Votre entreprise est-elle embourbée dans des processus archaïques ? Si votre réponse est oui, vous êtes loin d'être seuls. Tâches manuelles fastidieuses, workflows encombrants, rupture de communication : ces problèmes peuvent être des sources d'irritation de toute entreprise.
Les tâches fastidieuses pèsent sur la productivité potentielle d'une entreprise, exaspèrent les employés et incitent souvent les clients à aller voir ailleurs. Cependant, ces dernières années, les développeurs de technologies d'entreprise ont fait des progrès gargantuesques pour aider les organisations à améliorer leur efficacité en automatisant des workflows entiers de la première à la dernière étape.
Qu'est-ce que l'automatisation du workflow ?
Le concept d'automatisation du workflow consiste à utiliser un logiciel pour organiser et automatiser des processus métier complexes. Les offres concurrentes d'automatisation du workflow utilisent souvent des outils de conception visuelle, qui permettent aux utilisateurs de « dessiner » leurs workflows, comme s'ils dessinaient un organigramme. Au fil de ce schéma, les utilisateurs peuvent placer des nœuds qui automatisent diverses tâches, tels que l'enregistrement des données, afin d'intégrer facilement les systèmes, les données et les personnes dans tous les secteurs de l'entreprise. Il est ainsi beaucoup plus simple pour les personnes de travailler efficacement et de consacrer leur temps à des tâches utiles et substantielles plutôt qu'à des tâches monotones (et souvent sans intérêt). Les outils de pointe vont encore plus loin avec des fonctionnalités telles que des recommandations alimentées par l'intelligence artificielle pour l'optimisation des workflows, une intégration facile avec d'autres logiciels d'entreprise, un traitement intelligent des documents, et bien d'autres.
Une fois que l'automatisation du workflow a été mise en œuvre, les entreprises constatent une réelle transformation. Examinons à présent les cinq principaux avantages de l'automatisation du workflow.
Avantage n° 1 : réduction des coûts.
Il est essentiel pour les entreprises de faire des économies, mais selon Gartner Research, seulement 43 % des chefs d'entreprise atteignent le niveau d'économies qu'ils s'étaient fixé au cours de la première année de réduction des coûts. Gartner note que cela est dû en grande partie à une mauvaise planification et à des coupes budgétaires qui n'offrent pas de rendement à court terme (et parfois à long terme).¹ Il y a d'autres facteurs, notamment le fait que seulement 6 % des entreprises parviennent à investir de manière cohérente dans la croissance sans ajouter de la complexité aux opérations et contraindre l'entreprise.² C'est là que l'automatisation peut s'avérer être un atout incroyable puisqu'elle encourage la croissance tout en réduisant la complexité.
Les économies induites par l'automatisation prennent plusieurs formes. Tout d'abord, avec l'automatisation du workflow adéquate, les entreprises deviennent tout simplement plus productives. Elles sont en mesure d'accroître leurs opérations ou de mieux servir leurs clients existants. Une étude de Forrester a montré qu'en mettant en œuvre une solution de gestion des processus métier low-code plus généralisée, qui inclut des fonctionnalités d'automatisation du workflow, les entreprises ont bénéficié d'un retour sur investissement de 389 %.³
Deuxièmement, la capacité d'intégrer plusieurs applications dans un workflow rationalisé permet souvent aux entreprises de remplacer les solutions existantes. Leur élimination aide les entreprises à simplifier leurs portefeuilles technologiques. En effet, les coûts du portefeuille d'applications sont réduits jusqu'à 50 % lorsque des workflows automatisés sont mis en place. ⁴ Lorsque les systèmes existants ne peuvent pas être remplacés ou supprimés, certains produits d'automatisation sophistiqués sont capables de s'y intégrer, ce qui signifie que l'entreprise ne perdra pas ses investissements antérieurs.
Enfin, les outils de conception visuelle low-code aident les entreprises à créer des applications personnalisées de manière simple et intuitive. Des composants réutilisables et préconfigurés permettent aux entreprises de créer rapidement l'application exacte dont elles ont besoin, quand elles en ont besoin, sans pour autant engager des dépenses excessives pour une solution standard. Selon Forrester, à l'instar des coûts de portefeuille, les coûts de développement peuvent être réduits de moitié en utilisant des outils d'automatisation du workflow low-code.⁵
Avantage n° 2 : gain de temps.
