9 ejemplos de gestión de procesos empresariales para la eficiencia operativa

A corto plazo, las empresas pueden utilizar la BPM para reducir costes y mejorar la eficiencia, lo que puede generar más ingresos y un crecimiento más rápido. A largo plazo, una práctica sólida de BPM ayuda a las organizaciones a crear y mantener una ventaja competitiva mejorando su agilidad.

Para explicar mejor esta metodología, veamos nueve ejemplos reales de procesos empresariales en acción, que van desde casos de uso específicos de un sector hasta procesos que se pueden encontrar en cualquier parte.

Problema empresarial: Veamos este ejemplo de gestión de procesos empresariales: una de las mayores empresas de seguros de vida y servicios financieros del mundo necesitaba una forma más ágil de gestionar miles de complejas solicitudes de marketing para diseño creativo, comunicaciones, piezas impresas, contenido web y soporte de ventas.

Pasos del proceso: La organización creó una aplicación personalizada en una plataforma BPM que permitía a los empleados crear y enviar solicitudes de marketing desde un único lugar. Con la plataforma, todos los departamentos pueden ver el estado de las solicitudes, y ahora hay un estándar para las solicitudes creativas que simplifica todo el proceso.

Ventajas de la BPM:

• Ubicación centralizada para que todos puedan ver y actuar sobre las solicitudes.
• Cumplimiento más rápido de las solicitudes.
• Facilidad para informar sobre el progreso.

Problema empresarial: A lo largo de los años, una aseguradora internacional había ido combinando varias herramientas informáticas para crear un sistema de gestión de reclamaciones. Sin embargo, requería mucha introducción manual de datos, a menudo duplicados en distintas aplicaciones de software. Extraer información para consultas generales e informes estandarizados era un reto y, debido al enfoque de desarrollo en silos, los costes de mantenimiento eran elevados.

Pasos del proceso: Se decidieron por un software de gestión de procesos empresariales para gestionar las solicitudes de TI de servicios de aplicación, creación de reclamaciones y seguimiento y aprobación de reclamaciones. Utilizaron el data fabric de la plataforma para conectar varios sistemas heredados y tener una visión única de los datos en su nueva aplicación.

Ventajas de la BPM:

• Reducción de la introducción manual de datos.
• Proporcionó un mecanismo de generación de informes de autoservicio en tiempo real.
• Proporcionó una visibilidad completa del proceso con auditoría y trazabilidad sencillas.

Problema empresarial: Otro ejemplo de gestión de procesos empresariales: una gran organización quería automatizar y acelerar la incorporación de empleados y garantizar que no se perdiera ningún paso crucial.

Pasos del proceso: Utilizaron la BPM para gestionar el ciclo de vida completo de la contratación, desde la admisión del candidato hasta la oferta. La aplicación utiliza la automatización para facilitar un traspaso fluido entre equipos, desencadenando tareas como iniciar el aprovisionamiento de TI necesario, entregar la documentación de los nuevos empleados y alertar a finanzas para el procesamiento de prestaciones. Utilizan la automatización robótica de procesos (RPA) para introducir los datos de las nuevas contrataciones en el sistema ERP porque no dispone de una API.

Ventajas de la BPM:

• Reducción de las tareas repetitivas y del esfuerzo necesario para procesar las nuevas contrataciones.
• Hizo que los pasos de incorporación fueran obligatorios.
• Permitió que los empleados se convirtieran rápidamente en miembros del equipo autosuficientes y productivos.

Problema empresarial: Un gestor de proyectos de esta organización tenía que gestionar proyectos de varios equipos. Cada vez les resultaba más ineficaz gestionar manualmente tareas como la asignación de recursos en función de la disponibilidad, la asignación de tareas, el control de la ejecución, el seguimiento de los avances y la elaboración de informes al respecto, así como la previsión de tendencias futuras.

Pasos del proceso: La organización creó una aplicación basada en BPM para la gestión de proyectos. La aplicación funciona así: el gestor de proyectos elige entre un conjunto predefinido de workflows y, a continuación, asigna un equipo al trabajo, lo que desencadena automáticamente una serie de tareas definidas por el workflow del proyecto. Las transferencias a superiores, las dependencias y los flujos de excepciones controlan el comportamiento de estas tareas con un gran nivel de precisión. En el caso de los proyectos críticos, se notifica automáticamente a los jefes de proyecto y al equipo directivo cualquier retraso o atasco en una tarea. Un seguimiento de estado actualiza el estado de todos los proyectos cada día. Esto da lugar a informes detallados y actualizados del estado de un proyecto, que se combinan y muestran en paneles de control.

Ventajas de la BPM:

• Reducción del tiempo y los costes asociados a la gestión de proyectos.
• Convierte el proyecto en un entorno inteligente y dinámico que entrega tareas, hace un seguimiento del progreso respecto a hitos, facilita informes acumulados a los ejecutivos, identifica cuellos de botella y da visibilidad a terceros.

Problema empresarial: Una gran empresa inmobiliaria que gestiona miles de propiedades en todo el mundo quería reducir los índices de error y proporcionar un registro de auditoría sin papel como parte de su proceso de gestión de contratos.

