9 Beispiele für Geschäftsprozessmanagement für Betriebseffizienz

Kurzfristig können Unternehmen mit BPM die Kosten senken und die Effizienz verbessern, was zu höherem Umsatz und schnellerem Wachstum führen kann. Langfristig hilft eine starke BPM-Praxis Unternehmen, Wettbewerbsvorteile zu schaffen und zu erhalten, weil sie ihre Agilität verbessert.

Um diese Vorgehensweise näher zu erläutern, sehen wir uns neun reale Beispiele für Geschäftsprozesse in der Praxis an. Sie reichen von branchenspezifischen Anwendungsfällen bis hin zu Prozessen, die Sie überall vorfinden können.

Herausforderung:Einer der größten Lebensversicherer und Finanzdienstleister der Welt benötigte eine effizientere Methode, um Tausende von komplexen Marketinganfragen für kreatives Design, Kommunikation, Printmedien, Webinhalte und Vertriebssupport zu bearbeiten.

Prozessschritte: Das Unternehmen hat eine maßgeschneiderte Anwendung auf einer BPM-Plattform erstellt, wo die Mitarbeiter nun Marketing-Anfragen zentral erstellen und weiterleiten können. Mit der Plattform kann jede Abteilung den Status von Anfragen einsehen, und es gibt jetzt einen Standard für kreative Anfragen, der den gesamten Prozess optimiert.

Vorteile von BPM:

• Zentraler Ort, an dem jeder Anfragen einsehen und bearbeiten kann.
• Schnellere Erledigung von Anfragen.
• Einfache Berichterstattung über Fortschritte.

Herausforderung: Ein weltweit tätiges Versicherungsunternehmen hatte im Laufe der Jahre mehrere Informationstechnologie-Tools zu einem Schadenmanagementsystem zusammengefügt. Dies erforderte jedoch eine Menge manueller Dateneingaben, die häufig in verschiedenen Softwareanwendungen wiederholt wurden. Das Extrahieren von Informationen für allgemeine Anfragen und standardisierte Berichte war eine Herausforderung, und aufgrund des isolierten Vorgehens bei der Entwicklung waren die Wartungskosten hoch.

Prozessschritte: Das Unternehmen entschied sich für eine Geschäftsprozessmanagement-Software, um IT-Anträge für Anwendungsdienste, die Erstellung von Ansprüchen sowie die Verfolgung und Genehmigung von Ansprüchen zu verwalten. Sie nutzten die Data Fabric der Plattform, um mehrere Legacy-Systeme miteinander zu verbinden, so dass sie eine einheitliche Datenansicht für ihre neue Anwendung erhielten.

Vorteile von BPM:

• Reduzierung der manuellen Dateneingabe.
• Bereitstellung eines Berichtsmechanismus in Echtzeit und zur Selbstbedienung.
• Vollständige Prozesstransparenz mit einfacher Prüfung und Rückverfolgbarkeit.

Herausforderung: Ein großes Unternehmen wollte das Onboarding von Mitarbeitern automatisieren und beschleunigen sowie sicherstellen, dass keine wichtigen Schritte unter den Tisch fielen.

Prozessschritte: Das Unternehmen nutzte BPM, um den gesamten Lebenszyklus der Rekrutierung zu verwalten, von der Aufnahme der Bewerber bis zum Stellenangebot. Die Anwendung nutzt die Automatisierung, um eine reibungslose Übergabe zwischen den Teams zu ermöglichen. Sie veranlasst Aufgaben wie die erforderliche IT-Bereitstellung, die Bereitstellung von Unterlagen für neue Mitarbeiter und die Benachrichtigung der Finanzabteilung für die Bearbeitung von Sozialleistungen. Es wird eine robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) eingesetzt, um die Daten neuer Mitarbeiter in das ERP-System einzugeben, da keine entsprechende API vorhanden ist.

Vorteile von BPM:

• Verringerung der sich wiederholenden Aufgaben und des Aufwands für die Bearbeitung von Neueinstellungen.
• Die Onboarding-Schritte sind besser umsetzbar.
• Die Mitarbeiter werden schnell zu selbstständigen, produktiven Teammitgliedern.

