Ein erstklassiges BPM-Werkzeug sollte Sie in diesen vier Bereichen unterstützen:

• Prozessentwicklung
• Prozessautomatisierung
• Prozessoptimierung
• Prozessorchestrierung

Wir gehen in den einzelnen Abschnitten auf die spezifischen Werkzeuge ein, auf die Sie achten sollten.

Die Erstellung von Prozessen, die sich je nach Bedarf anpassen lassen und gleichzeitig die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten, und all dies im Tempo eines modernen Unternehmens – das erfordert digitale Agilität. Aber die Anforderungen an IT-Teams überfordern oft deren begrenzte Ressourcen. Deshalb werden Funktionen zur Prozessentwicklung, die Ihren Teams Schnelligkeit und Leistung verleihen, Ihrem Unternehmen helfen, effizienter als je zuvor zu arbeiten. 

Suchen Sie nach einer Prozessplattform, die über folgende Werkzeuge verfügt:

• Low-Code Development 
• KI-gestützte Entwicklung
• UI/UX-Funktionen für Total Experience

Low-Code ist eine Methode der Softwareentwicklung, mit der Unternehmen ausgehend von einem Workflow-Diagramm Anwendungen in einer visuellen Oberfläche erstellen können. Es ist eine intuitive und menschliche Art, einen Prozess oder einzelne Komponenten eines Prozesses zu erstellen.

Wenn Sie über eine Low-Code-Prozessplattform verfügen, können IT- und Geschäftsanwender wesentlich einfacher zusammenarbeiten, um Geschäftsprozesse zu gestalten. Erstens muss das Geschäftsteam nicht mit Python oder SQL vertraut sein – es kann mit einer visuellen Entwicklungsumgebung arbeiten. Und zweitens können IT-Teams viel schneller iterieren, wenn das Geschäftsteam Änderungen an einer Anwendung wünscht, weil Low-Code-Anwendungsplattformen Werkzeuge wie Drag-and-Drop-Modellierer, intelligente Dienste, Komponenten und vorgefertigte Konnektoren verwenden. Low-Code-Schnittstellen helfen sowohl technisch versierten als auch fachfremden Benutzern dabei, sich genau vorzustellen, wie ein Prozess in einer Anwendung ablaufen wird.

Eine Prozessplattform, die Entwickler und IT-Abteilungen mit Hilfe von KI dabei unterstützt, schneller zu arbeiten, ist ein echter Wendepunkt. Da Innovationen im Bereich der künstlichen Intelligenz immer schneller voranschreiten, sollten Unternehmen nach Möglichkeiten suchen, KI zu nutzen, um effizienter zu werden. Und da BPM Sie effizienter machen soll, ist KI eine perfekte Ergänzung. Es handelt sich jedoch um ein neue Technologie, sodass Sie vielleicht nicht wissen, worauf Sie bei der Suche nach BPM-Werkzeugen in Bezug auf KI achten sollten. Sehen Sie sich dazu diese Beispiele für die Nutzung von KI an, um die Prozessentwicklung zu beschleunigen:

• Benutzeroberflächen aus PDF-Dateien erstellen KI kann eine PDF-Datei in ein digitalisiertes Formular umwandeln, und so muss der Entwickler das Formular nicht von Grund auf neu erstellen.
• Inhaltsverarbeitung mit KI Durch das Trainieren eines KI-Modells mit vorhandenen Inhalten kann KI die Arbeitsabläufe beschleunigen und die Inhalte kategorisieren sowie Daten aus den Dokumenten extrahieren.
• Eingabeaufforderungen in natürlicher Sprache zur Erstellung von Workflows Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz kann der Entwickler einen Prozess noch schneller erstellen, indem er einen Dialog in natürlicher Sprache aufnimmt und ihn im Backend in einen Prozess umwandelt.

Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie KI, insbesondere in Kombination mit Low-Code, die Prozessentwicklung beschleunigen kann. Solche Funktionen sind ein Muss in der neuen KI-Ära.

