Con sede a Versailles, in Francia, il Département des Yvelines (Consiglio dipartimentale) conta più di 4.000 dipendenti e serve il terzo territorio più popolato della Francia, con oltre 1,4 milioni di cittadini.
Accanto ai funzionari eletti del Dipartimento, il personale lavora con un unico e fondamentale obiettivo: soddisfare le esigenze di tutti i cittadini.
I servizi dipartimentali sono organizzati in quattro vice direzioni generali, guidate dal direttore generale dei servizi.
Il Département des Yvelines, con l'obiettivo di ampliare e migliorare i propri servizi ai cittadini, ha recentemente lanciato l'iniziativa Y'SIS, un programma ombrello per diverse nuove soluzioni volte a sostenere la missione di trasformazione del dipartimento.
Il primo passo consisteva nel mettere gli assistenti sociali in condizione di prendere decisioni più informate sull'assistenza sociale per i cittadini del territorio.
La soluzione doveva essere mobile, per consentirne l'utilizzo durante gli incontri con i cittadini. Doveva anche supportare le firme elettroniche sui documenti e integrarsi bene con il sistema CRM esistente, Microsoft Dynamics.
Appian, selezionata per far parte del programma YSIS, ha lavorato a stretto contatto con il Département des Yvelines per creare una prima soluzione di case management che gli assistenti sociali potessero utilizzare nel corso delle loro riunioni.
Il Dipartimento dispone ora di una soluzione completa che si integra con MS Dynamics, il suo sistema CRM. La soluzione di case management acquisisce le informazioni sui casi, i documenti importanti e le firme elettroniche dai dispositivi mobili in loco durante le riunioni con i clienti.
La soluzione digitale ha sostituito i documenti cartacei, l'inserimento di dati e il lavoro amministrativo svolto dagli assistenti sociali per aggiornare i sistemi CRM dopo le riunioni. Poiché le informazioni chiave vengono acquisite e approvate dai clienti in loco con la loro firma elettronica, questa soluzione abbrevia i tempi di completamento, riduce gli errori e accresce la fiducia tra gli assistenti sociali e i cittadini.
Consegnato entro le 8 settimane di garanzia Appian, nel rispetto del budget e della portata, il progetto ha superato le sfide poste dall'implementazione della trasformazione digitale durante la pandemia da COVID-19.
Siamo rimasti davvero colpiti da Appian. Nonostante i nostri vincoli interni di CRM e il fatto che questa fosse la nostra prima implementazione della metodologia AGILE, abbiamo raggiunto gli obiettivi in termini di tempo, qualità e budget rispettando il target iniziale.