Herausforderung: Ein Projektmanager dieses Unternehmens musste teamübergreifende Projekte organisieren. Das Unternehmen fand es zunehmend ineffizient, Aufgaben wie die Zuweisung von Ressourcen auf der Grundlage der Verfügbarkeit, die Zuweisung von Aufgaben, die Kontrolle der Ausführung, die Verfolgung des Fortschritts sowie die Erstellung von Berichten und Prognosen für künftige Trends manuell zu verwalten.

Prozessschritte: Das Unternehmen erstellte eine BPM-gestützte Anwendung für die Projektverwaltung. So funktioniert die Anwendung: Der Projektmanager wählt aus einer vordefinierten Reihe von Workflows aus und weist dann ein Team für die Arbeit zu. Dadurch wird automatisch eine Reihe von Aufgaben veranlasst, die bereits im Arbeitsablauf des Projekts definiert sind. Eskalationen, Abhängigkeiten und Ausnahmefälle steuern den Fortschritt dieser Aufgaben bis ins kleinste Detail. Bei kritischen Projekten werden die Projektmanager und das Führungsteam automatisch über Verzögerungen oder Engpässe bei einer Aufgabe informiert. Ein Status-Tracker aktualisiert zudem tagesaktuell den Status aller Projekte. So entstehen detaillierte, aktuelle Projektstatusberichte, die zusammengefasst und auf gemeinsamen Dashboards angezeigt werden.

Vorteile von BPM:

• Reduziert den Zeit- und Kostenaufwand für das Projektmanagement.
• Das Projekt wird zu einer intelligenten, dynamischen Umgebung, das Aufgaben zuweist, den Fortschritt anhand von Meilensteinen verfolgt, Führungskräften Rollup-Berichte zur Verfügung stellt, Engpässe ermittelt und externen Partnern Transparenz bietet.

Herausforderung: Ein großes Immobilienunternehmen, das Tausende von Immobilien auf der ganzen Welt verwaltet, wollte die Fehlerquote senken und im Rahmen des Appian Contract Managements einen papierlosen Prüfpfad erstellen.

Prozessschritte: Das Unternehmen entschied sich für die Entwicklung einer benutzerdefinierten Anwendung auf einer BPM-Plattform, um den Prozess des Appian Contract Managements zu automatisieren. Die Verträge werden nun in einem gemeinsamen Arbeitsbereich aufbewahrt, zu dem auch Mitarbeiter der Tochterfirmen Zugriff haben. Sie verwendeten No-Code- und Low-Code-Konnektoren zur Integration mit ihren Unternehmensanwendungen für Budgetierung/Finanzen, Projektmanagement und Kundenbeziehungsmanagement.

Vorteile von BPM:

• Zentralisierte Anzeige systemübergreifender Geschäftsdaten.
• Bessere Übersicht über ihre Immobilien, die wichtige Geschäftsinformationen bei der Akquisition neuer und der Verwaltung bestehender Immobilien liefert.

Herausforderung: Dieses Unternehmen musste seinen Compliance- und Risikomanagementprozess verbessern. Sie wollten das Vertrauen der Anleger stärken und die Genauigkeit und Verlässlichkeit der Unternehmensangaben verbessern sowie Unternehmens- und Bilanzbetrug verhindern.

Prozessschritte: Das Unternehmen setzt BPM ein, um Finanzprozesse gemäß branchenspezifischer Rahmenwerke zu dokumentieren, Kontrolltests zuzuweisen, Risiken zu erkennen und Probleme aufzuzeigen und zu verfolgen. Mit einem separaten Prozess kann das Prüfteam Probleme melden, nachverfolgen und beheben, während ein weiterer Prozess das Erstellen von Umfragen ermöglicht und einen Bericht über ihre Ergebnisse liefert. Durch die Zusammenführung aller Prüfungsdaten in einer einzelnen, webbasierten Schnittstelle ermöglichte das Geschäftsprozessmanagement die effektive Handhabung finanzieller Risiken und die Sicherstellung von Compliance.

