Los procesos son la base de su organización. Sientan las bases del funcionamiento de su empresa, desde el desarrollo de productos y la atención al cliente hasta las contrataciones y las operaciones financieras, y todo lo demás. Incluso el trabajo que no está formalmente definido en un proceso es probable que forme parte de uno.
Si alguna vez ha intentado planificar o documentar un proceso empresarial, probablemente se habrá dado cuenta de que no hay una forma sencilla de hacerlo.
Esto se debe a que los procesos no son estáticos. Y el trabajo que se realiza en ellos es fluido. Los pasos del proceso pueden variar drásticamente en función del tipo de trabajo que se realice, la información que pase por ellos y el trabajador, la tecnología o el departamento que ejecute la tarea. Por suerte, la orquestación de procesos empresariales puede ayudar.
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¿Qué es la orquestación de procesos de negocio?
La orquestación de procesos empresariales, u orquestación de procesos, es un enfoque de gestión que conecta sus workflows, tecnología y personas en procesos automatizados de extremo a extremo. En esencia, la orquestación de procesos significa automatizar y supervisar los workflows para garantizar que todas las partes del proceso funcionan correctamente.
Para saber dónde y cuándo aplicar la automatización —y para identificar el tipo adecuado de automatización que se debe aplicar— es necesario poder ver todo el workflow de principio a fin. Por eso las plataformas de automatización de procesos son la herramienta preferida para este trabajo. Le ofrecen la posibilidad de cartografiar sus procesos, crear workflows, integrar datos y automatización, medir y supervisar el rendimiento e identificar áreas de mejora.
Por ejemplo, una compañía de seguros puede utilizar la orquestación de procesos para gestionar su proceso de suscripción. La suscripción depende de una gran cantidad de datos, tecnología y trabajo en equipo. Desde la recepción de una consulta, su asignación a un suscriptor y la evaluación del riesgo hasta la entrega de un presupuesto al cliente potencial, el proceso es complejo. La orquestación de procesos empresariales puede ayudar a gestionar y conectar el proceso de suscripción de principio a fin. Un sólido esfuerzo de orquestación de procesos le proporcionará una visión de 360 grados del workflow de gestión de presupuestos y un proceso general de presupuestos más rápido, al tiempo que eliminará la introducción manual de datos con herramientas de automatización como la automatización robótica de procesos (RPA), el procesamiento inteligente de documentos (IDP) y la inteligencia artificial (IA).
4 pasos para el éxito de la orquestación y automatización de procesos
La automatización es una parte importante de la orquestación de procesos, pero para que sea eficaz debe aplicarse en el momento adecuado, en el lugar adecuado y con las herramientas adecuadas. Y para alcanzar sus objetivos de orquestación, también necesitará una visión completa de sus procesos actuales y una forma de supervisarlos a lo largo del tiempo. Prepárese para el éxito siguiendo estos cuatro pasos clave para orquestar con éxito los procesos:
1. Empiece por medir su proceso “tal cual”.
Supervisar y ajustar los workflows con la automatización solo es posible cuando se sabe cómo funcionan realmente los procesos. Intentar aplicar una mejora o solucionar un problema de proceso sin conocer la causa raíz del problema es como intentar encontrar una aguja en un pajar: probablemente perderá mucho tiempo y recursos, se atascará o descubrirá que ha estado buscando en el pajar equivocado.
Para obtener una imagen clara de lo que ocurre con sus procesos, busque una plataforma de automatización de procesos con capacidades de minería de procesos. Utilizando datos de registros de eventos, la minería de procesos puede mostrar con precisión una representación visual de su proceso. También puede realizar análisis automatizados de las causas profundas para identificar cuellos de botella e ineficiencias y ofrecer sugerencias sobre las causas de estos problemas. Y para asegurarse de que sus procesos siguen funcionando sin problemas, la minería de procesos dispone de funciones de supervisión que miden las caídas de rendimiento a lo largo del tiempo mediante cuadros de mando e indicadores clave de rendimiento.
2. Dar prioridad a la arquitectura de datos.
Sus equipos dependen de los datos para hacer las cosas. Pero estos datos suelen estar dispersos en diferentes departamentos y sistemas, lo que ralentiza sus workflows. Sin datos conectados, accesibles y seguros, no podrá orquestar con éxito sus procesos empresariales.
Una plataforma de automatización de procesos con un data fabric integrado puede ayudarle. El data fabric unifica los datos de varios sistemas sin codificación compleja ni mantenimiento costoso. Proporciona un acceso seguro y sencillo a los datos de su empresa y ofrece una visión de 360 grados de su organización.
3. Utilice las herramientas adecuadas para cada tarea.
La hiperautomatización, es decir, el uso de una combinación de tecnologías de automatización para optimizar procesos empresariales complejos, se está convirtiendo en el enfoque preferido de las organizaciones que desean obtener un valor real de la automatización. Esto se debe a que las soluciones de automatización aisladas no suelen tener un impacto significativo en los procesos.
Las plataformas de automatización de procesos le proporcionan un conjunto completo de herramientas para gestionar cada paso de un proceso, desde la orquestación de workflows que le permite crear procesos complejos e integrales en una interfaz visual de low-code hasta funciones de automatización nativas como IDP, RPA y reglas de negocio que le proporcionan la herramienta adecuada para automatizar cualquier proceso. La automatización y la IA crean una asociación entre máquinas y personas, lo que permite a los empleados reducir el trabajo manual repetitivo, y a los clientes, beneficiarse de un servicio más rápido y sin complicaciones.
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4. Conecte a sus empleados, procesos y sistemas.
La eficiencia de los procesos tiene un gran valor monetario para su empresa, pero no pierda de vista el mayor impulsor de la automatización de procesos: crear mejores experiencias para todos los usuarios. Muchos procesos incluyen la colaboración entre empleados, socios y clientes. Es importante mantener a estas partes interesadas integradas en sus workflows internos en lugar de tratarlas como algo secundario.
Las plataformas de automatización pueden ayudar conectando personas, procesos y sistemas en una experiencia total. Considere el papel de herramientas como los portales web que permiten a los usuarios externos enviar y acceder a la información de forma segura sin necesidad de iniciar sesión. Los sitios internos fáciles de usar permiten a los trabajadores registrarse y acceder rápidamente a la información que les ayuda a realizar su trabajo. Y las aplicaciones móviles permiten a sus empleados trabajar desde cualquier lugar, agilizando los procesos que tienen lugar en el campo y sobre la marcha. Las posibilidades de una experiencia total son infinitas, y las mejores plataformas de automatización no solo admiten estas soluciones, sino que las ofrecen juntas en una única plataforma conectada.
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