Nove esempi di Business Process Management: scopri il BPM moderno in pratica

A breve termine, le organizzazioni possono utilizzare il BPM per ridurre i costi e migliorare l'efficienza, con conseguente possibile incremento dei ricavi e crescita più rapida. A lungo termine, una solida prassi di BPM aiuta le organizzazioni a creare e mantenere un vantaggio competitivo attraverso un miglioramento dell’agilità.

Per spiegare meglio questa metodologia, esaminiamo nove esempi pratici di BPM, che vanno da casi d'uso specifici di un settore a processi presenti ovunque.

Il problema dell’azienda: ad una delle più grandi società di assicurazione sulla vita e di servizi finanziari a livello mondiale serve un modo più semplice per gestire migliaia di richieste di marketing complesse relative a progetti creativi, comunicazioni, articoli, contenuti web e supporto alla vendita.

Le fasi del processo: l’organizzazione ha sviluppato un’applicazione personalizzata su una piattaforma di BPM con cui i dipendenti creano e inviano le richieste di marketing da un unico luogo. Grazie alla piattaforma, ogni reparto può visualizzare lo stato delle richieste e ora dispone di uno standard per le richieste creative, ottimizzando così l’intero processo.

Vantaggi del BPM:

• Posizione centralizzata per tutti per la visualizzazione e l’elaborazione delle richieste
• Preparazione più rapida delle richieste
• Facilità di rendicontazione sui progressi compiuti

Il problema dell’azienda: nel corso degli anni, una compagnia assicurativa globale aveva collegato diversi strumenti informatici al fine di creare un sistema per la gestione dei sinistri. Tuttavia, era necessario inserire manualmente un grande numero di dati, spesso ridondanti, in tutte le applicazioni software. L'estrazione delle informazioni per le richieste generali e per la reportistica standardizzata era complicata e, a causa dell'approccio di sviluppo a compartimenti stagni, i costi di manutenzione erano elevati.

Le fasi del processo: hanno optato per un software per la gestione dei processi aziendali per gestire le richieste IT di servizi applicativi, per la creazione di richieste di risarcimento e per il monitoraggio e l’approvazione delle stesse. Hanno utilizzato la piattaforma data fabric per collegare molteplici sistemi legacy così da avere un'unica visualizzazione dei dati nella nuova applicazione.

Vantaggi del BPM:

• Riduzione dell'inserimento manuale dei dati
• Presenza di un meccanismo di rendicontazione in tempo reale e auto-gestito
• Capacità di avere piena visibilità sui processi con facilità di controllo e tracciabilità

Il problema dell’azienda: una grande organizzazione voleva automatizzare e accelerare l'onboarding dei dipendenti e garantire che nessun passaggio fondamentale venisse saltato.

Le fasi del processo: hanno utilizzato il BPM per gestire l'intero ciclo di reclutamento, dall’ingresso dei candidati fino all'offerta. L'applicazione utilizza l'automazione per una trasmissione più fluida delle attività tra i team, avviando compiti come l’inizio dell’approvvigionamento IT necessario, la consegna dei documenti per le nuove assunzioni e l'avviso all’ufficio finanziario per l'elaborazione dei benefit. Utilizzano la robotic process automation (RPA) per inserire i dati relativi ai nuovi assunti nel sistema ERP, in quanto non dispone di un'API.

Vantaggi del BPM:

• Riduzione delle attività ripetitive e dell’impegno necessari per elaborare le nuove assunzioni
• Capacità di rendere esecutive le fasi di onboarding
• Permette ai dipendenti di diventare rapidamente membri autosufficienti e produttivi del team

Il problema dell’azienda: un project manager di questa organizzazione doveva gestire progetti all’interno di diversi team. Trovava sempre più inefficiente gestire manualmente attività come l'allocazione delle risorse in base alla disponibilità, l'assegnazione dei compiti, il controllo dell'esecuzione, il monitoraggio, la rendicontazione dei progressi e la previsione delle tendenze future.

Le fasi del processo: l'organizzazione ha creato un'applicazione basata sul BPM per la gestione dei progetti. Ecco come funziona l'app: il project manager sceglie da una serie preimpostata di flussi di lavoro, quindi assegna un team al lavoro, innescando in tal modo automaticamente una serie di attività definite dal flusso di lavoro del progetto. L'andamento delle attività viene controllato nel dettaglio dai flussi di escalation, dipendenze ed eccezioni. Per i progetti critici, i project manager ed il team di gestione esecutiva vengono avvisati automaticamente di eventuali ritardi o rallentamenti di un’attività. Un sottoprocesso di rilevamento aggiorna quotidianamente lo stato di tutti i progetti. In questo modo, vengono generati dei report dettagliati e aggiornati che vengono poi aggregati e resi disponibili su dashboard condivise.

Vantaggi del BPM:

• Riduce i tempi ed i costi associati alla gestione dei progetti
• Trasforma il progetto in un ambiente intelligente e dinamico, che assegna compiti, traccia i progressi in base a tappe prestabilite, elabora report per i dirigenti, identifica criticità e fornisce visibilità a terze parti

Il problema dell’azienda: una grande società immobiliare che gestisce migliaia di proprietà a livello mondiale desiderava ridurre le percentuali di errore e implementare un audit trail all’interno del processo di gestione dei contratti.