Pasos del proceso: Decidieron crear una aplicación a medida en una plataforma de BPM para automatizar el proceso de gestión de contratos. Ahora, los contratos se almacenan en un lugar de trabajo colaborativo al que pueden acceder los gerentes y los empleados de sus filiales. Utilizaron conectores no-code y low-code para la integración con sus aplicaciones empresariales de presupuestos/finanzas, gestión de proyectos y gestión de relaciones con los clientes.

Ventajas de la BPM:

• Vista centralizada de los datos empresariales de todos los sistemas.
• Mayor nivel de visibilidad de sus propiedades, lo que proporciona inteligencia empresarial clave a la hora de incorporar nuevas propiedades y gestionar las existentes.

Problema empresarial: Esta organización necesitaba reforzar su proceso de compliance y gestión de riesgos. Querían reforzar la confianza de los inversores mejorando la precisión y fiabilidad de la información corporativa y tratando de evitar el fraude corporativo y contable.

Pasos del proceso: Usan la BPM para documentar procesos financieros según marcos de trabajo específicos de cada sector, asignar pruebas de control, identificar los riesgos y abrir y monitorizar las incidencias. Un proceso independiente permite al equipo de auditoría abrir, seguir y solucionar las incidencias, mientras que otro hace posible crear encuestas e informar de los resultados. Al consolidar toda la información de auditorías en una interfaz única basada en la web, la BPM les permite gestionar de manera eficaz el riesgo financiero y asegurar el compliance.

Ventajas de la BPM:

• Reducción significativa del tiempo y los costes asociados a la gestión de los procesos y del riesgo.
• Los informes en tiempo real aportan visibilidad de las incidencias de alto riesgo en los paneles de control.
• Visibilidad de 360 grados en un entorno centralizado.

Problema empresarial: Esta organización gubernamental quería aumentar la eficacia operativa y reducir los costes relacionados con la contratación.

Pasos del proceso: Su solución de compras basada en BPM crea una “ventanilla única” eficiente e integrada para sus equipos de contratación. El sistema es una solución integral que conecta sus operaciones, sistemas y personal de contratación en un marco de trabajo colaborativo y basado en procesos. Ofrece a todas las partes interesadas un único sistema para gestionar todas las actividades previas, de adjudicación y posteriores a la adjudicación. Aunque el sistema estandariza el uso de prácticas recomendadas de BPM, está basado en procesos, lo que les da la flexibilidad para adaptarlo fácilmente y cumplir con sus requisitos cambiantes.

Ventajas de la BPM:

• Aplicación eficaz del cumplimiento de las políticas.
• Tiempos de ciclo de adquisición reducidos.
• Ahorro en costes de adquisición.

Problema empresarial: Veamos este ejemplo de gestión de procesos empresariales: un minorista líder con miles de tiendas en más de 60 países realizaba anteriormente el seguimiento de los nuevos contratos de arrendamiento desde el inicio hasta la ejecución a través de una variedad de herramientas diferentes y aisladas, lo que requería una gran cantidad de mano de obra. Querían consolidar ese proceso para mejorar la visibilidad y hacerlo más eficaz.

Pasos del proceso: Emplean la BPM para crear un sistema de flujo de trabajo que ha eliminado la necesidad de las herramientas anteriores, facilitando una única plataforma consolidada en la que gestionan los alquileres y contratos. Además, ahora tienen una aplicación que contiene datos en directo de otros sistemas que albergan registros de tiendas, alquileres e información financiera de su almacén de datos.

Ventajas de la BPM:

• Ahorro de cientos de miles de dólares gracias al seguimiento de las fechas críticas para las negociaciones de los contratos de arrendamiento.
• Mejor seguimiento del rendimiento del equipo de negociación gracias a una mayor visibilidad.

Problema empresarial: Con el fin de ofrecer un mejor servicio al cliente, un proveedor de equipos y servicios para los sectores del petróleo y el gas y el químico necesitaba almacenar el historial completo de reparación de piezas en una ubicación centralizada. Necesitaban reunir imágenes, hojas de cálculo y sistemas heredados en un único lugar de fácil acceso.

Pasos del proceso: Crearon una aplicación en una plataforma de gestión de procesos empresariales para servirles como solución front-end a la que sus empleados podían acceder desde cualquier sitio a través de sus dispositivos móviles. La nueva solución les permitió hacer un seguimiento de las solicitudes de servicio entrantes, documentar el estado, introducir el coste de servicio y confirmar que se habían pagado las facturas.

Ventajas de la BPM:

• Incremento en la colaboración entre múltiples departamentos, lo que ha permitido mejorar la experiencia del cliente.
• Les permite gestionar más en menos tiempo con ciclos de servicio más eficientes.

Si bien los beneficios de velocidad y eficiencia de BPM son evidentes en todos estos ejemplos de gestión de procesos empresariales, el valor real de una estrategia BPM es la agilidad. Una plataforma BPM proporciona las capacidades para modelar, transformar y optimizar procesos, equipando mejor a las organizaciones para cambiar de marcha y responder a un entorno empresarial cambiante.