Die Idee, die hinter der kontinuierlichen Verbesserung steht, ist einfach: Schrittweise und fortlaufende Änderungen in Ihrem Unternehmen führen zu effizienteren Geschäftsprozessen, besseren Produkten und einem erstklassigen Kundenerlebnis.
Das Streben nach Spitzenleistungen ist vielen von uns aus der täglichen Arbeit vertraut und möglicherweise gibt es in Ihrem Unternehmen bereits eine Kultur, ein Ziel oder eine Methodik für das Prozessmanagement, die darauf ausgerichtet ist, die Leistung zu verbessern und betriebliche Spitzenleistungen zu ermöglichen.
Aber was in der Theorie einfach ist, erweist sich in der Praxis oft als kompliziert. Und angesichts der Geschwindigkeit, mit der sich unsere Welt verändert, müssen sich Unternehmen schnell anpassen und weiterentwickeln. Zahlreiche Unternehmen gehen davon aus, dass sie große, weitreichende Veränderungen vornehmen müssen, um Herausforderungen zu bewältigen oder bedeutende Auswirkungen zu erzielen. Dieser Ansatz ist oft zeitaufwendig, schwer umzusetzen und kaum messbar. Bei einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess hingegen ist das Gegenteil der Fall. Bei der kontinuierlichen Verbesserung handelt es sich um einen iterativen Ansatz zur Verbesserung, der im Laufe der Zeit mehr Wert schafft. Es ist eine Philosophie, bei der alle an einem Strang ziehen, die die Eigenverantwortung stärkt, die Innovation fördert und unglaubliche Kundenerlebnisse schafft.
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Was ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess?
Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) ist ein fortlaufender und schrittweiser Zyklus der Verbesserung von Produkten, Dienstleistungen und Prozessen. Es handelt sich dabei um einen strukturierten Ansatz, den Unternehmen nutzen können, um die Wirksamkeit von Veränderungen zu ermitteln, zu definieren, umzusetzen, zu messen und zu analysieren.
Kontinuierliche Verbesserungsprozesse sind von Natur aus iterativ und ermöglichen es Unternehmen, sich kontinuierlich für Veränderungen einzusetzen, die die Effizienz, die Produkt- und Servicequalität sowie die Zufriedenheit der Kunden stetig steigern. Diese kontinuierliche, iterative Verbesserung geht Hand in Hand mit Innovation. Einige der innovativsten und erfolgreichsten Unternehmen setzen auf Modelle der kontinuierlichen Verbesserung, um ihre Produkte und Prozesse im Laufe der Zeit zu optimieren.
Kontinuierliche Verbesserungsprozesse werden häufig in Branchen wie der Fertigungsindustrie, dem Gesundheitswesen und der Technologie eingesetzt. Das Konzept kann jedoch auf alle Unternehmen angewendet werden, die ihre Abläufe und Ergebnisse verbessern wollen.
Warum sollten Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess verfolgen?
Kontinuierliche Verbesserungsprozesse bedeuten mehr als nur Effizienz. Wenn kontinuierliche Verbesserung in einem Unternehmen vollständig umgesetzt wird, entsteht eine Kultur der Innovation und der Eigenverantwortung, die einen Wettbewerbsvorteil bietet und zu anhaltendem Wachstum und Erfolg führt.
Die Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses bietet zahlreiche Vorteile:
- Höhere Effizienz und Produktivität Mit optimierten Geschäftsprozessen kann Ihr Unternehmen mit weniger mehr erreichen, die Betriebskosten senken und die Rentabilität optimieren.
- Erstklassiges Kundenerlebnis KVP führen zu besseren Produkten und Dienstleistungen und sorgen dafür, dass die Bedürfnisse Ihrer Kunden im Vordergrund stehen. Wenn Sie sich für eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung entscheiden, können Sie Ihre Kunden mit ständigen Aktualisierungen erfreuen und müssen nicht erst handeln, wenn ein Fehler aufgetreten ist.
- Eine engagiertere und leistungsfähigere Belegschaft Der KVP bietet Möglichkeiten für kontinuierliches Lernen und Wachstum für den Einzelnen und das Team. Die gemeinsame Arbeit an der Erkennung von Bereichen, in denen kontinuierliche Verbesserungen möglich sind, führt zur Entwicklung neuer Fähigkeiten und Kenntnisse, was Ihre Belegschaft stärkt und das Erlebnis der Mitarbeiter verbessert.
