Unternehmen stehen ständig unter Optimierungsdruck. Häufig versuchen Unternehmen, mit Methoden des Geschäftsprozessmanagements (BPM) ihre Abläufe zu optimieren. Der unmittelbare Vorteil ist die Kostenreduzierung durch die Einsparung von menschlicher Arbeit und die Vermeidung von Fehlern.
Aber die Vorteile von BPM gehen viel weiter. Mit BPM-Software und BPM-Methoden können Sie nicht nur Überschüsse im System abbauen, sondern auch echte, langfristige Vorteile erzielen, die sich in der Zukunft auszahlen. Die Vorteile von BPM können sowohl zum Umsatzwachstum als auch zur Rentabilität beitragen (und zudem einen langfristigen Wettbewerbsvorteil bieten).
Dieser Beitrag befasst sich mit vier Vorteilen des Geschäftsprozessmanagements, die Führungskräften helfen, nahezu jede Aktivität zu optimieren. Dies führt sowohl zu kurzfristigen Gewinnen als auch zu langfristigen Wettbewerbsvorteilen.
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Was ist BPM?
Bevor wir auf die Vorteile des Geschäftsprozessmanagements eingehen, sollten wir den Begriff definieren. Geschäftsprozessmanagement bedeutet, Verfahren zur Erreichung von Geschäftszielen zu entwerfen, zu analysieren, auszuführen, zu überwachen und zu verbessern. BPM umfasst ein breites Spektrum an Praktiken, Methoden und Prozessen zur Förderung der Effektivität und Effizienz von Geschäftsabläufen und ist ein entscheidendes Element der Prozessautomatisierung. Hierzu einige Beispiele:
Die aktuellen Hauptprozesse umreißen und definieren.
Zukünftige Prozesse planen, um messbare KPIs zu erzielen.
Geschäftsprozesse ausführen, oftmals mit dem Ziel, so viele Routineaufgaben wie möglich zu automatisieren, um die Effizienz zu steigern und menschliche Fehler zu vermeiden.
Den Prozesslebenszyklus überwachen, um Ineffizienzen oder Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.
Iterieren, um sich mit der Zeit zu verbessern.
Automatisierungstechnologien bereitstellen, wo immer dies möglich ist, um bei komplexen Prozessen kontinuierlich wichtige Kennzahlen zu erzielen oder gar zu übertreffen.
1. Geringere Kosten
Auf den ersten Blick besteht der Hauptnutzen von BPM-Methoden und BPM Software darin, die Effizienz zu steigern. Durch Beseitigung von Hindernissen in Arbeitsabläufen und Auslagerung repetitiver Prozesse an digitale Mitarbeiter setzen Sie Mitarbeiter für Produktivitätssteigerungen frei, ohne die Ausgaben zu erhöhen. Die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung mit künstlicher Intelligenz kann beispielsweise dazu beitragen, die Arbeitskosten für die Bearbeitung von Rechnungen, das Ausfüllen von Unterlagen für das Onboarding oder die Aktualisierung des Bestands auf der Grundlage von Bestellungen zu senken.
Dies geht jedoch über die traditionelle Effizienz und Produktivität hinaus. Mit BPM können Sie die Kommunikation und den Wissensaustausch zwischen den Abteilungen verbessern, insbesondere wenn Sie die anderen Tools einer starken Prozessautomatisierungsplattform nutzen. Sie senken die Zahl der Fehler, die auf unübersichtliche, ineffiziente Prozesse zurückzuführen sind – ob Informations- oder Tippfehler im Büro oder verschrottete Produkte in den Fertigungshallen. Letztendlich trägt dies zur Verbesserung der Service- und Produktqualität bei und senkt die Arbeitskosten erheblich. Ausgabenkürzungen können beträchtliche Auswirkungen auf das Endergebnis haben.