Mit einer Prozessplattform, die starke UI- und UX-Funktionen bietet, können Sie sicherstellen, dass Ihre Prozesse für Mitarbeiter und Kunden optimiert werden. Unabhängig davon, ob es sich bei Ihren Benutzern um potenzielle Kunden handelt, die auf ein Webportal zugreifen, oder um Mitarbeiter, die eine interne Anwendung nutzen, sind ein nahtloses, vernetztes Erlebnis und eine ansprechende Benutzeroberfläche notwendig, um Engagement und Zufriedenheit zu fördern.

Bei mobilen Anwendungen sollte die plattformübergreifende Funktionalität von Geschäftsprozessmanagement-Software zum Standard gehören. So müssen Sie keine separate Entwicklung, Wartung oder Upgrades vornehmen, um Ihre Anwendungen auf mobilen Geräten einzusetzen.

Jede Prozessplattform, die ihr Geld wert ist, verfügt über eine robuste Suite von Funktionen für die Prozessautomatisierung. Unternehmen müssen, wo immer möglich, automatisieren, um Effizienzverluste zu vermeiden. Lesen Sie, was McKinsey dazu sagt:

„[Intelligente Prozessautomatisierung] verspricht, die Komplexität zu reduzieren, manuelle Prozesse zu ersetzen und sowohl die Unternehmensleistung als auch die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. Unternehmen, die hinterherhinken, könnten sich bald in einem Aufholprozess wiederfinden und einen zunehmenden (und womöglich andauernden) Wettbewerbsnachteil erleiden.“ – McKinsey

Achten Sie auf folgende Automatisierungsfunktionen:

• Prozessmodellierung
• Geschäftsregeln und Management
• Aufgabenverwaltung, die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) und Menschen integriert.
• Bearbeitung von Inhalten
• Case Management

Die Modellierung von Prozessen ist der zentrale Rahmen für die durchgängige Organisation von Prozessen, der in einer Suite zur Geschäftsprozessautomatisierung häufig nicht berücksichtigt wird. Sie ist das Rückgrat der intelligenten Automatisierung. Entwickler können damit Prozesse entwerfen und beispielsweise Automatisierungsaktivitäten festlegen, den Ausführungsablauf strukturieren, Menschen in die Automatisierung einbeziehen und entscheiden, wie die einzelnen Aktivitäten ineinander übergehen – ein vollständiger Workflow, der von Anfang bis Ende nahtlos verläuft. Achten Sie auf eine Technologie zur Prozessmodellierung, die eine Vielzahl von Funktionen wie Zeitplanung, Fehlerbehandlung, Routing, Ausdrucksauswertungen und Datentransformation umfasst.

Geschäftsregeln weisen Workflow-Technologien an, Aufgaben auszuführen oder Informationen in Abhängigkeit von Bedingungen oder Kriterien, die als Geschäftslogik bekannt sind, zu liefern. Eine Geschäftsregel-Engine verwendet Geschäftslogik in folgendem Format: „Wenn X, dann Y“. Dieses Format legt bestimmte Ausgaben fest, die auf bestimmten Eingaben beruhen.

Warum sind Geschäftsregeln ein wesentlicher Bestandteil der Prozessautomatisierung? Geschäftsregeln steuern andere Formen der Automatisierung. Regeln können zum Beispiel Entscheidungen wie diese beeinflussen: 

• Weiterleitung von Dokumenten zur Bearbeitung
• Berechnung eines Gesamtpreises
• Entscheidung, wie eine Serviceanfrage am besten weitergeleitet werden kann
• Durchsetzung der Unternehmensrichtlinien

• Sicherstellung der korrekten Formatierung der Daten bei der Erfassung

Die Aufgabenverwaltung, unabhängig davon, ob Sie einen Bot oder einen Menschen mit der Aufgabe betrauen, ist ein wesentliches Merkmal von Geschäftsprozessmanagement-Software. Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) kann sich wiederholende Aufgaben automatisieren, die in Client-Anwendungen ausgeführt werden, wie etwa das Kopieren von Daten von einem System in ein anderes oder das Auslösen eines Alarms oder einer Benachrichtigung. Und wenn die Aufgabe nicht für RPA geeignet ist oder überarbeitet werden muss, können Prozessmodellierungsfunktionen die Arbeit leicht an den richtigen Mitarbeiter delegieren.

