parecer un esfuerzo costoso. Sin embargo, el coste del incumplimiento es mucho más grave. El coste medio para las empresas que incumplen la normativa es de 9,4 millones de dólares, lo que supone casi el triple del coste medio de cumplir la normativa en primer lugar.¹⁰
Además de la preocupación por el cumplimiento de la normativa, hay que tener en cuenta el coste que supone el cumplimiento de las normas de seguridad, y la mayoría de las empresas sentirán cierta presión. Sin embargo, el cumplimiento de estas normas es crucial: la revista Security Magazine descubrió que el 80 % de las empresas de todo el mundo esperan sufrir una brecha de seguridad que afecte a los datos de los clientes durante el próximo año.¹¹
Sin embargo, hay buenas noticias. Con la herramienta de automatización adecuada, las preocupaciones en torno a la seguridad y el cumplimiento de la normativa pueden ser cosa del pasado. Trabajar a través de una única plataforma de automatización que registre automáticamente las acciones significa que puede registrar y revisar fácilmente los datos clave. Esto mejora enormemente la capacidad de auditoría y ayuda a garantizar que cada paso de su proceso —creado con las herramientas de la plataforma— cumple plenamente con la normativa vigente.
Las mejores plataformas ofrecerán también análisis de procesos automáticos y fáciles de leer. Esto no solo ayudará a optimizar continuamente los flujos de trabajo, sino que simplificará enormemente los esfuerzos de cumplimiento en curso. Del mismo modo, la automatización de los procesos a través de una única plataforma que cumple con las normas de seguridad existentes significa que los usuarios pueden sentirse seguros sabiendo que la plataforma está reduciendo activamente el riesgo de ciberseguridad.
Ventaja de la automatización del flujo de trabajo n.º 4: comunicación simplificada y mejorada.
No hace falta decirlo, pero una colaboración deficiente dará lugar a una empresa inflexible a la que le costará competir. Las ventajas de la colaboración no solo afectan a la competitividad, sino que el 75 % de las empresas con altos niveles de colaboración intencionada también afirman tener altos niveles de innovación.¹²
La automatización de los flujos de trabajo mejora la colaboración al proporcionar herramientas de diseño visual simplificadas que permiten incorporar a empleados de diferentes equipos al mismo proceso sin problemas. Con sistemas de notificación automatizados y flujos de trabajo claramente diseñados, los miembros del equipo son etiquetados solo cuando se les necesita, y entienden inmediatamente lo que tienen que hacer. Implementar este estilo de automatización, y trabajar a través de una única plataforma en la que todo esté racionalizado, puede mejorar enormemente la colaboración en cualquier empresa. Por ejemplo, las principales plataformas de automatización emplean potentes herramientas de diseño de decisiones que simplifican considerablemente los flujos de trabajo. Estas herramientas permiten a los usuarios configurar y automatizar fácilmente las decisiones a lo largo de un determinado proceso empresarial y permiten a los usuarios avanzados de diferentes departamentos y equipos comunicarse con claridad y colaborar eficazmente.
Ventaja de la automatización del flujo de trabajo n.º 5: automatización generalizada.
La quinta ventaja de la automatización del flujo de trabajo se refiere al alcance de cada una de las ventajas anteriores. La automatización de los flujos de trabajo es flexible, y cada una de las cuatro primeras ventajas indicadas puede afectar a toda la empresa. Cuando se hace bien, la automatización puede simplificar considerablemente cualquier proceso empresarial, incluidos algunos procesos más complejos que requieren reflexión humana. Con la automatización, los empleados de todos los departamentos pueden utilizar sus habilidades únicas para un trabajo más gratificante, mientras que la automatización se encarga de las tareas onerosas y repetitivas.
Los empleados deben ver respetado su tiempo (y su talento). Esto significa permitirles, cuando sea posible, dedicar su energía a trabajos innovadores que requieran un juicio emocional o un nivel de cognición superior. Cuando los trabajadores se enfrascan en tareas repetitivas que podrían ser fácilmente manejadas por un simple bot, la calidad de su trabajo se resiente y, lo que es más importante, aumenta su riesgo de desgaste. En el sector de la tecnología, una encuesta reciente reveló que el 83 % de los desarrolladores han experimentado desgaste, y que el 47 % de esos desarrolladores culpan a las pesadas cargas de trabajo y otro 31 % a los procesos ineficientes.¹³ La integración de la automatización en el tejido de los procesos de la empresa puede resolver estos problemas al reducir las cargas de trabajo y pulir los procesos ineficientes.
El futuro de los negocios está automatizado.
Entre el notable crecimiento del mercado de la automatización, las crecientes tasas de adopción y las impresionantes ventajas tanto para las empresas como para los individuos, está claro que la automatización ha llegado para quedarse. Y las empresas que quieran seguir siendo competitivas deben encontrar el socio adecuado que les ayude a automatizar.
Los compradores deben buscar una plataforma única con una interfaz pulida, herramientas de diseño visual y múltiples y potentes capacidades de automatización. Busque también una plataforma que incluya RPA nativo para crear y desplegar fácilmente bots; muchas plataformas no tienen esta capacidad, pero para disfrutar plenamente de las ventajas de la automatización, elija una que la tenga. Con la herramienta de automatización adecuada, cualquier empresa disfrutará de un aumento de la productividad, un impresionante ahorro de costes, funciones de cumplimiento normativo fiables y comunicaciones más eficientes.
Para obtener más información sobre cómo ejecutar un proyecto de automatización con éxito, descargue el libro electrónico: Cinco buenas prácticas para el éxito del RPA.
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¹Brian Michelotti, "7 errores de reducción de costes que debe evitar en su estrategia para 2021", Gartner, enero de 2021.
²Michelotti, "7 errores de reducción de costes".
³"El impacto económico total de Appian", Forrester, junio de 2021.
⁴"Impacto económico total", Forrester.
⁵Impacto económico total", Forrester.
⁶"Finance's New Digital Workforce: Informe especial de CFO Magazine sobre la automatización robótica de procesos (RPA)", Gartner, septiembre de 2018.
⁷"Gartner predice que el 69 % del trabajo rutinario realizado actualmente por los directivos estará totalmente automatizado en 2024" Gartner, enero de 2020.
⁸ "Impacto económico total", Forrester.
⁹ André Dua et al., "What 800 executives envision for the post pandemic workforce", McKinsey, septiembre de 2020.
¹⁰Linda Coniglio. "¿Así que cree que el cumplimiento de la privacidad es costoso?" JD Supra, LLC, agosto de 2021.
¹¹ "El 80 % de las empresas del mundo esperan una vulneración de los registros de clientes en el próximo año", Security Magazine, agosto de 2021.
¹² "Gartner HR Research Shows Organizations Are Eroding Employee Performance and Well-Being With Virtualized Office-Centric Design", Gartner, mayo de 2021.
¹³Junade Ali, "Study to Understand the Impact of COVID-19 on Software Engineers", Haystack Analytics, junio de 2021.