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2. Gesteigerter Umsatz
Mit optimierten Prozessen steigen Produktivität und Leistung erheblich. Auf diese Weise können die Teams die Produktmenge erhöhen, die Zykluszeit verkürzen und die Kundenzufriedenheit verbessern. Denken Sie an das Onboarding neuer Kunden – je schneller Sie einen Vertrag unterzeichnen, desto schneller können Sie mit der Erbringung von Dienstleistungen und dem Einzug von Zahlungen beginnen. Die durch BPM gesteigerte Effizienz setzt mehr Ressourcen frei. So können sich Ihre Mitarbeiter auf andere Arbeiten konzentrieren und mehr Kunden betreuen. Dadurch können Sie Ihren Umsatz steigern, ohne weitere Mitarbeiter einstellen zu müssen.
Ein unterschätzter Vorteil von BPM ist, dass es Ihrem Unternehmen oft die Tür zu neuen Geschäftsbereichen öffnen kann. Wenn Sie das Geld sparen, das normalerweise für die Beseitigung von ineffizienten Prozessen und manuellen Aufgaben ausgegeben worden wäre, können Sie dieses Budget in neue Bereiche investieren, die sonst nicht von Ihrem Unternehmen betreut werden.
3. Verbesserte Agilität
Mit der richtigen BPM-Methode, gepaart mit einer starken Plattform für die Prozessautomatisierung, können Sie flexiblere Prozesse schaffen und letztlich zu einem agileren Unternehmen werden. Das ist angesichts des rasanten Wandels (der sich noch verstärken wird) von entscheidender Bedeutung, um langfristig erfolgreich zu sein. Wenn sich die Marktkräfte ändern, kann die Fähigkeit, Prozesse schnell anzupassen, oft den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Wenn Unternehmen umstrukturiert werden, kann es darüber hinaus von Vorteil sein, Prozesse umgehend anzupassen, um den Erfolg der neuen Unternehmensstruktur zu maximieren. In einer Welt, die sich ständig verändert, ist Anpassungsfähigkeit der entscheidende Faktor für das Überleben.
4. Langfristiger Wettbewerbsvorteil
Wenn Sie sich von einigen schwerfälligen Prozessen in Ihrem Unternehmen trennen, verschaffen Sie sich einen langfristigen Vorteil. So wie ein aerodynamisches Design einem Flugzeug oder einem Auto zu mehr Geschwindigkeit verhilft, sorgen optimierte Prozesse dafür, dass Sie auf lange Sicht schneller (und letztlich weiter) vorankommen. Sie produzieren mehr. Sie erreichen mehr. Sie halten die Kosten auf lange Sicht niedrig. Dies allein verschafft Ihnen einen deutlichen Vorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern.
Noch wichtiger ist, dass BPM-Methoden Ihnen dabei helfen, die für einen verschwenderischen Prozess ausgegebenen Gelder zurückzugewinnen und an anderer Stelle zu reinvestieren. So können Sie einen Mehrwert erzielen und Ihre Mitbewerber überflügeln. Wenn Sie beispielsweise einige einfache Softwareentwicklungsarbeiten automatisieren, können Sie Mitarbeiter freistellen und sie mit der Ausarbeitung neuer Software-Frameworks oder der Entwicklung neuer Produkte beauftragen, für die sie sonst keine Zeit hätten.
Die transformativen Vorteile von BPM
Geschäftsprozessmanagement dient nicht nur der Optimierung von Prozessen – es kann auch dazu beitragen, ein Unternehmen von innen heraus zu verändern. Die Vorteile von BPM gehen über unmittelbare Produktivitätssteigerungen und Kostensenkungen hinaus. Sie ermöglichen eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung und schaffen einen langfristigen Wettbewerbsvorteil. Durch die Verfeinerung von Prozessen, die Verbesserung der Agilität und die Umverteilung von Ressourcen von ineffizienten Aufgaben zu hochwertigen Projekten können sich Unternehmen schnell weiterentwickeln, anpassen und erneuern.
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