- Agilität und BelastbarkeitDank einer Unternehmenskultur, die sich der kontinuierlichen Verbesserung verschrieben hat, ist Flexibilität ein fester Bestandteil der Arbeitsweise Ihres Unternehmens. Das macht es einfacher, auf sich ändernde Kundenbedürfnisse zu reagieren, Vorschriften einzuhalten und sich an Markttrends anzupassen.
- Wettbewerbsvorteile Eine Konzentration auf die kontinuierliche Verbesserung der Ergebnisse führt zu innovativeren Produkten, Dienstleistungen und Prozessen, die die Wettbewerber übertreffen und Ihr Unternehmen als Marktführer aufstellen.
Übliche Methoden des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
Es gibt zwar eine Vielzahl von Methoden, Bezeichnungen und Implementierungen für Modelle der kontinuierlichen Verbesserung, aber alle haben ein gemeinsames Ziel – das ständige Streben nach Verbesserung.
Plan-Do-Check-Act (PDCA)
Plan-Do-Check-Act (PDCA) ist eine vierstufige Methodik zur Bestimmung, Prüfung und Umsetzung von Änderungen zur Verbesserung eines Prozesses. Ursprünglich beruht PDCA auf der wissenschaftlichen Methode und ist ein Rahmenwerk für die kontinuierliche Verbesserung, das sich auf die Messung und Analyse von Ergebnissen konzentriert, um die erforderlichen Maßnahmen für Verbesserungsbemühungen zu ermitteln.
Diese auch als Deming-Zyklus oder Deming-Rad bezeichnete Methode wurde in den 1950er-Jahren von dem Statistiker und Ingenieur W. Edwards Deming entwickelt und basiert auf dem Modell „Plan, Do, See“, das der Statistiker Walter Shewhart in den 1920er-Jahren vorgeschlagen hatte. Sie wurde von der Union of Japanese Scientists and Engineers zu dem heute verwendeten Rahmenwerk weiterentwickelt. Die Methode wurde auch an die PDSA-Methode – Plan, Do, Study, Act – angepasst, wobei „Study“ das Wort „Check“ ersetzt, um den Schwerpunkt auf die Analyse zu legen.
Die PDCA besteht aus vier Schritten:
- Plan – Das Problem oder die Gelegenheit erkennen und einen Prozess zur Verbesserung festlegen.
- Do – Die Prozessänderungen umsetzen und Daten sammeln, um die Ergebnisse zu messen.
- Check – Die Daten analysieren, um festzustellen, ob die Änderung eine positive Wirkung hatte.
- Act – Die Änderung standardisieren und in größerem Umfang einführen, wenn sie erfolgreich war. Anderenfalls weitere Änderungen vornehmen und den Zyklus wiederholen.
Kaizen
Kaizen ist eine japanische Unternehmensphilosophie, die auf dem Prinzip der kontinuierlichen Verbesserung beruht. Die Kaizen-Methode erkennt an, dass kleine Verbesserungen einen Welleneffekt auf andere Bereiche des Unternehmens haben können, und konzentriert sich auf schrittweise Änderungen, die oft leicht zu implementieren und nachzuverfolgen sind.
Kaizen ist sowohl ein Konzept als auch eine Methodik. Die Begriffe „Kaizen“ und „kontinuierliche Verbesserung“ werden oft synonym verwendet, da sie auf Japanisch „Verbesserung“ bedeuten. Beide Konzepte verfolgen das Ziel einer kontinuierlichen und schrittweisen Verbesserung und beruhen auf der Idee, dass kleine, allmähliche Veränderungen im Laufe der Zeit zu erheblichen Verbesserungen führen können.
Der Kaizen-Ansatz baut auf den Konzepten von PDCA auf und wurde ursprünglich in der Fertigungsindustrie entwickelt, um Verschwendung zu vermeiden, Innovation zu fördern und die Zielstrebigkeit der Mitarbeiter zu stärken. Toyota setzt bekanntlich Kaizen in dem von Taiichi Ohno entwickelten Toyota-Produktionssystem ein, einem Produktionskontrollsystem, das Fahrzeuge möglichst schnell und effizient herstellen soll, um die Auslieferung der Fahrzeuge an die Kundschaft zu beschleunigen. Kaizen wurde im Westen erst Mitte der 1980er-Jahre populär, als Masaaki Imai, der Gründer des Kaizen-Instituts, das Konzept in seinem Bestseller „Kaizen“ festhielt: Der Schlüssel zum Erfolg der Japaner im Wettbewerb.
