Neuf exemples de gestion des processus métier : découvrez le BPM moderne en action

À court terme, les organisations peuvent utiliser le BPM pour réduire les coûts et améliorer l’efficacité, ce qui peut conduire à une augmentation des revenus et à une croissance plus rapide. À long terme, une pratique solide de BPM permet aux organisations de créer et maintenir un avantage concurrentiel en améliorant leur agilité.

Pour expliquer plus en détail cette méthodologie, examinons neuf exemples réels de BPM en action, allant de cas d’usage spécifiques à l’industrie à des processus que l’on peut trouver n’importe où.

Problématique métier : Une des plus grandes entreprises d’assurance vie et de services financiers au monde avait besoin d’une solution plus rationalisée pour traiter des milliers de demandes marketing complexes relatives à la conception créative, à la communication, à l’impression, au contenu Web et à la promotion des ventes.

Étapes du processus : l’organisation a créé une application personnalisée sur une plateforme BPM qui permet aux employés de créer et acheminer des demandes marketing, le tout dans un seul et même espace. Grâce à la plateforme, chaque service peut consulter l’état des demandes ; il existe désormais une norme pour les demandes de créations, qui simplifie l’ensemble du processus.

Avantages du BPM :

• Lieu centralisé où tout le monde peut consulter les demandes et y donner suite.
• Traitement plus rapide des demandes.
• Facilité de communication des progrès accomplis.

Problématique métier : une compagnie d’assurance internationale avait rassemblé plusieurs outils informatiques au fil des ans pour créer un système de gestion des sinistres. Mais cela nécessitait de nombreuses saisies manuelles de données, souvent dupliquées dans des applications logicielles. L’extraction d’informations pour les demandes générales et les rapports normalisés était un défi, et en raison de l’approche de développement cloisonnée, les coûts de maintenance étaient élevés.

Étapes du processus : ils ont opté pour une solution de gestion des processus métier afin de gérer les demandes informatiques de services d’application, la création, le suivi et l’approbation des réclamations. Ils ont utilisé la plateforme de data fabric pour connecter plusieurs systèmes existants afin d’avoir une vue unique des données dans leur nouvelle application.

Avantages du BPM :

• Réduction de la saisie manuelle des données.
• Fourniture d’un mécanisme de rapport en temps réel et en libre-service.
• Visibilité totale du processus avec un audit et une traçabilité faciles.

Problématique métier : une grande organisation souhaitait automatiser et accélérer l’onboarding des employés et s’assurer qu’aucune étape essentielle n’était négligée.

Étapes du processus : ils ont utilisé le BPM pour gérer le cycle de vie complet du recrutement, de l’admission du candidat à l’offre. L’application utilise l’automatisation pour faciliter un transfert en douceur entre les équipes, en déclenchant des tâches telles que l’approvisionnement informatique nécessaire, la fourniture de documents pour les nouveaux employés et l’alerte du service financier pour le traitement des avantages sociaux. Ils utilisent l’automatisation des processus robotisés (RPA) pour saisir les données relatives aux nouveaux employés dans le système ERP, car celui-ci ne dispose pas d’une API existante.

Avantages du BPM :

• Réduction des tâches répétitives et des efforts requis pour traiter les nouvelles embauches.
• Rendre les étapes d’onboarding applicables.
• Permettre aux employés de devenir rapidement des membres d’équipe autonomes et productifs.

Problématique métier : Dans cette organisation, un chef de projet devait gérer des projets au sein de plusieurs équipes. Ils ont constaté qu’il était de plus en plus inefficace de gérer manuellement des tâches telles que l’allocation des ressources en fonction de leur disponibilité, l’attribution des tâches, le contrôle de l’exécution, le suivi et le compte rendu des progrès accomplis et la prévision des tendances futures.

Étapes du processus : L’organisation a créé une application basée sur le BPM pour la gestion de projets. Voici comment fonctionne l’application : le chef de projet choisit parmi un ensemble prédéfini de workflows, puis affecte une équipe au travail, ce qui déclenche automatiquement une série de tâches définies par le workflow du projet. Les mises à l’échelle, les dépendances et les flux d’exception contrôlent le comportement de ces tâches de manière granulaire. Pour les projets critiques, les gestionnaires de projet et l’équipe de direction sont informés automatiquement de tout retard ou goulot d’étranglement dans l’exécution d’une tâche. Un suivi des états permet également d’actualiser chaque jour les états des différents projets. Il en résulte des rapports d’état détaillés et à jour sur les projets qui sont ensuite rassemblés pour les intégrer à des tableaux de bord partagés.

Avantages du BPM :

• Réduction des délais et des coûts associés à la gestion de projet.
• Transforme le projet en un environnement intelligent et dynamique qui permet d’exécuter les tâches, de suivre leur avancement par rapport aux étapes prévues, de fournir des rapports de synthèse aux cadres, d’identifier les goulots d’étranglement et d’offrir une certaine visibilité aux tiers.

Problématique métier : Une grande société immobilière gérant des milliers de propriétés à travers le monde souhaitait réduire les taux d’erreur et conserver une piste d’audit dématérialisée dans le cadre de leur processus de gestion des contrats.

