I processi sono le fondamenta della tua organizzazione, gettano le basi per il funzionamento dell’azienda, dallo sviluppo del prodotto e del servizio clienti, al procurement e alle operazioni finanziarie, e tutto il resto. Anche il lavoro che non è formalmente definito in un processo è probabilmente parte di uno di essi.
Se hai provato a mappare o documentare un processo aziendale, probabilmente hai capito che non esiste un modo semplice per farlo,
perché i processi non sono statici e il lavoro che viene svolto è fluido. Le fasi del processo possono variare notevolmente a seconda del tipo di lavoro svolto, delle informazioni che vi transitano e del lavoratore, della tecnologia o del reparto che esegue l’attività. Per fortuna, l’orchestrazione dei processi aziendali può aiutare.
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Che cos’è l’orchestrazione dei processi aziendali?
L’orchestrazione dei processi aziendali, o orchestrazione dei processi, è un approccio gestionale che collega i tuoi flussi di lavoro, la tecnologia e le persone in processi automatizzati end-to-end. In sostanza, orchestrazione dei processi significa automatizzare e monitorare i flussi di lavoro per garantire che tutte le parti del processo funzionino correttamente.
Per sapere dove e quando applicare l’automazione e per identificare il giusto tipo di automazione da applicare, devi essere in grado di vedere l’intero flusso di lavoro dall’inizio alla fine. Ecco perché le piattaforme di automazione dei processi sono lo strumento preferito per questo lavoro. Ti danno la possibilità di mappare i tuoi processi, costruire flussi di lavoro, integrare i dati e l’automazione, misurare e monitorare le prestazioni e identificare le aree di miglioramento.
Ad esempio, un’organizzazione assicurativa potrebbe utilizzare l’orchestrazione dei processi per gestire il suo processo di sottoscrizione. La sottoscrizione si basa su un’ampia gamma di dati, tecnologia e lavoro di gruppo. Dalla ricezione di una richiesta, all’assegnazione a un sottoscrittore, alla valutazione del rischio e alla presentazione di un preventivo al potenziale cliente, il processo è complesso. L’orchestrazione dei processi aziendali può aiutare a gestire e collegare il processo di sottoscrizione dall’inizio alla fine. Un forte sforzo di orchestrazione dei processi ti fornirà una visione a 360 gradi del flusso di lavoro della gestione dei preventivi e una maggiore rapidità dell’intero processo, eliminando al contempo l’inserimento manuale dei dati con strumenti di automazione quali l’automazione robotica dei processi (RPA)), l’elaborazione intelligente dei documenti (IDP) e l’intelligenza artificiale (IA).
Quattro fasi per una corretta orchestrazione e automazione dei processi
L’automazione è una parte importante dell’orchestrazione dei processi, ma per essere efficace deve essere applicata al momento giusto, nel posto giusto e con gli strumenti giusti. Per raggiungere i tuoi obiettivi di orchestrazione, devi anche avere una visione completa dei tuoi processi “così come sono” e un modo per monitorarli nel tempo. Preparati al successo seguendo questi quattro passaggi chiave per un’efficace orchestrazione dei processi:
1. Inizia misurando il tuo processo “così com’è”
Il monitoraggio e la messa a punto dei flussi di lavoro con l’automazione sono possibili solo se si conosce l’effettivo svolgimento dei processi. Cercare di applicare un miglioramento o di risolvere un problema di processo senza conoscere la causa alla radice del problema è come cercare un ago in un pagliaio: probabilmente si sprecheranno molto tempo e risorse, si rimarrà bloccati o si scoprirà di aver cercato nel pagliaio completamente sbagliato.
Per avere un quadro chiaro di ciò che accade nei tuoi processi, cerca una piattaforma di automazione dei processi con capacità di process mining. Utilizzando i dati degli event log, il process mining può visualizzare accuratamente una rappresentazione visiva del tuo processo. Può anche condurre una root cause analysis delle cause profonde per identificare i colli di bottiglia e le inefficienze e fornire suggerimenti sul motivo di questi problemi. Per assicurarsi che i tuoi processi continuino a funzionare senza intoppi, il process mining dispone di funzionalità di monitoraggio che misurano i cali di prestazioni nel tempo utilizzando dashboard e key performance indicator (KPI).
2. Dai priorità all’architettura dei dati
I tuoi team si affidano ai dati per portare a termine le loro attività. Tuttavia, questi dati sono spesso sparsi in diversi reparti e sistemi, rallentando i flussi di lavoro. Senza dati connessi, accessibili e sicuri, non sarai in grado di orchestrare efficacemente i tuoi processi aziendali.
Una piattaforma di automazione dei processi con un data fabric può essere d’aiuto. Il data fabric unifica i dati provenienti da più sistemi, senza bisogno di codifiche complesse o di una manutenzione costosa; fornisce un accesso sicuro e semplice ai dati aziendali e offre una visione a 360 gradi dell’organizzazione.
3. Utilizza gli strumenti giusti per il lavoro giusto
Hyperautomation-L’utilizzo di una combinazione di tecnologie di automazione per ottimizzare processi aziendali complessi sta diventando l’approccio preferito dalle organizzazioni che vogliono ottenere un valore reale dall’automazione. Questo perché le soluzioni di automazione estemporanee spesso non riescono ad avere un impatto significativo sui processi.
Le piattaforme di automazione dei processi ti forniscono una serie completa di strumenti per gestire ogni fase di un processo, dall’orchestrazione dei flussi di lavoro che ti permette di costruire processi complessi end-to-end con un’interfaccia visiva low-code, alle funzionalità di automazione native come IDP, RPA e regole di business che ti forniscono lo strumento giusto per automatizzare qualsiasi processo. L’automazione e l’intelligenza artificiale creano una partnership tra macchine e persone, consentendo ai dipendenti di ridurre il lavoro manuale ripetitivo e ai clienti di beneficiare di un servizio più rapido e senza problemi.
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4. Collega persone, processi e sistemi
L’efficienza dei processi ha un grande valore monetario per la tua azienda, ma non perdere di vista il principale motore dell’automazione dei processi: creare esperienze migliori per tutti gli utenti. Molti processi prevedono la collaborazione tra dipendenti, partner e clienti. È importante che questi stakeholder siano integrati nei tuoi flussi di lavoro interni, anziché metterli in secondo piano.
Le piattaforme di automazione possono essere d’aiuto collegando persone, processi e sistemi in un’unica total experience. Considera il ruolo degli strumenti come i portali web che consentono agli utenti esterni di inviare e accedere alle informazioni in modo sicuro senza richiedere il log-in. I siti interni di facile utilizzo consentono al personale di registrare e accedere rapidamente alle informazioni che permettono di svolgere il proprio lavoro. Inoltre, le applicazioni mobili consentono ai tuoi dipendenti di lavorare da qualsiasi luogo, semplificando i processi che avvengono sul campo e in viaggio. Le possibilità di una total experience sono infinite e le migliori piattaforme di automazione non solo supportano queste soluzioni, ma le offrono insieme su un’unica piattaforma connessa.
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