Als eine Methode zur kontinuierlichen Prozessverbesserung verfolgt Kaizen die Umsetzung von fünf Grundprinzipien:
1. „Know Your Customer“ – Verstehen Sie die Interessen, Herausforderungen und Probleme Ihrer Kunden, um das Kundenerlebnis mit besseren Produkten oder Dienstleistungen zu verbessern.
2. „Let it flow“ – Jeder Prozess und jeder Mitarbeiter sollte sich darauf konzentrieren, Werte zu schaffen und Verschwendung zu vermeiden und letztendlich Verschwendung auf null zu reduzieren.
3. „Go to gemba“ – Gemba bedeutet grob übersetzt „Ort“. Verfolgen Sie die Aktionen, um besser zu verstehen, wie tatsächlich Werte geschaffen werden, und um besser zu erkennen, was auf den verschiedenen Ebenen des Unternehmens geschieht.
4. „Empower people“ – Organisieren Sie Teams und Ziele so, dass sie die Kaizen-Prinzipien unterstützen. Und geben Sie Ihren Mitarbeitern die notwendigen Systeme und Werkzeuge an die Hand, um diese Ziele zu erreichen.
5. „Be transparent“ – Damit Sie den Erfolg beurteilen können, sollten die Verbesserungen, die Sie vornehmen, gemessen und anhand von Daten nachverfolgt werden.
Six Sigma
Six Sigma ist eine Methode zur Verbesserung der Qualität von Prozessen durch die Beseitigung von Fehlern und die Minimierung der Prozessvariabilität. Dabei werden Daten und Statistiken verwendet, um Prozesse zu analysieren und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu erkennen. Six Sigma beruht auf einer Reihe von Schlüsselprinzipien und -praktiken, darunter die Ausrichtung auf den Kunden, die Beseitigung von Problemen oder Mängeln, Zusammenarbeit, Flexibilität und kontinuierliche Verbesserung.
Das Konzept von Six Sigma wurde erstmals von dem Motorola-Ingenieur Bill Smith in den 1980er-Jahren vorgestellt. Smith erkannte, dass die damals verwendeten traditionellen Verfahren zur Qualitätskontrolle nicht effektiv genug waren, um Fehler auf konsistente und effiziente Weise zu reduzieren. Er schlug einen neuen Ansatz vor, bei dem statistische Methoden zur Messung und Analyse von Prozessdaten eingesetzt wurden, um die Anzahl der Fehler auf weniger als 3,4 pro Million Möglichkeiten zu reduzieren. Six Sigma hat sich seither weiterentwickelt und über seine ursprüngliche Verwendung in der Fertigungsindustrie hinaus verbreitet und wurde nach der Übernahme durch GE zunehmend populärer.
Six Sigma umfasst zwei primäre Untermethoden:
- DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve und Control) – zur Verbesserung bestehender Prozesse oder Produkte, die den Kundenbedürfnissen oder den Unternehmensstandards nicht gerecht werden.
- DMADV (Define, Measure, Analyze, Design, Verify) – für die Entwicklung neuer Prozesse oder Produkte oder für die Optimierung von Prozessen oder Produkten, die bereits optimiert wurden, aber noch nicht den Erwartungen entsprechen.
Lean
Die Lean-Methode wird eingesetzt, um Prozesse zu optimieren, indem Verschwendung vermieden wird und der Schwerpunkt auf der Schaffung von Mehrwert für den Kunden liegt. Sie beruht auf zwei Grundprinzipien: kontinuierliche Verbesserung und Respekt vor den Menschen.
Wie PDCA, Kaizen und Six Sigma hat auch Lean seinen Ursprung in der Fertigungsindustrie und basiert auf der von Shigeo Shingo und Taiichi Ohno entwickelten Methode der „schlanken Produktion“, die im Toyota-Produktionssystem zum Einsatz kommt. Seitdem wurde die Methode in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt, darunter im Gesundheitswesen, im Finanzwesen und im Dienstleistungssektor, und wird häufig von Softwareunternehmen zur Verbesserung der Entwicklung genutzt. Lean wird oftmals in Verbindung mit anderen Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen, wie Kaizen oder Six Sigma, eingesetzt.
