Arbeitsablauf-Orchestrierung klingt für Sie wie Fachchinesisch? Dann sollten Sie unbedingt diese einfache Erklärung lesen. Hier finden Sie auch praktische Tipps, wie Sie diese auf Ihre Geschäftsprozesse anwenden können.
Arbeitsablauf-Orchestrierung – eine Begriffsbestimmung
Beginnen wir mit den Grundlagen: Was ist Arbeitsablauf-Orchestrierung überhaupt? Vereinfacht ausgedrückt ist die Arbeitsablauf-Orchestrierung das End-to-End-Management von Menschen, Digital Workers, Systemen und Daten in einem Prozess.
Arbeitsablauf-Orchestrierung ist das End-to-End-Management von Menschen, Digital Workers, Systemen und Daten in einem Prozess.
Die Orchestrierung, von Merriam-Webster als „harmonische Organisation“ definiert, ist ein erstrebenswertes Ziel für die Verwaltung von Arbeitsabläufen, deren Komplexität durch die rasante Einführung neuer Cloud-Dienste und Digital Workers wie Bots und künstlicher Intelligenz (KI) noch weiter gestiegen ist.
Diese große Flut an Technologien führt zu isolierten Daten, isolierter Arbeit und wiederholter Dateneingabe. Und da jedes einzelne dieser digitalen Tools für Ihre Arbeit unerlässlich ist, können Sie auch ältere Legacy-Systeme nicht einfach abschalten.
An dieser Stelle kommen Tools zur Arbeitsablauf-Orchestrierung ins Spiel. Sie bieten Ihnen die Möglichkeit, Prozesse mithilfe visueller Flussdiagramme systemübergreifend zu gestalten. So können Sie Aufgaben mittels vorkonfigurierter Konnektoren und APIs automatisieren, zuweisen und nachverfolgen. Das wiederum verschafft Ihnen einen Überblick über Ihren gesamten Prozess von Anfang bis Ende.
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Arbeitsablauf-Orchestrierung im Überblick
Die Arbeitsablauf-Orchestrierung spielt eine wichtige Rolle bei der Automatisierung von Prozessen, der Integration von Unternehmenssystemen und der Verbesserung der Kontrolle und Transparenz komplexer Abläufe in Unternehmen.
Vorteile der Arbeitsablauf-Orchestrierung:
Vereinfachung des Workflow-Designs. Arbeitsablauf-Orchestratoren helfen Ihnen bei der Koordinierung und Überwachung Ihrer Prozesse, um den reibungslosen Ablauf von Workflows zu gewährleisten. Mithilfe von Technologien wie KI, maschinellem Lernen und Low-Code-Design können Sie Prozesse skizzieren, Geschäftsregeln durchsetzen, Vorgänge automatisieren und Arbeitsabläufe wie etwa für Formulare und Dashboards direkt in Ihre Apps einbetten.
Automatisierung von Prozessen. Engines zur Arbeitsablauf-Orchestrierung ermöglichen die Automatisierung komplexer und wiederkehrender Prozesse, indem sie den Fluss von Aufgaben, Daten und Ereignissen definieren und verwalten. Und mithilfe der Prozessautomatisierung, die mehrere Systeme und Automatisierungstools miteinander verbindet, können Unternehmen ihre Effizienz verbessern, manuelle Arbeit reduzieren und komplexe Prozesse von Anfang bis Ende optimieren.
Verbesserung der Prozessleistung.Tools für die Arbeitsablauf-Orchestrierung bieten Echtzeiteinblicke in den Status und den Fortschritt von Workflows und ermöglichen es Unternehmen, die Leistung zu verfolgen, Engpässe zu erkennen und datengestützte Entscheidungen zur Prozessverbesserung zu treffen.
Natürlich ist es möglich, ein gewisses Maß an Arbeitsablauf-Orchestrierung auch ohne die Unterstützung einer speziellen Software oder Plattform durchzuführen. Allerdings verbessert der Einsatz von Tools zur Arbeitsablauf-Orchestrierung den gesamten Orchestrierungsprozess erheblich. Mithilfe solcher Tools können Unternehmen ein Maß an Automatisierung, Skalierbarkeit und Effizienz erreichen, das manuell unmöglich zu realisieren ist.
5 Best Practices für eine erfolgreiche Orchestrierung von Arbeitsabläufen
Wenn Sie die Orchestrierung von Arbeitsabläufen beherrschen, halten Sie mit der ständigen Fortentwicklung Ihrer Geschäftsabläufe Schritt.
1. Verstehen Sie Ihre aktuellen Arbeitsabläufe
Der erste Schritt bei der effektiven Arbeitsablauf-Orchestrierung besteht also darin, sich einen unvoreingenommenen Überblick über den aktuellen Zustand zu verschaffen. Erst wenn Sie genau wissen, wie Ihre Prozesse heute funktionieren, können Sie entscheiden, welche Schritte Sie als Nächstes unternehmen wollen.
2. Integrieren Sie Daten in Ihre Arbeitsabläufe
Der einfache Zugang zu zuverlässigen Daten ist eine der besten Möglichkeiten, die Effizienz zu steigern, die Produktivität zu erhöhen und die Entscheidungsfindung zu verbessern. Und bevor Sie einen Prozess von Anfang bis Ende orchestrieren können, müssen Sie eine einheitliche Sicht auf Ihre Daten haben. Eine Plattform mit einer Data-Fabric-Funktion kann dies leisten.
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3. Verwenden Sie die richtigen Automatisierungs-Tools an den richtigen Stellen
Wenn Sie sich kopfüber in die Implementierung des falschen Automatisierungs-Tools für Ihre geschäftlichen Anforderungen stürzen, werden Sie nie das volle Potenzial der Technologie nutzen können. Damit das nicht passiert, sollten Sie genau wissen, wo die Flaschenhälse Ihres Prozesses liegen, welche Art von Arbeit dort anfällt und ob das in Betracht gezogene Automatisierungs-Tool für diese Art von Arbeit geeignet ist.
4. Entwickeln Sie Ihre Arbeitsabläufe mit Blick auf externe Stakeholder
Die meisten Prozesse beinhalten die Zusammenarbeit mit Personen aus verschiedenen Abteilungen und sogar außerhalb Ihres Unternehmens, wie Partnern, Auftragnehmern oder Kunden. Verlieren Sie nicht das Gesamtbild Ihres Arbeitsablaufs aus den Augen – sorgen Sie dafür, dass diese Stakeholder in Ihre internen Arbeitsabläufe integriert sind und nicht erst im Nachhinein in Ihre Arbeitsablauf-Orchestrierungsplattform aufgenommen werden.
5. Hinterfragen Sie den Status quo Ihrer Arbeitsabläufe
Wenn sich Vorschriften, Technologien und Geschäftsstrategien weiterentwickeln, sollten auch Ihre Prozesse angepasst werden. Betrachten Sie die Prozessoptimierung nicht als einmaliges Ziel, sondern sehen Sie die Prozesse als „Work in Progress“, die kontinuierlich auf neue Verbesserungsmöglichkeiten hin überprüft werden sollten.
Mit der richtigen Strategie, den richtigen Daten und der passenden Prozessautomatisierungsplattform können Sie alles von einem einzelnen Arbeitsablauf bis hin zu einer Vielzahl von Geschäftsprozessen orchestrieren.
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