Prozesse sind das Fundament Ihres Unternehmens. Sie bilden die Grundlage für die Arbeitsweise Ihres Unternehmens, von der Produktentwicklung und dem Kundendienst bis hin zur Beschaffung und den finanziellen Abläufen – und alles dazwischen. Selbst Arbeiten, die nicht formell in einem Prozess definiert sind, gehören wahrscheinlich zu einem Prozess.

Wenn Sie jemals versucht haben, einen Geschäftsprozess abzubilden oder zu dokumentieren, haben Sie wahrscheinlich gelernt, dass es dafür keine einfache Methode gibt.

Das liegt daran, dass Prozesse nicht statisch sind. Und auch die Arbeit, die sich auf sie auswirkt, wandelt sich. Die Schritte in Ihrem Prozess können sehr unterschiedlich sein, je nach der Art der Arbeit, die erledigt wird, den Informationen, die einfließen, und den Mitarbeitern, Technologien oder Abteilungen, die die Aufgabe ausführen. Hier kann Business Process Orchestration helfen.

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Business Process Orchestration oder Prozessorchestrierung ist ein Managementansatz, der Ihre Arbeitsabläufe, Technologie und Mitarbeiter in durchgängigen automatisierten Prozessen verbindet. Im Kern steht die Prozessorchestrierung für die Automatisierung und Überwachung Ihrer Arbeitsabläufe, um sicherzustellen, dass alle Abschnitte Ihres Prozesses reibungslos ablaufen.

Um zu wissen, wo und wann Automatisierung eingesetzt werden sollte – und um die richtige Art der Automatisierung zu identifizieren – müssen Sie in der Lage sein, Ihren gesamten Arbeitsablauf von Anfang bis Ende zu betrachten. Deshalb sind Prozessautomatisierungsplattformen das bevorzugte Werkzeug für diese Aufgabe. Sie geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre Prozesse abzubilden, Arbeitsabläufe zu erstellen, Daten und Automatisierung zu integrieren, Leistung zu messen und zu überwachen und Bereiche mit Verbesserungsbedarf zu identifizieren.

Ein Versicherungsunternehmen könnte beispielsweise die Prozessorchestrierung für die Verwaltung seines Underwriting-Prozesses nutzen. Underwriting stützt sich auf eine Vielzahl an Daten und Technologien sowie Teamarbeit. Vom Erhalten einer Anfrage bis zur Zuweisung an einen Underwriter, von der Risikobewertung hin zur Unterbreitung eines Angebots an einen potenziellen Kunden ist es ein komplexer Prozess. Die Orchestrierung von Geschäftsprozessen kann helfen, den Underwriting-Prozess von Anfang bis Ende zu verwalten und zu verbinden. Eine starke Prozessorchestrierung ermöglicht Ihnen eine 360-Grad-Ansicht des Angebotsmanagement-Workflows und einen insgesamt schnelleren Angebotsprozess. Gleichzeitig wird so die manuelle Dateneingabe dank Automatisierungstools wie robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)), intelligenter Dokumentenverarbeitung (IDP)und künstlicher Intelligenz (KI) eliminiert.

Die Automatisierung ist ein wichtiger Bestandteil der Prozessorchestrierung, aber um effektiv zu sein, muss sie zum richtigen Zeitpunkt angewendet werden, am richtigen Ort und mit den richtigen Werkzeugen. Und um Ihre Orchestrierungsziele zu erreichen, benötigen Sie auch einen vollständigen Überblick über Ihre derzeitigen Prozesse und eine Möglichkeit, diese im Laufe der Zeit zu überwachen. Richten Sie sich auf den Erfolg ein, indem Sie diese vier Schlüsselschritte für eine erfolgreiche Prozessorchestrierung befolgen:

Die Überwachung und Feinabstimmung Ihrer Arbeitsabläufe durch Automatisierung ist nur möglich, wenn Sie wissen, wie Ihre Prozesse tatsächlich ablaufen. Zu versuchen, eine Verbesserung durchzuführen oder ein Prozessproblem zu beheben, ohne die Ursache des Problems zu kennen, ist wie zu versuchen, eine Nadel im Heuhaufen zu finden: Sie werden wahrscheinlich viel Zeit und Ressourcen verschwenden, nicht weiterkommen oder herausfinden, dass Sie in einem völlig falschen Haufen gesucht haben.

