La tua azienda è impantanata in processi obsoleti? Se la risposta è sì, non è certo la sola. Tediosi compiti manuali, workflow ingombranti, interruzioni della comunicazione: problemi che sono vere e proprie spine nel fianco di qualsiasi azienda.
I compiti più gravosi abbassano il potenziale produttivo di un'azienda, infastidiscono i dipendenti e spesso spingono i clienti a rivolgersi altrove. Tuttavia, negli ultimi anni, gli sviluppatori di tecnologia aziendale hanno fatto passi da gigante nell'aiutare le organizzazioni a migliorare l'efficienza, automatizzando interi workflow dall'inizio alla fine.
Cos'è l'automazione dei workflow?
In breve, l'automazione di un workflow consiste nell'usare un software per organizzare e automatizzare processi aziendali complessi. Le automazioni dei workflow più competitive spesso si servono di strumenti di design visivi, che permettono agli utenti di schematizzare i loro workflow come se disegnassero un diagramma di flusso. In questo flusso di lavoro schematizzato, gli utenti possono inserire dei “nodi” che automatizzano vari compiti, come la registrazione dei dati, per integrare facilmente sistemi, persone e informazioni in tutte le aree dell'organizzazione. Così tutti possono lavorare in modo più efficiente e dedicare il loro tempo a compiti importanti e impegnativi, anziché a operazioni monotone che non richiedono grande applicazione. Gli strumenti più avanzati del settore si spingono ancora oltre, con funzionalità come le raccomandazioni basate sull'IA per l'ottimizzazione dei workflow, l'integrazione con altri software aziendali, l'elaborazione intelligente dei documenti e altro ancora.
Dopo aver implementato l'automazione dei workflow, inizia la trasformazione vera e propria. Vediamo più da vicino cinque vantaggi chiave dell'automazione dei workflow.
Vantaggio n. 1 dell'automazione dei workflow: il risparmio sui costi.
Risparmiare è fondamentale per le aziende, ma secondo Gartner Research solo il 43 % dei dirigenti aziendali raggiunge il livello di risparmio che si era prefissato nel primo anno di riduzione dei costi. Gartner sottolinea che ciò è dovuto in gran parte a una cattiva pianificazione e a tagli di bilancio che non forniscono ROI a breve termine (e a volte nemmeno a lungo termine).¹ Ci sono anche altre cause, come il fatto che solo il 6 % delle aziende riesce a investire costantemente nella crescita senza aggiungere complessità alle operazioni e appesantire l'azienda.² È qui che l'automazione può rivelarsi una risorsa incredibile, stimolando la crescita e riducendo le complessità.
I risparmi sui costi dati dall'automazione prendono forma in diversi modi. In primo luogo, con una buona automazione dei workflow le aziende diventano più produttive, perché sono in grado di aumentare le operazioni o di servire meglio i clienti esistenti. Uno studio di Forrester ha rilevato che, quando si implementa una più ampia soluzione low-code e di gestione dei processi aziendali che include capacità di automazione dei workflow, le aziende hanno un ROI del 389 %.³
In secondo luogo, la capacità di combinare più applicazioni insieme in un flusso di lavoro semplificato spesso permette alle aziende di bypassare le soluzioni legacy. Eliminare le vecchie soluzioni aiuta le aziende a semplificare il proprio portfolio tecnologico, riducendone i costi fino al 50 % quando si usano workflow automatizzati.⁴ Quando i sistemi legacy non possono essere sostituiti o rimossi, alcuni dei prodotti di automazione più sofisticati sono in grado di integrarvisi, consentendo all'azienda di non perdere gli investimenti già effettuati.
Infine, gli strumenti visivi di design low-code aiutano le organizzazioni a creare applicazioni personalizzate in modo semplice e intuitivo. I componenti riutilizzabili e preconfigurati permettono di creare rapidamente l'esatta applicazione di cui si ha bisogno, quando se ne ha bisogno, senza spendere una quantità eccessiva di denaro per una soluzione pronta all'uso. Secondo Forrester, proprio come i costi di portfolio, anche i costi di sviluppo possono essere dimezzati ricorrendo all'automazione dei workflow low-code.⁵
Vantaggio n. 2 dell'automazione dei workflow: il risparmio di tempo.