Wie bereits erwähnt, kann künstliche Intelligenz die Verarbeitung von Inhalten automatisieren und Unternehmen dabei helfen, sich von der manuellen Überprüfung von Dokumenten und der zeitaufwändigen Klassifizierung von Inhalten und Datenextraktion zu verabschieden. Diese Anwendung von KI wird gemeinhin als intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) bezeichnet.

Der Appian AI Skill Designer verleiht der Idee der IDP eine neue Dimension, indem er es Teams ermöglicht, künstliche Intelligenz auf kritische Anwendungsfälle wie etwa E-Mail- und Dokumentenklassifizierung sowie Dokumentenextraktion anzuwenden – und das alles mit Low-Code. Suchen Sie nach einer Plattform, die eine blitzschnelle Verarbeitung von Inhalten ermöglicht, damit dieser Schritt in Ihren Arbeitsabläufen nicht zu einem Engpass wird.

Eine Prozessplattform mit Funktionen für das Case Management kann Ihr Unternehmen bei der Verwaltung sämtlicher Prozesse unterstützen, von stark strukturierten bis hin zu reinen Ad-hoc-Prozessen. Im Idealfall ist Ihr Team in der Lage, diese Geschäftsprozesse an einem zentralen Ort zu verwalten, um volle Transparenz und Zusammenarbeit zu gewährleisten.

• Bei strukturierten Prozessen, die einer Governance bedürfen, sollte die Plattform Prozesse und Daten nahtlos miteinander verknüpfen, die Erstellung und Verwaltung von Geschäftsregeln ermöglichen und die Mitarbeiter des Unternehmens in die Lage versetzen, Geschäftsprozesse umgehend zu ändern und an neue Situationen anzupassen.
• Bei Ad-hoc-Prozessen oder Prozessschritten sollte die Plattform in der Lage sein, dynamische Workflows durch Ereignisverwaltung, Geschäftsregeln und die Unterstützung komplexer Ereignisverarbeitungsszenarien zu beherrschen, indem sie Fallereignisse automatisch zur Überprüfung und zur weiteren Bearbeitung weiterleitet.

BPM soll vor allem dazu dienen, eine Denkweise der kontinuierlichen Verbesserung einzuführen. Dank der technologischen Entwicklung ist es heute möglich, Prozesse schneller und präziser als je zuvor zu verbessern, darunter auch diese beiden leistungsstarken Werkzeuge: 

• Process Mining
• Gesundheitscheck und Prozessüberwachung

Mit Process Mining-Funktionen können Sie die von Ihren Lösungen generierten Daten auswerten und so automatisch Engpässe, nicht konforme Prozesse und die Ursache von Problemen ermitteln, die Ihre Ziele bei der digitalen Transformation behindern. Anstatt umfangreiche Recherchen über die Stakeholder durchzuführen, kann ein Team Process Mining auf einen Prozess anwenden, um Bereiche zu bestimmen, die rationalisiert werden können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Optimierung ist die Prozessüberwachung durch Gesundheitschecks. Mit dieser Funktion kann ein Entwickler den Zustand von Prozessausführungen überwachen und so sehen, wie gut die einzelnen digitalen Elemente funktionieren sowie die zugrunde liegende Struktur selbst überprüfen. Im Idealfall hilft die Funktion bei der Identifizierung von Warnungen und Fehlern, sodass der Entwickler schnell zu dem betroffenen Bereich des Prozesses navigieren und diese berichtigen kann.

Achten Sie darauf, dass BPM-Werkzeuge nicht allein für Ihre Prozesse eingesetzt werden können. Sie benötigen eine zuverlässige Plattform, die auch die technische Seite berücksichtigt, z. B. den Zugriff auf Daten, die Integration von Systemen und die Governance.