Il n'y a pas que l'argent qui est gaspillé par des processus inefficaces. Les employés consacrent souvent leur temps à des tâches répétitives et automatisables. En voici un exemple : Dans un rapport spécial, Gartner a estimé que 30 % du travail comptable manuel effectué pour corriger les erreurs avant une clôture financière pourrait être évité grâce à l'automatisation. Selon une estimation d'un responsable de la pratique financière de Gartner, pour une équipe comptable comptant 40 employés à temps plein, cela équivaut à un nombre stupéfiant de 25 000 heures de travail qui pourraient être économisées grâce à l'automatisation.⁶
Des tendances similaires s'appliquent à de nombreuses autres fonctions d'entreprise. En termes simples, les processus manuels et les tâches fastidieuses prennent inutilement du temps et nuisent à toute entreprise. Il n'est donc pas surprenant que Gartner prévoie une automatisation complète de 69 % du travail de routine effectué par les managers d'ici 2024.⁷
L'automatisation peut heureusement vous aider. Grâce à l'automatisation du workflow, les employés peuvent se passer des tâches monotones, telles que la saisie de données ou l'attribution manuelle de tâches, et se concentrer sur des projets innovants qui contribuent à la croissance de l'entreprise. Prenons l'exemple d'une tâche importante et courante, comme la facturation sur papier ou sur document. Les employés doivent souvent effectuer des approbations, des vérifications manuelles et un certain niveau d'extraction de données. Les principales offres d'automatisation comprennent des outils précieux tels que le traitement intelligent des documents (IDP), qui associe l'intelligence artificielle et les logiciels. L'IDP peut réduire les erreurs humaines, en transformant une tâche à forte intensité de main-d'œuvre en un processus rapide et automatisé et en libérant le temps des employés pour des tâches cognitives plus créatives et de plus haut niveau.
Avec la bonne solution en place, les entreprises peuvent améliorer l'efficacité des employés de 7 800 heures par an. ⁸ Ces avantages évidents favorisent une adoption accrue : depuis le début de la pandémie, 67 % des entreprises ont accéléré leurs efforts d'automatisation. ⁹ Les entreprises qui ne font pas de même pourraient avoir des difficultés à rester compétitives.
Avantage n° 3 : gouvernance, risque et conformité.
Les organisations sont souvent redevables à de multiples auditeurs, qu'il s'agisse de gouvernements, de clients, de partenaires ou autres. Dans le monde connecté d'aujourd'hui, de nombreuses organisations travaillent au-delà des frontières et avec d'innombrables partenaires et clients. Compte tenu des innombrables réglementations en vigueur, la conformité peut sembler être un effort coûteux. Cependant, le coût de la non-conformité est bien plus grave. Le coût moyen pour les entreprises qui ne respectent pas les règles est de 9,4 millions de dollars, soit près du triple du coût moyen de la mise en conformité initiale.¹⁰
Outre les problèmes de conformité, il faut tenir compte du coût du respect des normes de sécurité, et la plupart des entreprises ressentiront une certaine pression. Pourtant, le respect de ces normes est crucial : selon le magazine Security, 80 % des entreprises mondiales s'attendent à subir une atteinte à la sécurité ayant un impact sur les données des clients au cours de l'année prochaine.¹¹
Il y a cependant de bonnes nouvelles. Avec le bon outil d'automatisation, les inquiétudes concernant la sécurité et la conformité appartiennent au passé. En travaillant sur une plateforme d'automatisation unique qui enregistre automatiquement les actions, vous pouvez facilement enregistrer et examiner les données clés. Cela améliore considérablement la capacité d'audit et permet de garantir que chaque étape de votre processus, créé à l'aide des outils de la plateforme, est entièrement conforme.
Les meilleures plateformes offrent également des analyses de processus automatiques et faciles à lire. Cela permettra non seulement d'optimiser en permanence les workflows, mais aussi de simplifier considérablement les efforts de conformité en cours. De même, l'automatisation des processus par le biais d'une plateforme unique conforme aux normes de sécurité existantes signifie que les utilisateurs peuvent être rassurés en sachant que la plateforme réduit activement le risque de cybersécurité.
Avantage n° 4 : une communication simplifiée et améliorée.
Il va sans dire qu'une mauvaise collaboration se traduira par une entreprise inflexible qui aura du mal à être compétitive. Les avantages de la collaboration ne se limitent pas à la compétitivité, puisque 75 % des entreprises ayant un niveau élevé de collaboration intentionnelle déclarent également avoir un niveau élevé d'innovation.