Le fasi del processo: hanno deciso di sviluppare un'applicazione personalizzata su una piattaforma di BPM per automatizzare il processo di gestione dei contratti. Ora i contratti sono conservati in un'unica area di lavoro collaborativa, accessibile da dirigenti e dipendenti delle filiali. Hanno effettuato l’integrazione con le loro applicazioni aziendali dedicate alla gestione del budget e finanza, dei progetti e delle relazioni con i clienti usando connettori no-code e low-code.

Vantaggi del BPM:

• Visione centralizzata dei dati aziendali provenienti da diversi sistemi
• Aumento del livello di visibilità sulle loro proprietà, ottenendo informazioni fondamentali quando si tratta di inserire nuove proprietà e di gestire quelle esistenti

Il problema dell’azienda: questa organizzazione aveva bisogno di rafforzare il proprio processo di gestione della conformità alle norme e del rischio. L'obiettivo era quello di rafforzare la fiducia degli investitori migliorando l'accuratezza e l'affidabilità delle informazioni societarie e scoraggiando le frodi aziendali e contabili.

Le fasi del processo: utilizzano il BPM per documentare i processi finanziari in conformità con le infrastrutture del settore, assegnare test di controllo, identificare i rischi, sollevare e monitorare i problemi. Un processo separato consente al team di audit di sollevare, monitorare e correggere i problemi, mentre un ulteriore processo permette di creare questionari e riferire sui risultati. Riunendo le informazioni di tutti gli audit in un'unica interfaccia basata sul web, il BPM ha permesso di gestire in modo efficiente i rischi finanziari e garantire la compliance normativa.

Vantaggi del BPM:

• Riduzione significativa dei tempi e dei costi legati alla gestione di rischi e processi
• Creazione di report in tempo reale per offrire una visione chiara delle problematiche ad alto rischio sulle dashboard
• Visibilità completa in un unico ambiente centralizzato

Il problema dell’azienda: questa organizzazione della pubblica amministrazione desiderava incrementare l'efficienza operativa e ridurre i costi di procurement.

Le fasi del processo: la loro soluzione di procurement basata sul BPM costituisce un efficiente sportello unico su cui possono operare i loro team del reparto procurement. Il sistema è una soluzione completa, che riunisce le loro operazioni di procurement, i sistemi e il personale in un’infrastruttura orientata alla collaborazione ed al processo. Offre a tutte le parti interessate un sistema unico su cui gestire tutte le attività di pre-aggiudicazione, aggiudicazione e post-aggiudicazione. Il sistema standardizza l'implementazione delle migliori prassi di procurement, ma, essendo basato sui processi, è facilmente adattabile al mutare delle esigenze.

Vantaggi del BPM:

• Efficace realizzazione della conformità alle politiche
• Riduzione dei tempi di acquisizione
• Risparmio sui costi di acquisizione

Il problema dell’azienda: in passato, un retailer importante, con migliaia di negozi in oltre 60 Paesi, gestiva le nuove operazioni di leasing, dall’avvio alla loro attuazione, attraverso una serie di strumenti diversi e frammentati, che richiedevano una grande quantità di forza lavoro. Desiderava consolidare questo processo per migliorarne la visibilità e renderlo più efficiente.

Le fasi del processo: usando il BPM, hanno dato vita a un sistema di flussi di lavoro che ha eliminato la necessità di ricorrere agli strumenti precedenti, fornendo un'unica piattaforma in cui gestire contratti e locazioni dei punti vendita. Inoltre, ora dispongono di un'applicazione che contiene feed di dati sempre aggiornati provenienti da altri sistemi, in cui conservano record, contratti d'affitto e informazioni finanziarie sui punti vendita dal data warehouse.

Vantaggi del BPM:

• Risparmio di centinaia di migliaia di dollari rimanendo in linea con le date critiche per la negoziazione dei contratti di locazione
• Capacità di monitorare meglio le prestazioni del team di negoziazione grazie a una maggiore visibilità

Il problema dell’azienda: per fornire un migliore servizio clienti, un fornitore di apparecchiature e servizi per i settori oil & gas e chimico aveva bisogno di conservare l’intera cronologia delle riparazioni dei componenti in un unico luogo centralizzato. Dovevano riunire immagini, fogli di calcolo e sistemi legacy in un unico ambiente a cui fosse semplice accedere.

Le fasi del processo: grazie a una piattaforma di BPM, hanno creato un'applicazione che fungesse da soluzione front-end per i dipendenti e accessibile ovunque da dispositivi mobili. Grazie a questa nuova soluzione, hanno potuto seguire le richieste di assistenza in entrata, documentarne lo stato, inserire i relativi costi e confermare il pagamento delle fatture.

Vantaggi del BPM:

• Aumento della collaborazione tra i vari reparti, migliorando la customer experience
• Possibilità di gestire più cose in minor tempo con cicli di assistenza più efficienti

Questi esempi evidenziano i vantaggi del BPM in termini di velocità ed efficienza, ma il vero valore di una strategia basata su BPM è l’agilità. Una piattaforma di BPM fornisce la possibilità di plasmare, trasformare e ottimizzare i processi, dotando le organizzazioni di una migliore capacità di adattamento e di rispondere a un ambiente aziendale in continua evoluzione.