Étapes du processus : ils ont choisi de créer une application personnalisée sur une plateforme BPM pour automatiser le processus de gestion des contrats. Les contrats sont désormais conservés au sein d’un espace de travail collaboratif, pour que la direction et les employés de leurs filiales puissent également y accéder. Ils ont utilisé des connecteurs no-code et low-code à intégrer à leurs applications pour le budget/les finances, la gestion de projet et la gestion des relations client.

Avantages du BPM :

• Vue centralisée des données commerciales intersystèmes.
• Meilleur niveau de visibilité en ce qui concerne leurs propriétés. Ils profitent donc d’une veille stratégique primordiale lorsqu’ils ajoutent de nouvelles propriétés ou gèrent des propriétés existantes.

Problématique métier : cette organisation avait besoin de renforcer son processus de gestion des risques et de conformité. Ils souhaitaient renforcer la confiance des investisseurs en améliorant l’exactitude et la fiabilité des informations publiées par les entreprises et en dissuadant des fraudes dans les entreprises et la comptabilité.

Étapes du processus : ils utilisent le BPM pour documenter les processus financiers sur la base de frameworks relatifs à notre secteur, attribuer des tests de contrôle, identifier les risques, reconnaître les problèmes et assurer leur suivi. Un processus distinct permet à l’équipe d’audit d’identifier les problèmes, d’assurer leur suivi et de les résoudre, alors qu’un autre lui permet de créer des enquêtes et des rapports concernant leurs résultats. En consolidant toutes les informations d’audit sur une interface unique web-based, le BPM leur permet de gérer efficacement les risques financiers et de garantir leur conformité.

Avantages du BPM :

• Réduction significative des délais et des coûts associés à la gestion des processus et des risques.
• Les rapports en temps réel fournissent une visibilité au niveau des problèmes à haut risque sur les tableaux de bord.
• Visibilité à 360 degrés dans un environnement centralisé.

Problématique métier : cette organisation gouvernementale souhaitait accroître son efficacité opérationnelle et réduire les coûts liés au procurement.

Étapes du processus : leur solution de procurement basée sur le BPM crée un « guichet unique » efficace et intégré pour leurs équipes de procurement. Ce système est une solution de bout en bout qui relie leurs opérations, leurs systèmes et leur personnel de procurement au sein d’un même framework d’approvisionnement collaboratif et axé sur les processus. Il permet à toutes les parties prenantes de disposer d’un système unique pour gérer toutes les activités avant, pendant et après l’attribution d’un marché. Bien que ce système normalise l’utilisation de bonnes pratiques en matière de procurement, il est basé sur des processus, ce qui leur donne la flexibilité nécessaire pour s’adapter facilement à la constante évolution de leurs besoins.

Avantages du BPM :

• Mise en œuvre efficace de la conformité à la politique.
• Réduction des temps de cycle d’acquisition.
• Économies sur les coûts d’acquisition.

Problématique métier : un grand distributeur possédant des milliers de magasins dans plus de 60 pays assurait auparavant le suivi des nouveaux contrats de location, du début à la fin, à l’aide de différents outils cloisonnés, ce qui nécessitait une main-d’œuvre importante. Il souhaitait consolider ce processus afin d’en améliorer la visibilité et l’efficacité.

Étapes du processus : à l’aide du BPM, ils ont créé un système de gestion des workflows permettant d’éliminer les outils antérieurs. Ainsi, ils utilisent désormais une seule plateforme consolidée pour gérer les contrats de location et les accords concernant les magasins. De plus, ils disposent maintenant d’une application contenant des flux de données en direct qui proviennent d’autres systèmes hébergeant les enregistrements, les baux et les données financières de l’entrepôt de données.

Avantages du BPM :

• Économies de centaines de milliers de dollars en respectant les dates critiques pour les négociations des contrats de location.
• Meilleur suivi des performances de l’équipe de négociation grâce à une visibilité accrue.

Problématique métier : Afin d’offrir un meilleur service clientèle, un fournisseur d’équipements et de services dans les secteurs du pétrole, du gaz et des produits chimiques avait besoin de centraliser l’historique complet des réparations de pièces. Il devait regrouper les images, les feuilles de calcul et les systèmes existants en un seul endroit facile d’accès.

Étapes du processus : ils ont créé une application sur une plateforme BPM et leurs employés peuvent accéder à cette nouvelle solution front-end depuis des appareils mobiles, où qu’ils se trouvent. Celle-ci leur permet de suivre les demandes de service reçues, de documenter l’état d’avancement, d’entrer le coût du service et de confirmer que les factures ont été payées.

Avantages du BPM :

• Amélioration de la collaboration entre les différents services, et donc de l’expérience client.
• Il leur permet de gérer plus de choses en moins de temps grâce à des cycles de service plus efficaces.

Si les avantages de la rapidité et de l’efficacité du BPM sont évidents dans tous ces exemples de BPM, la véritable valeur d’une stratégie BPM est l’agilité. Une plateforme BPM permet de modéliser, de transformer et d’optimiser les processus, ce qui permet aux organisations de passer à la vitesse supérieure et de s’adapter à l’évolution de l’environnement commercial.