Um ein klares Bild davon zu erhalten, was in Ihren Prozessen vor sich geht, suchen Sie nach einer Plattform für Prozessautomatisierung mit Kapazitäten für Process Mining. Mithilfe von Daten aus Ereignisprotokollen kann Process Mining eine genaue visuelle Darstellung Ihres Prozesses liefern. Auch eine automatisierte Ursachenanalyse ist möglich, um Engpässe und Ineffizienzen zu ermitteln und Vorschläge zu unterbreiten, warum diese Probleme auftreten. Und um sicherzustellen, dass Ihre Prozesse reibungslos ablaufen, verfügt Process Mining über Überwachungsfunktionen, mit denen Leistungsabfälle im Laufe der Zeit mithilfe von Dashboards und Leistungskennzahlen gemessen werden können.

Ihre Teams verlassen sich auf Daten, um Dinge zu erledigen. Diese Daten sind jedoch oft über verschiedene Abteilungen und Systeme verstreut, und das verlangsamt Ihre Arbeitsabläufe. Ohne vernetzte, zugängliche und sichere Daten können Sie Ihre Geschäftsprozesse nicht erfolgreich steuern.

Eine Prozessautomatisierungsplattform mit integrierter Data Fabric kann helfen. Data Fabric führt Daten aus mehreren Systemen zusammen, ohne komplexe Programmierung oder kostspielige Wartung. Es bietet einen sicheren und einfachen Zugriff auf Ihre Unternehmensdaten und liefert eine 360-Grad-Ansicht auf Ihr Unternehmen.

Hyperautomatisierung – eine Kombination von Automatisierungstechnologien zur Optimierung komplexer Geschäftsprozesse – wird zum bevorzugten Ansatz für Unternehmen, die einen echten Nutzen aus der Automatisierung ziehen wollen. Das liegt daran, dass einmalige Automatisierungslösungen oft keine sinnvollen Auswirkungen auf Prozesse haben.

Plattformen zur Prozessautomatisierung bieten Ihnen umfassende Tools zur Verwaltung aller Prozessschritte, von der Workflow-Orchestrierung, mit der Sie komplexe End-to-End-Prozesse in einer visuellen Low-Code-Oberfläche erstellen können, bis hin zu nativen Automatisierungsfunktionen wie IDP, RPA und Geschäftsregeln, die Ihnen das richtige Tool zur Automatisierung jedes Prozesses bieten. Automatisierung und künstliche Intelligenz schaffen eine Partnerschaft zwischen Maschinen und Menschen, die es Mitarbeitern ermöglicht, sich wiederholende, manuelle Arbeiten zu reduzieren, während die Kundschaft von einem schnelleren, reibungslosen Service profitiert.

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Prozesseffizienz hat einen hohen monetären Wert für Ihr Unternehmen, aber verlieren Sie nicht aus den Augen, was die Prozessautomatisierung primär antreibt: die Schaffung besserer Erfahrungen für alle Benutzer. Viele Prozesse stützen sich auf die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern, Partnern und Kunden. Es ist wichtig, dass diese Interessengruppen in Ihre internen Arbeitsabläufe integriert sind und nicht eher beiläufig berücksichtigt werden.

Automatisierungsplattformen können helfen, indem sie Menschen, Prozesse und Systeme in einer Gesamterfahrung vereinen. Überlegen Sie, welche Rolle Tools wie Webportale spielen, anhand derer externe Nutzer Informationen ganz ohne Anmeldung sicher übermitteln und abrufen können. Benutzerfreundliche interne Websites ermöglichen es Mitarbeitern, sich schnell anzumelden und auf Informationen zuzugreifen, die sie bei ihrer Arbeit unterstützen. Und dank mobiler Apps kann Ihre Belegschaft von überall aus arbeiten und so Prozesse optimieren, die im Außendienst und unterwegs stattfinden. Die Möglichkeiten für ein umfassendes Erlebnis sind endlos und die besten Automatisierungsplattformen unterstützen diese Lösungen nicht nur, sondern bieten sie zusammen auf einer einzigen, vernetzten Plattform an.

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