Vorteile von BPM:

• Erhebliche Zeit- und Kostenersparnis beim Prozess- und Risikomanagement.
• Echtzeit-Berichte bieten Transparenz zu hochriskanten Problemen in Dashboards.
• Umfassende Sichtbarkeit in einer zentralisierten Umgebung.

Herausforderung: Diese Regierungsbehörde wollte die betriebliche Effizienz steigern und die Kosten für die Beschaffung senken.

Prozessschritte: Ihre BPM-gestützte Beschaffungslösung ermöglicht ein effizientes, integriertes „One-Stop-Shopping“ für ihre Beschaffungsteams. Das System ist eine umfassende Lösung, die ihre Beschaffungsvorgänge, Systeme und Mitarbeiter in einem kollaborativen, prozessgesteuerten Rahmen miteinander verbindet. Alle Beteiligten haben damit ein zentrales System zur Verwaltung aller Aktivitäten vor, während und nach der Auftragsvergabe. Das System standardisiert zwar die Anwendung von Best Practices im Beschaffungswesen, ist aber prozessorientiert und bietet so die Flexibilität, sich leicht an veränderte Anforderungen anzupassen.

Vorteile von BPM:

• Wirksame Durchsetzung der Einhaltung von Richtlinien.
• Verkürzte Zykluszeiten bei der Beschaffung.
• Einsparungen bei den Anschaffungskosten.

Herausforderung: Ein führendes Einzelhandelsunternehmen mit Tausenden von Geschäften in mehr als 60 Ländern verfolgte bisher neue Leasingverträge vom Entwurf bis zur Ausfertigung über eine Vielzahl verschiedener, isolierter Tools und dies erforderte einen hohen Personalaufwand. Das Unternehmen wollte diesen Prozess konsolidieren, um die Transparenz zu verbessern und den Prozess effizienter zu gestalten.

Prozessschritte: Mithilfe von BPM wurde ein System zur Verwaltung von Arbeitsabläufen aufgebaut, das den Einsatz bisheriger Tools überflüssig macht und eine einzige konsolidierte Plattform für die Verwaltung von Leasingverträgen und Vereinbarungen für die Filialen bietet. Darüber hinaus hat das Unternehmen jetzt eine Anwendung, die Live-Datenfeeds von anderen Systemen umfasst, darunter Records der Geschäfte, Leasingverträge und Finanzdaten aus dem Data Warehouse.

Vorteile von BPM:

• Einsparung von Hunderttausenden von Dollars durch Einhaltung kritischer Termine für die Leasingvertragsverhandlungen.
• Bessere Verfolgung der Leistung des Verhandlungsteams durch erhöhte Transparenz.

Herausforderung: Ein Anbieter von Ausrüstungen und Dienstleistungen für die Öl-, Gas- und chemische Industrie musste die gesamte Reparaturhistorie von Teilen an einem zentralen Ort speichern, um seinen Kunden einen besseren Service bieten zu können. Er musste Bilder, Tabellenkalkulationen und Legacy-Systeme an einem leicht zugänglichen Ort zusammenführen.

Prozessschritte: Es wurde eine Anwendung auf einer BPM-Plattform erstellt, die den Mitarbeitern als Frontend-Lösung diente, auf die sie von überall aus mit mobilen Geräten zugreifen konnten. Diese neue Lösung ermöglicht die Nachverfolgung eingehender Wartungsanfragen, die Statusdokumentation, die Eingabe der Wartungskosten und die Prüfung der Rechnungszahlungen.

Vorteile von BPM:

• Verstärkte Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen für ein besseres Kundenerlebnis.
• Die Möglichkeit, mehr in kürzerer Zeit mit effizienteren Servicezyklen zu bewältigen.

Während die Vorteile von Geschwindigkeit und Effizienz dank BPM in all diesen Geschäftsprozess-Beispielen offensichtlich sind, liegt der wahre Wert einer BPM-Strategie in der Agilität. Mit einer BPM-Plattform lassen sich Prozesse modellieren, umwandeln und optimieren. Dadurch sind Unternehmen besser in der Lage, schnell auf sich verändernde Geschäftsabläufe zu reagieren.