L'automatisation du workflow favorise la collaboration en fournissant des outils de conception visuelle simplifiés qui vous permettent d'associer des employés de différentes équipes à un même processus de manière transparente. Grâce à des systèmes de notification automatisés et à des workflows bien définis, les collaborateurs n'interviennent que lorsqu'ils sont nécessaires et ils comprennent immédiatement ce qu'ils doivent faire. La mise en œuvre de ce style d'automatisation et le recours à une plate-forme unique où tout est rationalisé peuvent améliorer considérablement la collaboration dans n'importe quelle entreprise. Par exemple, les principales plateformes d'automatisation utilisent de puissants outils de conception des décisions qui simplifient considérablement les workflows. Ces outils permettent aux utilisateurs de configurer et d'automatiser facilement les décisions tout au long d'un processus opérationnel donné et permettent aux utilisateurs expérimentés de différents services et équipes de communiquer facilement et de collaborer efficacement.
Avantage n° 5 : automatisation générale.
Le cinquième avantage de l'automatisation du workflow témoigne de la portée de chaque avantage précédent. L'automatisation du workflow est flexible, et chacun des quatre premiers avantages évoqués peut avoir un impact sur l'ensemble de l'entreprise. Lorsqu'elle est bien faite, l'automatisation peut simplifier considérablement n'importe quel processus métier, y compris certains processus plus complexes qui nécessitent une intervention humaine. Grâce à l'automatisation, les employés de tous les services peuvent utiliser leurs compétences uniques pour des tâches plus gratifiantes, tandis que l'automatisation se charge des tâches onéreuses et répétitives.
Le temps ( et les talents) des employés doivent être respectés. Cela signifie qu'il faut leur permettre, dans la mesure du possible, de consacrer leur énergie à des projets innovants qui nécessitent un jugement émotionnel ou un niveau de cognition plus élevé. Lorsque les travailleurs s'enlisent dans des tâches répétitives qui pourraient facilement être gérées par un simple robot, la qualité de leur travail s'en ressent et, surtout, leur risque d'épuisement professionnel augmente. Dans le secteur de la technologie, une étude récente a révélé que 83 % des développeurs ont été victimes d'épuisement professionnel, 47 % d'entre eux attribuant ce phénomène à la lourdeur de la charge de travail et 31 % à l'inefficacité des processus.¹³ L'intégration de l'automatisation dans les processus de l'entreprise peut résoudre ces problèmes en réduisant la charge de travail et en simplifiant les processus inefficaces.
L'avenir des entreprises est automatisé.
Entre la croissance remarquable du marché de l'automatisation, les taux d'adoption croissants et les avantages impressionnants pour les entreprises et les particuliers, il est clair que l'automatisation est un phénomène durable. Les entreprises qui veulent rester compétitives doivent trouver le bon partenaire pour les aider à automatiser leurs activités.
Les acheteurs ont tout intérêt à rechercher une plateforme unique dotée d'une interface soignée, d'outils de conception visuelle et de capacités d'automatisation multiples et puissantes. Recherchez également une plateforme qui inclut la RPA native pour créer et déployer facilement des robots. Bien des plateformes n'ont pas cette capacité, mais pour profiter pleinement des avantages de l'automatisation, choisissez-en une qui en dispose. Avec le bon outil d'automatisation en place, toute entreprise bénéficiera d'une augmentation de sa productivité, d'économies impressionnantes, de fonctions de conformité fiables et de communications plus efficaces.
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¹Brian Michelotti, « 7 erreurs en matière de réduction des coûts à éviter dans votre stratégie 2021 », Gartner, janvier 2021.
²Michelotti, « 7 erreurs en matière de réduction des coûts. »
« Total Economic Impact d'Appian », Forrester, juin 2021.
⁴« Total Economic Impact, » Forrester.
⁵« Total Economic Impact », Forrester.
⁶« La nouvelle main-d'œuvre numérique de la finance : Rapport spécial du CFO Magazine sur l'automatisation des processus robotisés (RPA), » Gartner, septembre 2018.
⁷« Gartner prévoit que 69 % du travail de routine actuellement effectué par les managers sera entièrement automatisé d'ici 2024, » Gartner, janvier 2020.
⁸ « Total Economic Impact, » Forrester.
⁹ André Dua et al., « Ce que 800 dirigeants envisagent pour le marché du travail post-pandémie, » McKinsey, septembre 2020.
¹⁰Linda Coniglio. « Vous pensez donc que le respect de la confidentialité est coûteux ? » JD Supra, LLC, août 2021.
¹¹ « 80 % des entreprises mondiales s'attendent à une atteinte à la confidentialité des données clients au cours de l'année prochaine, » Security Magazine, août 2021.
¹² « La recherche Gartner sur les RH montre que les organisations érodent la performance et le bien-être des employés avec une conception centrée sur le bureau virtualisé », Gartner, mai 2021.
¹³Junade Ali, « Study to Understand the Impact of COVID-19 on Software Engineers », Haystack Analytics, juin 2021.
