Il process mining è uno strumento affidabile per un miglioramento continuo. Ti aiuta a capire realmente i tuoi processi aziendali, mostra tutte le varianti e le deviazioni e suggerisce spiegazioni sulle cause dei problemi nei processi.
Conoscere il funzionamento del process mining è una cosa, metterlo in pratica è un’altra. Come si fa a sapere cosa rende un processo un buon candidato per il mining? E come si fa a costruire un caso aziendale che richieda il mining di un processo?
Il process mining è utile in molti scenari, sia che si voglia visualizzare il processo per la prima volta, sia che si vogliano scoprire informazioni più dettagliate per la conformità alle norme o l’efficienza, sia che si voglia determinare la causa di un collo di bottiglia sospetto. Finché i tuoi processi sono supportati da dati, ci saranno sempre nuove cose da imparare e nuove efficienze da trovare.
Per iniziare o per sostenere il tuo caso di process mining, utilizza questo elenco di alcuni dei casi d’uso più comuni e tre chiari esempi reali di esecuzione corretta del process mining.
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Sei casi d’uso comuni di process mining
Il process mining è strettamente legato al miglioramento continuo, che ha avuto origine nella produzione di automobili e da allora si è diffuso in tutti i settori industriali. I casi d’uso comuni per il process mining includono:
- Processi finanziari e di procurement, come il procure-to-pay (P2P), l’order-to-cash (O2C) e la contabilità fornitori/ricevitori (AP/AR).
- Servizi bancari, finanziari e processi assicurativi, come ad esempio l’onboarding del cliente, il monitoraggio del rischio e l’individuazione delle frodi.
- Processi del settore pubblico, come la gestione della qualità, il procurement e l’amministrazione fiscale.
- Processi sanitari e farmaceutici, come l’onboarding dei pazienti, i test clinici e i referenti dei medici.
- Processi di manufacturing, come la pianificazione della produzione, la gestione delle scorte e la manutenzione degli impianti.
- Processi di gestione dei servizi IT, come la gestione degli incidenti, la migrazione del sistema e le richieste di modifica.
[ Vuoi saperne di più sull’ottimizzazione dei processi bancari e assicurativi? Ottieni le guide: Potenziare le operazioni KYC trasparenti e Sblocca la potenza di Appian Connected Underwriting. ]
Tre storie di successo nel process mining
Non tutti i prodotti di process mining sono creati nella stessa maniera. Spesso, le aziende che hanno più successo con i loro progetti di process mining sono quelle che li implementano insieme ad altri metodi per l’ottimizzazione dei processi end-to-end, come quelli che si trovano in una piattaforma per l’automazione dei processi.
Per avere qualche idea per il tuo prossimo progetto, dai un’occhiata a queste interessanti storie di successo sul process mining di organizzazioni reali che hanno affrontato sfide critiche sui processi.
1. Ottimizzazione di un processo di credito e di riaddebito.
TK Elevator (TKE) è un produttore e manutentore globale di ascensori, scale mobili e tappeti mobili con oltre 50.000 dipendenti e 24.000 tecnici di assistenza che operano in più di 100 Paesi. Attualmente, in tutto il mondo sono installati oltre 18 milioni di scale mobili e ascensori che movimentano oltre un miliardo di persone al giorno. Inoltre, con l’aumento delle persone che si trasferiscono nelle città, il fabbisogno di ascensori e scale mobili, insieme alla necessità di assistenza, sta superando il numero di tecnici in grado di svolgere il lavoro, rendendo necessaria e prioritaria l’ottimizzazione dei processi.
Come illustrato durante la presentazione all’Appian World 2023, il centro di eccellenza di TKE è iperconcentrato sulla creazione di processi semplificati. Ma prima del loro impegno nel process mining con Appian, raramente esaminavano i propri processi esistenti per seguirne l’andamento. Il processo di accredito e di riaddebito di TKE è complesso, con molti punti di contatto e un elevato volume di casi, il che ha reso facile la scelta del primo progetto.
Con Appian Process Mining, TKE ha scoperto che il processo ha molte varianti, 232 per l’esattezza, e che il 60% dei casi rientrava in due varianti. Approfondendo l’analisi, ha individuato una fase di approvazione non necessaria che aggiungeva in media da 2 a 3,5 giorni alla durata complessiva del ciclo. Ha anche scoperto che il 10% di tutte le richieste sono state annullate alla fine per mancanza di informazioni sufficienti, cosa che potrebbe essere facilmente risolta aggiungendo barriere di sicurezza in alcuni casi.
