Orchestration des workflows : principales caractéristiques et cinq meilleures pratiques

Pour vous, l’orchestration des workflows n’est que du jargon technique incompréhensible ? Lisez cette explication simple et prenez connaissance de nos conseils pratiques sur la manière de l’appliquer à vos processus métier.

Commençons par les bases : qu’est-ce que l’orchestration des workflows ? En termes simples, l’orchestration des workflows est la gestion de bout en bout des personnes, des travailleurs numériques, des systèmes et des données d’un processus.

L’orchestration des workflows est la gestion de bout en bout des personnes, des travailleurs numériques, des systèmes et des données d’un processus.

L’orchestration, définie comme une « organisation harmonieuse » dans le dictionnaire anglais Merriam-Webster, est une méthode de gestion des workflows, aujourd’hui plus compliquée en raison de l’adoption rapide de nouveaux services Cloud et de travailleurs numériques tels que les robots et l’intelligence artificielle (IA).

Toutes ces nouvelles technologies contribuent au cloisonnement des données en isolant les travailleurs et en dupliquant la saisie des données. Et comme chacun de ces outils numériques est essentiel à votre travail, vous ne pouvez pas vous contenter de supprimer les systèmes existants ou d’effacer leur contenu.

C’est là que les outils d’orchestration des workflows peuvent être utiles. Ils vous permettent de concevoir des processus en visualisant des organigrammes des différents systèmes, afin que vous puissiez automatiser les tâches à l’aide de connecteurs et d’API préconçus, attribuer les tâches et assurer leur suivi, et avoir une vue d’ensemble de votre processus du début à la fin.

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L’orchestration des workflows joue un rôle important dans la manière dont une organisation automatise ses processus, intègre ses systèmes et obtient un meilleur contrôle et une meilleure visibilité sur les workflows complexes.

• Conception des workflows simplifiée. Les orchestrateurs de workflows vous aident à coordonner et à contrôler vos processus afin de garantir l’exécution harmonieuse des workflows. Grâce à des technologies telles que l’IA, l’apprentissage automatique et la conception low-code, vous pouvez élaborer des processus, appliquer des règles métier, automatiser des activités et intégrer des workflows pour des formulaires, des tableaux de bord et autres, directement dans vos applications.

• Automatisation des processus clés. Les moteurs d’orchestration des workflows permettent l’automatisation de processus complexes et répétitifs en définissant et en gérant le flux de tâches, de données et d’événements. Et grâce à l’automatisation des processus qui relie plusieurs systèmes et outils d’automatisation, les organisations peuvent augmenter leur efficacité, réduire le travail manuel et optimiser les processus complexes de bout en bout.
  

• Amélioration de la performance des processus.Les outils d’orchestration des workflows offrent une visibilité en temps réel sur l’état et l’avancement des workflows, ce qui permet aux organisations de suivre leurs performances, d’identifier les goulots d’étranglement et de prendre des décisions basées sur des données pour améliorer leurs processus.

Bien qu’il soit possible d’effectuer un certain niveau d’orchestration des workflows sans l’aide d’un logiciel ou d’une plateforme spécifique, l’utilisation d’outils d’orchestration des workflows améliore considérablement le processus. Ils permettent aux organisations d’atteindre un niveau d’automatisation, d’évolutivité et d’efficacité qu’il est impossible d’obtenir manuellement.

Il est indispensable de maîtriser l’orchestration des workflows pour garder une longueur d’avance sur l’évolution de vos opérations commerciales.

La première étape d’une orchestration des workflows efficace consiste à observer l’état de vos activités en toute impartialité. Pour déterminer les changements à apporter à vos processus, vous devez savoir exactement comment ils fonctionnent aujourd’hui.

Un accès facile à des données fiables est l’un des meilleurs moyens de booster l’efficacité, d’augmenter la productivité et d’améliorer la prise de décision. Et avant de pouvoir orchestrer un processus de bout en bout, vous devez obtenir une vue unifiée de vos données. Une plateforme dotée d’une capacité de data fabric peut y parvenir.

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Si vous vous lancez tête baissée dans le déploiement d’un outil d’automatisation inadapté aux besoins de votre entreprise, vous n’exploiterez jamais tout le potentiel de cette technologie. Pour éviter cela, il convient de comprendre concrètement où se trouvent les goulots d’étranglement de votre processus, le type de tâche concerné et si l’outil d’automatisation que vous envisagez est en mesure de l’effectuer.

La plupart des processus incluent la collaboration avec des personnes de différents services et même en dehors de votre organisation, comme des partenaires, des sous-traitants ou des clients. Prenez en compte toutes les étapes de votre workflow : intégrez ces parties prenantes dans vos workflows internes plutôt que de n’y penser qu’après le déploiement de votre plateforme d’orchestration.

Vos processus doivent s’adapter aux changements de réglementations, de technologies et de stratégie commerciale. Plutôt que de considérer l’optimisation des processus comme un effort ponctuel, il convient de considérer les processus comme un travail continu qui doit être suivi en permanence pour trouver de nouvelles possibilités d’amélioration.

Avec la bonne stratégie, les bonnes données et la plateforme d’automatisation des processus, vous pouvez tout orchestrer, d’un simple workflow à une grande variété de processus métier.

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