Il denaro non è l'unica cosa che si spreca a fronte di processi inefficienti. I dipendenti spesso si trovano a dedicare parecchie ore ad attività ripetitive e automatizzabili. Un esempio? In un report specializzato, Gartner ha stimato che il 30 % della rielaborazione contabile eseguita manualmente per correggere gli errori prima di una chiusura finanziaria potrebbe essere evitato tramite l'automazione: secondo una stima di un responsabile delle attività finanziarie di Gartner, per un team di contabilità con 40 dipendenti a tempo pieno ciò equivale a ben 25 000 ore di lavoro risparmiabili.⁶
Lo stesso vale per molte altre funzioni aziendali. In breve, processi manuali e compiti noiosi dannosi e dispendiosi per qualsiasi azienda. Non è una sorpresa, quindi, che secondo Gartner il 69 % del lavoro di routine svolto dai manager sia destinato a essere completamente automatizzato entro il 2024.⁷
Fortunatamente, l'automazione può essere d'aiuto. Automatizzando i workflow, i dipendenti possono liberarsi di compiti monotoni come l'inserimento dei dati e l'assegnazione manuale del lavoro, concentrandosi invece su progetti innovativi che aiutino l'azienda a crescere. Prendiamo ad esempio un compito importante e standardizzato come la fatturazione su carta o tramite documenti. I dipendenti di solito devono occuparsi di approvazione, controlli manuali e di un certo livello di estrazione dei dati. Le principali soluzioni di automazione includono strumenti preziosi come l'elaborazione intelligente dei documenti (IDP), che si serve di una combinazione di IA e software. L'IDP può ridurre l'errore umano, trasformando compiti laboriosi in processi rapidi e automatizzati, e restituendo ai dipendenti del tempo da dedicare a un lavoro più creativo e cognitivo.
Con la giusta soluzione in atto, le aziende possono migliorare l'efficienza dei dipendenti di 7800 ore all'anno.⁸ Tutti questi vantaggi stanno aumentando le adozioni da parte delle aziende: dall'inizio della pandemia, il 67 % ha accelerato le proprie iniziative di automazione. ⁹ Le aziende che non fanno lo stesso potrebbero faticare a rimanere competitive.
Vantaggio n. 3 dell'automazione dei workflow: governance, rischio e compliance.
Le organizzazioni sono spesso vincolate a più revisori, siano essi governi, clienti, partner o altro. Nel mondo globalmente connesso di oggi, molte organizzazioni lavorano oltre i confini e con innumerevoli partner e basi di clienti. Data la miriade di regolamenti in vigore, rimanere conformi può sembrare un'attività costosa. Tuttavia, il costo della non conformità è molto più grave. Le organizzazioni che non rispettano la conformità normativa si trovano a spendere una media di di 9,4 milioni di dollari per rimediare: quasi il triplo del costo medio per il rispetto della compliance.¹⁰
Se al mantenimento della conformità si aggiungono i costi necessari a soddisfare gli standard di sicurezza, la maggior parte delle aziende potrebbe trovarsi in difficoltà. Ma soddisfare questi standard è fondamentale: secondo la rivista Security Magazine, l'80 % delle organizzazioni nel mondo prevede di subire una violazione della sicurezza legata ai dati dei clienti entro il prossimo anno.¹¹
Tuttavia, ci sono buone notizie. Con il giusto strumento di automazione, le preoccupazioni relative alla sicurezza e alla conformità possono svanire. Lavorare su una singola piattaforma di automazione che registra automaticamente tutte le azioni svolte significa che è possibile registrare e rivedere facilmente i dati critici. Così si migliora notevolmente la verificabilità e si aiuta a garantire che ogni passaggio del processo, costruito con gli strumenti della piattaforma, sia pienamente conforme alle normative vigenti.
Le migliori piattaforme offrono anche analisi di processo automatiche e di facile lettura, che non servono soltanto a ottimizzare continuamente i workflow, ma anche a semplificare enormemente le attività di conformità in corso. Allo stesso modo, automatizzare i processi attraverso una singola piattaforma in grado di soddisfare gli standard di sicurezza esistenti significa che gli utenti possono stare tranquilli sapendo che la piattaforma riduce attivamente i rischi legati alla cybersicurezza.
Vantaggio n. 4 dell'automazione dei workflow: comunicazione semplificata e migliorata.
Non dovrebbe esserci bisogno di dirlo, ma la mancanza di collaborazione genera aziende poco flessibili e che faticano a competere. Collaborare, poi, ha un impatto che va oltre la semplice competitività: il 75 % delle aziende con livelli di collaborazione elevati riferisce di avere anche livelli elevati di innovazione.¹²
L'automazione dei workflow migliora la collaborazione, fornendo strumenti di design visivi e semplificati che consentono di coinvolgere i membri di diversi team nello stesso processo senza soluzione di continuità. Con sistemi di notifica automatizzati e workflow progettati con la massima chiarezza, i membri del team vengono inseriti solo quando serve e capiscono immediatamente cosa devono fare. L'implementazione di questo stile di automazione e la possibilità di lavorare tramite una singola piattaforma dove tutto è semplificato possono migliorare enormemente la collaborazione in qualsiasi azienda. Le principali piattaforme di automazione, per esempio, impiegano potenti strumenti di progettazione dei processi decisionali che semplificano enormemente i workflow. Questi strumenti permettono agli utenti di configurare e automatizzare facilmente le decisioni in un dato processo aziendale e permettono agli utenti avanzati di diversi dipartimenti e team di comunicare chiaramente e collaborare in maniera efficace.