Die Lean-Methode basiert auf fünf Grundprinzipien:
1. Wert definieren – Legen Sie den Schwerpunkt auf das, was dem Kunden nützt. Das ist es, was den Wert Ihrer Produkte oder Dienstleistungen erhöht. Beseitigen Sie Ineffizienzen und Verschwendung.
2. Den Wertstrom identifizieren – Ermitteln und dokumentieren Sie alle Schritte, die am Wertschöpfungsprozess beteiligt sind. Häufig verwenden Unternehmen Kanban-Boards, aber auch Techniken wie die Prozesserkennung können dazu beitragen, die Identifizierung des Wertstroms zu beschleunigen.
3. Effiziente Arbeitsabläufe erstellen – Ermitteln und beseitigen Sie Engpässe, die zu Ineffizienz in Ihren Arbeitsabläufen führen.
4. Ein Pull-System erarbeiten – Legen Sie eine Warteschlange für neue Arbeiten an, damit sie erst dann erledigt werden, wenn eine Nachfrage besteht. Dies hilft, Ressourcen zu optimieren und Überproduktion zu vermeiden.
5. Kontinuierliche Verbesserung – Bewerten Sie die vorangegangenen Schritte im Laufe der Zeit, um neue Herausforderungen anzugehen und Ihre Prozesse noch effizienter und anpassungsfähiger zu gestalten.
Theory of Constraints (TOC)
Die Theory of Constraints (TOC) konzentriert sich auf die Ermittlung des größten Engpasses bzw. der größten Einschränkung in einem Prozess, um den Prozess zu verbessern. Dieses Konzept beruht auf der Idee, dass die Feststellung und Behebung der größten Systembeschränkung der schnellste Weg zu Verbesserungen und kontinuierlichem Wachstum ist.
TOC verwendet eine Kettenanalogie, um zu unterstreichen, wie wichtig es ist, eine Systembeschränkung zu erkennen: Wenn Sie sich vorstellen, dass Ihre Prozesse eine zusammenhängende Kette von Funktionen sind, können Sie diese Kette nur stärken, wenn Sie das schwächste Glied ausmachen. Verbesserungen an anderen Teilen der Kette werden niemals das eigentliche Problem lösen, denn Ihr schwächstes Glied wird weiterhin existieren und die Integrität der gesamten Kette gefährden.
Die Engpasstheorie wurde von Dr. Eliyahu Goldratt aufgestellt. In seinem 1984 erschienenen Buch Das Ziel schlägt er fünf Schritte vor, um Engpässe zu erkennen und zu beseitigen:
- Identifizieren – Definieren Sie den größten Engpass in Ihrem Prozess.
- Auslasten – Versuchen Sie, die Leistung des Engpasses mit Ihren vorhandenen Ressourcen zu maximieren.
- Unterordnen – Sorgen Sie dafür, dass der Engpass optimal ausgestattet ist, damit er optimal funktionieren kann.
- Beheben – Stellen Sie zusätzliche Ressourcen bereit, um die Kapazität des Engpasses zu erhöhen.
- Wiederholen – Wiederholen Sie die Schritte bei neu ermittelten Engpässen.
Seit ihrer Entstehung wurde die TOC immer weiter ausgefeilt und angepasst, was zu einer Reihe von Untermethoden führte, wie z. B. „Throughput Accounting“ für die Leistungsmessung, „Thinking Processes“ für die Ursachenanalyse und eine Vielzahl anderer Anwendungen für bestimmte Branchen und Anwendungsfälle.
So implementieren Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess
Viele Unternehmen verwenden eine Methode oder eine Kombination von Methoden, wie Kaizen, PDCA, Six Sigma, Lean oder TOC, als Rahmen für kontinuierliche Verbesserungsprozesse.
Unabhängig von Ihrem spezifischen Ansatz umfassen erfolgreiche Implementierungen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses in der Regel eine Variation der folgenden Maßnahmen:
- Den Anwendungsbereich definieren – Bestimmen Sie einen Prozess, der verbessert werden muss, und legen Sie Ziele für den Verbesserungsprozess fest. Denken Sie daran, dass die besten KVP diejenigen sind, die sich auf kontinuierliche, iterative Änderungen konzentrieren, also versuchen Sie, klein anzufangen.
