La minería de procesos es una herramienta de confianza para la mejora continua. Le ayuda a entender sus procesos de negocio tal y como son en realidad, le muestra todas las variantes y desviaciones, y proporciona explicaciones sugeridas de por qué se están produciendo problemas en los procesos.
Saber cómo funciona la minería de procesos es una cosa, pero ponerla en práctica es otra. ¿Cómo saber qué hace que un proceso sea un buen candidato para la minería? ¿Y cómo puede elaborar un caso de negocio para justificar la necesidad de minar un proceso?
La minería de procesos es útil en muchos casos, tanto si desea visualizar su proceso por primera vez como descubrir información más detallada para el compliance o la eficiencia, o determinar la causa de un presunto cuello de botella. Mientras sus procesos tengan datos que los respalden, habrá cosas nuevas que aprender y eficiencias que encontrar.
Para empezar o reforzar su caso para la minería de procesos, utilice esta lista de algunos de los casos de uso más comunes y tres ejemplos instructivos de la vida real de éxito de la minería de procesos.
[ Aprenda las prácticas recomendadas. Obtenga la Guía de minería de procesos para obtener consejos sobre la minería de procesos y optimización. ]
6 casos comunes de uso de la minería de procesos.
La minería de procesos está estrechamente vinculada a la mejora continua, que se originó en la fabricación de automóviles y desde entonces ha ganado popularidad en todas las industrias. Los casos de uso comunes para la minería de procesos incluyen:
- Finanzas y procesos de adquisición, tales como la gestión de pagos (procure-to-pay, P2P), la gestión de pedidos (order-to-cash, O2C) y cuentas por pagar/cobrar (AP/AR).
- Procesos de banca, servicios financieros y seguros, como la captación de clientes, la supervisión de riesgos y la detección de fraudes.
- Procesos del sector público, como gestión de calidad, contrataciones y administración fiscal.
- Procesos sanitarios y farmacéuticos, como la incorporación de pacientes, los ensayos clínicos y las derivaciones de médicos.
- Procesos de fabricación, como planificación de la producción, gestión de inventarios y mantenimiento de plantas.
- Procesos de gestión de servicios de TI, como incident management, migración de sistemas y solicitudes de cambio.
[ ¿Quiere saber más sobre la optimización de procesos bancarios y de seguros? Consiga las guías: Powering Seamless KYC Operations y Unlocking the Power of Connected Underwriting. ]
3 historias de éxito de la minería de procesos.
No todos los productos de minería de procesos son iguales. A menudo, las empresas que tienen más éxito con sus proyectos de minería de procesos son los que los implementan junto con otros métodos para la optimización de procesos de principio a fin, como los que se encuentran en una plataforma para la automatización de procesos.
Para obtener algunas ideas para su próximo proyecto, eche un vistazo a estas inspiradoras historias de éxito de minería de procesos de organizaciones reales que abordaron los desafíos críticos de los procesos.
1. Optimización de un proceso de crédito y refacturación.
TK Elevator (TKE) es un fabricante y proveedor mundial de ascensores, escaleras mecánicas y pasillos rodantes con más de 50 000 empleados y 24 000 técnicos de servicio que operan en más de 100 países. Actualmente, hay más de 18 millones de escaleras mecánicas y ascensores instalados en todo el mundo que mueven a más de mil millones de personas cada día. Y a medida que más personas se trasladan a las ciudades, la necesidad de ascensores y escaleras mecánicas —junto con la necesidad de servicio— está superando el número de técnicos para realizar el trabajo, lo que hace necesario dar prioridad a la optimización de procesos.
Como se ilustró durante su presentación en Appian World 2023, el Centro de Excelencia de TKE está muy centrado en la creación de procesos racionalizados. Pero antes de su compromiso de minería de procesos con Appian, rara vez examinaban sus procesos existentes para ver cómo lo estaban haciendo. El proceso de crédito y refacturación de TKE es complejo, con muchos puntos de contacto y un gran volumen de casos, lo que lo convirtió en una elección fácil para su primer proyecto.
Con Appian Process Mining, TKE descubrió que el proceso tiene muchas variantes —232 para ser exactos— y que el 60 % de sus casos correspondían a dos variantes. Al analizarlos, identificaron un paso de aprobación innecesario que añadía una media de 2 a 3,5 días a la duración total del ciclo. También descubrieron que el 10 % de todas las solicitudes acababan cancelándose por falta de información suficiente, algo que podía resolverse fácilmente añadiendo barandillas adicionales en determinados casos.