Vantaggio n. 5 dell'automazione dei workflow: automazione su tutta la linea.
Il quinto vantaggio dell'automazione dei workflow rispecchia la portata dei quattro vantaggi precedenti. L'automazione dei workflow è flessibile, e ognuno dei quattro benefici discussi finora può influire sull'intera azienda. Se fatta bene, l'automazione può semplificare enormemente qualsiasi processo aziendale, compresi alcuni processi più complessi che richiedono il pensiero umano. Con l'automazione, i dipendenti di tutti i reparti possono usare le loro capacità specifiche per un lavoro più gratificante, mentre i compiti onerosi e ripetitivi vengono automatizzati.
Il tempo e le capacità dei dipendenti vanno rispettati. In questo senso, quando possibile è importante permettere loro di dedicare energie ad attività innovative che richiedono un giudizio emotivo o una cognizione di livello superiore. Quando i lavoratori si perdono in compiti ripetitivi che potrebbero essere gestiti da un semplice bot, la qualità del loro lavoro ne risente e, soprattutto, aumenta il rischio di burnout. Nell'industria tecnologica, un recente sondaggio ha scoperto che l'83 % degli sviluppatori è stato vittima di esaurimento: il 47 % incolpa i pesanti carichi di lavoro, mentre un altro 31 % ne ha individuato la causa in processi inefficienti.¹³ Includere l'automazione nel tessuto dei processi aziendali può essere la soluzione migliore a questi problemi, sia per ridurre i carichi di lavoro che per appianare i processi inefficienti.
Il futuro del business è automatizzato.
Tra la notevole crescita del mercato, l'aumento dei tassi di adozione e gli enormi benefici sia per le aziende sia per i singoli individui, è chiaro che l'automazione non sarà una tendenza passeggera. Pertanto, le aziende che vogliono rimanere competitive devono trovare il partner giusto con cui automatizzare i propri processi.
Chi si prepara all'acquisto dovrebbe cercare una singola piattaforma con un'interfaccia pulita e chiara, strumenti di progettazione visivi e molteplici funzionalità di automazione di una certa potenza. Inoltre, è importante cercare una piattaforma che includa RPA nativo per costruire e distribuire facilmente i bot: molte piattaforme non sono dotate di queste funzionalità, ma per sperimentare appieno i vantaggi dell'automazione è bene sceglierne una che le abbia. Con lo strumento di automazione giusto, qualsiasi azienda godrà di un aumento della produttività, di risparmi impressionanti sui costi, di funzioni per la compliance affidabili e di comunicazioni più efficienti.
Per ulteriori informazioni su come eseguire un progetto di automazione di successo, scaricate l'eBook: Cinque best practice per il successo della RPA:.
_____________________________________
¹Brian Michelotti, “7 Cost-Reduction Mistakes to Avoid in Your 2021 Strategy”, Gartner, gennaio 2021.
²Michelotti, “7 Cost-Reduction Mistakes.”
³“The Total Economic Impact of Appian”, Forrester, giugno 2021.
⁴“Total Economic Impact”, Forrester.
⁵Total Economic Impact,” Forrester.
⁶“Finance’s New Digital Workforce: CFO Magazine special report on robotic process automation (RPA)”, Gartner, settembre 2018.
⁷“Gartner Predicts 69% of Routine Work Currently Done by Managers will be Fully Automated by 2024”, Gartner, gennaio 2020.
⁸ “Total Economic Impact”, Forrester.
⁹ André Dua et al., "What 800 executives envision for the post pandemic workforce," McKinsey, settembre 2020.
¹⁰Linda Coniglio. “So, You Think Privacy Compliance is Costly?” JD Supra, LLC, agosto 2021.
¹¹ “80% of Global Businesses Expect a Breach of Customer Records in the Next Year,” Security Magazine, agosto 2021.
¹² “Gartner HR Research Shows Organizations Are Eroding Employee Performance and Well-Being With Virtualized Office-Centric Design”, Gartner, Maggio 2021.
¹³Junade Ali, “Study to Understand the Impact of COVID-19 on Software Engineers,” Haystack Analytics, giugno 2021.