- Ein Team auswählen – Legen Sie fest, wer die Leitung des KVP übernehmen soll, und wählen Sie Vertreter aus verschiedenen Bereichen und Ebenen des Unternehmens aus, wie etwa Manager, einzelne Mitarbeiter und Mitarbeiter mit Kundenkontakt. Dies trägt dazu bei, das Engagement und die Eigenverantwortung der Mitarbeiter zu fördern, was einen wichtigen Schritt zur Schaffung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung darstellt.
- Verbesserungsmöglichkeiten bestimmen – Kontinuierliche Verbesserungsprozesse beruhen auf Prozesstransparenz. So kann man verstehen, wie die aktuellen Prozesse ausgeführt werden und die Frage beantworten, wer was, wann und wo tut. Analysieren Sie die Prozesse, um Bereiche mit Verschwendung, Ineffizienz und Verbesserungsmöglichkeiten zu bestimmen, indem Sie Daten sammeln und Tools wie Process Mining-Software oder Prozessabbildungen und Ursache-Wirkungs-Diagramme verwenden, um Verbesserungsvorschläge zu ermitteln.
- Einen Verbesserungsplan ausarbeiten – Wenn Sie einmal Verbesserungsmöglichkeiten identifiziert haben, erstellen Sie einen Plan für die Durchführung von Änderungen, der klare Prioritäten setzt, messbare Ziele festlegt und einen Zeitplan aufstellt.
- Umsetzen – Wenn der Plan steht, sollte er umgehend umgesetzt werden. Achten Sie darauf, dass Sie alle Beteiligten einbeziehen und alle Änderungen im Laufe des Projekts bekannt geben. Und denken Sie daran, dass es bei der kontinuierlichen Verbesserung darum geht, Änderungen vorzunehmen und daraus zu lernen. Es ist in Ordnung, wenn Sie einige Rückschläge hinnehmen müssen, da diese in der nächsten Iteration behoben werden können.
- Überwachen – Verfolgen Sie den Fortschritt der eingeführten Verbesserungen und messen Sie die Ergebnisse an den gesetzten Zielen und Vorgaben. Dieser Schritt ist der Schlüssel zum Verständnis dessen, was in der nächsten Iteration verbessert werden kann.
- Kontinuierlich verbessern – Ermitteln Sie neue Bereiche für mögliche Verbesserungen, indem Sie die Prozesse kontinuierlich überprüfen und dokumentieren, was Sie aus Misserfolgen oder Rückschlägen gelernt haben. Wenn neue Möglichkeiten erkannt werden, wiederholen Sie den Zyklus oder standardisieren Sie die Ergebnisse, um sie auf einen anderen Bereich für Verbesserungen zu übertragen.
Die Verbindung zur Prozessautomatisierung
Die Umsetzung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ist eine Aufgabe, die ständige Bemühungen und kontinuierliche Anwendung erfordert. Aber mit modernen Technologien und Werkzeugen können KVP schneller umgesetzt werden, als dies in der Vergangenheit möglich war.
Technologien wie Data Fabric, Process Mining und Prozessautomatisierung können genutzt werden, um eine durchgängige Prozesstransparenz zu erzielen. So lässt sich leichter nachvollziehen, wie Ihre Prozesse derzeit ablaufen und wo sie verbessert werden können. Und wenn Sie Plattformen verwenden, die diese Technologien miteinander kombinieren, können Sie Änderungen rasch umsetzen und die Ergebnisse leichter messen, nachverfolgen und entsprechend handeln.
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Kiichiro Toyoda, Gründer der Toyota Motor Corporation, war der Ansicht, dass „die idealen Bedingungen für die Herstellung von Produkten geschaffen werden, wenn Maschinen, Anlagen und Menschen zusammenarbeiten, um einen Mehrwert zu schaffen, ohne Verschwendung zu erzeugen“. Durch den Einsatz von Software, die komplexe Prozesse entwirft, automatisiert und optimiert, können Unternehmen Menschen und Technologie miteinander verbinden, um sich kontinuierlich zu verbessern und Innovation, Wachstum und Erfolg zu fördern.
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