Département des Yvelines
Das Département des Yvelines (Departementsrat) mit Sitz in Versailles beschäftigt mehr als 4.000 Mitarbeiter. Mit über 1,4 Millionen Einwohnern betreut es das drittbevölkerungsreichste Gebiet Frankreichs.
Zusammen mit den gewählten Vertretern des Départements verfolgen die Mitarbeiter ein einziges und grundlegendes Ziel: den Bedürfnissen aller Bürger gerecht zu werden.
Die Dienststellen des Département sind in vier stellvertretende Generaldirektionen unter der Leitung des Generaldirektors der Dienststellen unterteilt.
Herausforderung
Mit dem Ziel, seine Dienstleistungen für die Bürger zu erweitern und zu verbessern, hat das Departement Yvelines vor kurzem die YSIS-Initiative ins Leben gerufen, ein Dachprogramm für mehrere neue Lösungen, die darauf abzielen, ihre Mission der Transformation zu unterstützen.
Als ersten Schritt wollten sie ihre Sozialarbeiter befähigen, fundiertere Entscheidungen über die Sozialhilfe für die Bürger in ihrem Gebiet zu treffen.
Die Lösung sollte mobil sein, damit sie bei Treffen mit Bürgern eingesetzt werden kann. Außerdem sollte sie elektronische Signaturen auf Dokumenten unterstützen und sich gut in das bestehende CRM-System, Microsoft Dynamics, integrieren lassen.
Die Lösung von Appian
Appian, das als Teil des YSIS-Programms ausgewählt wurde, arbeitete eng mit dem Département des Yvelines zusammen, um eine erste Case Management-Lösung zu entwickeln, die die Sozialarbeiter in ihren Meetings nutzen können.
Das Département verfügt nun über eine Komplettlösung, die mit MS Dynamics, seinem CRM-System, integriert ist. Die Case Management-Lösung erfasst Fallinformationen, wichtige Dokumente und elektronische Signaturen von Mobilgeräten vor Ort während der Kundenmeetings.
Die digitale Lösung ersetzte die Papierunterlagen, die Dateneingabe und den Zeitaufwand der Sachbearbeiter für die Aktualisierung der CRM-Systeme nach den Meetings. Da wichtige Informationen erfasst und von den Kunden vor Ort mit ihrer elektronischen Signatur genehmigt werden, wird die Verarbeitungszeit verkürzt, Fehler reduziert und das Vertrauen zwischen Sachbearbeitern und Bürgern gestärkt.
Das Projekt wurde innerhalb der 8-Wochen-Garantie von Appian, im Rahmen des Budgets und des Umfangs durchgeführt und meisterte die Herausforderungen der digitalen Transformation während der COVID-19-Pandemie.
Wir waren von Appian wirklich beeindruckt. Trotz unserer internen CRM-Einschränkungen und der Tatsache, dass dies unsere erste Implementierung der AGILE-Methodik war, haben wir die Projektziele in Bezug auf Zeit, Qualität und Budget innerhalb des ursprünglichen Projektumfangs erreicht.