Con esta información, TKE dispone ahora de un plan de acción claro para mejorar el proceso de crédito y refacturación, con el potencial de ahorrar más de 2000 horas de gestión al año, aumentar la eficacia operativa y reducir la duración total del ciclo.
[ Más información sobre el proceso de automatización de TKE. Vea el vídeo de Appian World 2023. ]
2. Acelerar las mejoras en los procesos de servicios públicos.
Stadtwerke Bonn suministra gas, electricidad y agua a los residentes, con la misión de suministrar “energía justa y respetuosa con el clima” con un servicio al cliente excepcional.
Guiada por esa misión, la empresa se fijó el objetivo estratégico de reducir los costes operativos y mejorar la satisfacción del cliente, empezando por su proceso de cobro de contadores (M2C). Stadtwerke Bonn lanzó una iniciativa de minería de procesos con Appian para investigar con detalle sus flujos de trabajo M2C.
Gracias a la minería de procesos, Stadtwerke Bonn descubrió que aproximadamente el 75 % de sus comprobaciones de plausibilidad eran innecesarias, lo que suponía hasta 571 días laborables. Stadtwerke Bonn también identificó nuevas oportunidades de valor mediante la automatización de tareas manuales. ¿El resultado final? Flujos de trabajo más eficientes y automatización que ahorra tiempo, optimiza las operaciones, reduce los costes y aumenta la satisfacción del cliente.
[ Más información sobre el proyecto de minería de procesos de Statdtwerke Bonn. Lea la historia del cliente. ]
3. Mejora de la transparencia en los procesos sanitarios.
Alexianer es una organización sin ánimo de lucro que gestiona 27 hospitales, en los que se ofrecen todos los niveles de atención sanitaria. La asociación también incluye 44 residencias de ancianos y 27 900 empleados. Aunque la estructura organizativa se extiende por nueve regiones de Alemania, desde Aquisgrán hasta Sajonia-Anhalt, los servicios están siempre orientados a las personas in situ.
En las emergencias, los procesos eficientes son cruciales para una atención rápida, mientras que la transparencia de los procesos ofrece un valor añadido para la propia empresa. Alexianer necesitaba un proceso de facturación más eficaz y una forma de optimizar los procesos críticos de la sala de urgencias.
En un proyecto piloto de optimización de procesos basados en datos en operaciones hospitalarias, la empresa Alexianer GmbH demuestra la importancia de la transformación digital para la calidad de la atención a sus pacientes.
Con Appian Process Mining, han creado una base para optimizar los procesos críticos del hospital, lo que ha permitido mejorar la calidad de la atención a los pacientes, reducir en un 80 % el tiempo de espera entre el alta del paciente y la factura final y mejorar la comunicación entre departamentos.
“Los médicos, los pacientes y el personal de enfermería dan cada día lo mejor de sí mismos, pero nuestras secuencias de procesos siguen teniendo un importante potencial de optimización. Los datos lo demostraron: ya éramos buenos. Con Appian Process Mining nos volvimos aún mejores”.
– Gerrit Krause, jefe de la Unidad de Atención y Gestión de Procesos, Alexianer GmbH
[ Más información sobre el proyecto de minería de procesos de Alexianer. Lea el case study. ]
Comience con su proyecto de minería de procesos.
Los enfoques manuales de mejora de procesos pueden ser increíblemente lentos, ya que requieren observaciones, entrevistas, seguimiento manual del tiempo, y un montón de discusiones. Pero con la minería de procesos, puede visualizar automáticamente su proceso real basado en datos en cuestión de segundos.
Es fácil ver por qué las empresas están recurriendo a herramientas de minería de procesos para mejorar y optimizar los workflows críticos. Con un descubrimiento de procesos más rápido, un análisis de procesos automatizado y la capacidad de supervisar las mejoras de los procesos a lo largo del tiempo, las organizaciones que adoptan un enfoque digital para la optimización de procesos obtienen resultados más rápidamente, por lo que pueden hacer más con menos.
¿Desea asesoramiento experto? Obtenga la Guía de minería de procesos para obtener consejos sobre el éxito de la optimización de procesos.