• Unternehmensdaten
• Systemintegrationen
• Governance

Starke Prozesse erfordern Daten – Daten, die im gesamten Unternehmen zugänglich sind und synchronisiert werden. Suchen Sie nach einer Prozessplattform, die eine solide Datenverwaltungsgrundlage verwendet, damit Sie ohne teure Datenprojekte oder Datenbankprogrammierung auf Daten aus beliebigen Quellen zugreifen und diese einbeziehen können. Eine Data Fabric-Architektur ermöglicht es Ihnen, Daten aus verschiedenen Systemen zu konsolidieren, um einen sicheren und einfachen Zugriff auf Unternehmensdaten zu ermöglichen und eine 360-Grad-Ansicht auf das Unternehmen zu erhalten.

APIs bieten genau definierte Spezifikationen dafür, wie Systeme miteinander interagieren können. Dies ist zwar der effizienteste Weg, um Systeme in die Prozessorchestrierung zu integrieren, aber die Verbindung von APIs mit Prozessabläufen kann technisch herausfordernd und komplex sein. Eine Prozessplattform, die einen Low- oder No-Code-Ansatz für die Verbindung von API-Integrationen bietet, kann die Integration der Systemautomatisierung in Ihre Prozesse vereinfachen und die Lieferzeiten verkürzen.

APIs bieten zwar die effizienteste Möglichkeit, mit Systemen zu interagieren, aber in manchen Fällen sind solche APIs möglicherweise nicht verfügbar. Möglicherweise unterstützt das System keine APIs, oder die Interaktion basiert auf einer Client-Anwendung. Für solche Szenarien sollten Sie RPA in Betracht ziehen. Dabei werden Softwareroboter eingesetzt, um Interaktionen zwischen Menschen und Computern zu emulieren und sich wiederholende Aufgaben in verschiedenen Anwendungen wie unter anderem die Verbindung von Altsystemen ohne APIs zu automatisieren.

Wenn Sie mehrere Anwendungen mit verschiedenen Benutzern und Rollen auf Ihrer Low-Code-Plattform einsetzen, müssen Sie sicherstellen, dass die IT-Abteilung die Kontrolle behält und dass Richtlinien vorhanden sind. Während Data Fabric der IT-Abteilung die Möglichkeit gibt, den Zugriff auf Daten auf Anwendungsebene zu verwalten, sollten Sie auch nach einer Prozessplattform suchen, die einheitliche DevOps unterstützt. Durch die kontinuierliche Integration inkrementeller Änderungen und die regelmäßige Veröffentlichung von Anwendungsupdates können Sie sicherstellen, dass Ihre Anwendungen während ihres gesamten Lebenszyklus von hervorragender Qualität sind. Sorgen Sie außerdem dafür, dass das Thema Sicherheit in jedem Teil des Lebenszyklus einer Anwendung gebührend berücksichtigt wird. Der Einsatz von DevOps-Praktiken in Verbindung mit einer sicheren Plattform, die effiziente DevOps-Praktiken unterstützt, versetzt Ihr Team in die Lage, Anwendungen schnell und sicher zu erstellen, zu testen, bereitzustellen und zu überwachen.

Wenn Sie die Vorteile von BPM in Ihrem Unternehmen nutzen möchten, müssen Sie sich für ein leistungsstarkes BPM-Tool entscheiden. Beachten Sie diese Kriterien für Geschäftsprozessmanagement-Tools: 

• Hilft Ihnen das BPM-Tool, Automatisierungsinseln zu überbrücken, die Sie womöglich selbst geschaffen haben?
• Wird das Tool Unternehmensdaten mit einer klar definierten Governance zusammenführen?
• Unterstützt der Anbieter Sie bei Ihrer digitalen Transformation?
• Bietet der Anbieter eine zuverlässige künstliche Intelligenz, um das Liefererlebnis zu verbessern?
• Können Sie mit dem Tool Ihre gesamten Abläufe durch eine durchgängige Prozessautomatisierung optimieren und automatisieren?

Mit diesen Kriterien und Top-Funktionen im Hinterkopf sind Sie bestens gerüstet, um das am besten geeignete BPM-Tool für Ihr Unternehmen zu finden.