Département des Yvelines
Elles ne font peut-être pas toujours la une des journaux, mais les collectivités locales accomplissent des missions importantes en termes de service public—de la collecte des déchets à l’entretien des routes, de l’action sociale à l’éducation.
Le Département des Yvelines se situe à l’ouest de la métropole parisienne. Il abrite Versailles et son célèbre château, et compte un peu plus de 1,4 million d’habitants. Il compte plus de 4 000 employés qui travaillent tous avec un objectif commun : répondre aux besoins de tous les yvelinois.
Problématique métier
Afin d’améliorer et d’adapter ses services aux besoins des usagers, le Département des Yvelines a récemment lancé un projet ambitieux de transformation des pratiques en matière d’accompagnement social.
L’une des priorités de ce projet était de donner aux travailleurs sociaux du Département les moyens d’accompagner de manière plus adaptée et plus harmonisée les usagers.
Le Département des Yvelines travaillait auparavant avec une série d’outils et de documents autonomes et une gestion des échanges basée sur les courriers électroniques. Les responsables du Département ont fait le choix de développer un système connecté offrant une gestion plus claire, plus facile et plus efficace de l’accompagnement social, tant pour les professionnels que pour les usagers accompagnés.
Le Département avait notamment besoin d’une solution plus unifiée et plus flexible pour aider à gérer et coordonner les rendez-vous entre les travailleurs sociaux et les usagers, tout en apportant un suivi d’activité unifié. Ils avaient besoin d’une fonctionnalité mobile et d’un point d’accès unique aux informations clés à utiliser lors des rendez-vous avec les usagers. La solution devait également permettre de prendre en charge la signature électronique des documents et de s’intégrer parfaitement au système CRM existant, Microsoft Dynamics.
Solution Appian
Le Département dispose désormais d’une solution complète qui s’intègre à Microsoft Dynamics. La plateforme de gestion des dossiers ( case management) fournit une source unique d’informations auparavant fragmentées et capture les informations indispensables, les documents importants et les signatures électroniques à partir d’appareils mobiles sur place pendant les rendez-vous avec les citoyens.
" Nous avons été vraiment impressionnés par Appian", explique Marc Phirmis, Chef de projet IT. "Malgré les contraintes d’interface imposées par notre CRM interne et le fait qu'il s'agissait de notre première mise en œuvre de la méthodologie AGILE, nous avons atteint les objectifs du projet en termes de délais, de qualité et de budget dans le cadre du périmètre initial du projet".
La solution numérique a remplacé le traitement papier, les saisies de données et le temps d'administration des travailleurs sociaux pour mettre à jour les systèmes de gestion de la relation clients après les réunions. Comme les informations clés sont saisies et approuvées par les clients sur place avec leur signature électronique, cela raccourcit les délais d'exécution, réduit les erreurs et améliore la confiance entre les travailleurs sociaux et les citoyens.
Livré dans le cadre de la garantie Appian de 8 semaines, dans le respect du budget et de la portée, le projet a surmonté les défis de la mise en œuvre de la transformation numérique pendant la pandémie de COVID-19.
“Nous avons été vraiment impressionnés par Appian ", explique Marc Phirmis, Chef de projet IT. "Malgré les contraintes d’interface imposées par notre CRM interne et le fait qu'il s'agissait de notre première mise en œuvre de la méthodologie AGILE, nous avons atteint les objectifs du projet en termes de délais, de qualité et de budget dans le cadre du périmètre initial du projet”.