Grazie a questi approfondimenti, TKE dispone ora di un chiaro piano d’azione per migliorare il processo di accredito e riaddebito, con un potenziale risparmio di oltre 2.000 ore di lavoro dei manager all’anno, l’aumento l’efficienza operativa e la riduzione della durata complessiva del ciclo.
[ Per saperne di più sul percorso di automazione di TKE. Guarda il video di Appian World 2023. ]
2. Accelerazione dei miglioramenti nei processi delle utility.
Stadtwerke Bonn fornisce gas, elettricità e acqua ai residenti, con la missione di fornire “energia equa e rispettosa del clima” ed un servizio clienti eccezionale.
Guidata da questa missione, l’azienda si è posta l’obiettivo strategico di ridurre i costi operativi e migliorare la soddisfazione dei clienti, a partire dal processo meter-to-cash (M2C). Stadtwerke Bonn ha lanciato un’iniziativa di process mining con Appian per esaminare in modo più approfondito i propri workflow M2C.
Con il process mining, Stadtwerke Bonn ha scoperto che circa il 75% dei suoi controlli di plausibilità erano inutili, con una perdita di 571 giorni lavorativi, inoltre ha individuato nuove opportunità di valore automatizzando le attività manuali. Il risultato finale? Flussi di lavoro più efficienti e automazione per risparmiare tempo che ottimizza le operazioni, riduce i costi e aumenta la soddisfazione dei clienti.
[ Per saperne di più sul progetto process mining di Statdtwerke Bonn. Leggi la storia del cliente. ]
3. Miglioramento della trasparenza dei processi sanitari.
Alexianer è un’organizzazione no-profit che gestisce 27 ospedali, fornendo tutti i livelli di assistenza. L’associazione comprende anche 44 case di cura e ha 27.900 dipendenti. Con una struttura organizzativa di nove regioni in tutta la Germania, da Aquisgrana alla Sassonia-Anhalt, i servizi sono sempre orientati alle persone in loco.
Nelle emergenze, l’efficienza dei processi è fondamentale per una rapida assistenza, mentre la trasparenza dei processi offre un valore aggiunto all’azienda stessa. Alexianer aveva bisogno di un processo di fatturazione più efficace e di un modo per ottimizzare i processi critici del pronto soccorso.
In un progetto pilota per l’ottimizzazione dei processi basati sui dati nelle operazioni ospedaliere, l’Alexianer GmbH dimostra l’importanza della trasformazione digitale per la qualità delle cure dei suoi pazienti.
Con Appian Process Mining, ha creato una base per l’ottimizzazione dei processi ospedalieri critici, che ha portato ad un miglioramento della qualità delle cure per i pazienti, una riduzione dell’80% dei tempi di attesa tra la dimissione del paziente e la fattura finale e ad una migliore comunicazione tra i vari reparti.
“I medici, i pazienti e il personale infermieristico danno ogni giorno il meglio di sé, ma le nostre sequenze di processi hanno ancora un notevole potenziale di ottimizzazione. I dati lo dimostrano: la nostra soluzione era già ottimale, ma con Appian Process Mining siamo stati in grado di migliorarla ulteriormente”.
– Gerrit Krause, Responsabile dell’unità di cura e gestione dei processi
[ Per saperne di più sul progetto di process mining di Alexianer. Leggi il case study ]
Inizia il tuo progetto di process mining.
Gli approcci manuali al miglioramento dei processi possono richiedere molto tempo, con osservazioni, colloqui, tracciamento manuale dei tempi e molte discussioni. Ma con il process mining è possibile visualizzare automaticamente il processo effettivo sulla base dei dati in pochi secondi.
È facile capire perché le aziende si rivolgano agli strumenti di process mining per migliorare e ottimizzare i flussi di lavoro di importanza cruciale. Grazie alla scoperta più rapida dei processi, all’analisi automatizzata dei processi e alla possibilità di monitorare i miglioramenti dei processi nel tempo, le organizzazioni che adottano un approccio digitale all’ottimizzazione dei processi ottengono risultati più rapidamente, in modo da poter fare di più con meno.
Vuoi il consiglio di un esperto? Ottieni la Guida al process mining per suggerimenti sul successo dell’ottimizzazione dei processi.
