¿Sabe cuántos pasos le lleva completar una tarea sencilla como añadir datos a un registro? ¿Y cuánto tarda en enviar un correo electrónico de seguimiento?
Para la mayoría de nosotros, la eficiencia en nuestro trabajo es algo por lo que nos esforzamos, pero no algo de lo que hacemos un seguimiento. Ahí es donde la minería de tareas y la minería de procesos pueden ayudar. Estas herramientas le permiten ver cómo se puede mejorar el trabajo y dónde optimizar el proceso más amplio en el que está implicado. Cuanto más complejo sea el proceso, mayores serán los beneficios.
En este blog, vamos a explorar la minería de procesos frente a la minería de tareas, incluyendo la definición de cada término, las diferencias clave entre la minería de procesos y la minería de tareas, y cuándo utilizar cada enfoque como parte de una estrategia de automatización de procesos.
¿Qué es la minería de procesos?
La minería de procesos utiliza los registros de eventos del sistema para descubrir, supervisar y mejorar los procesos. Es una forma objetiva de visualizar cómo funcionan los procesos de negocio que permite la optimización de procesos de extremo a extremo, descubre el potencial de automatización, y ofrece la mejora continua de procesos. Este enfoque se puede utilizar en cualquier sector para cualquier proceso, y a menudo se utiliza en la fabricación, los servicios financieros, los seguros y las ciencias de la vida para procesos como la gestión de pedidos (order-to-cash, O2C) y la gestión de pagos (procure-to-pay, P2P).
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¿Qué es la minería de tareas?
La minería de tareas utiliza datos de escritorio, o datos de interacción del usuario, para medir la eficiencia y analizar cómo la gente hace el trabajo. Puede utilizarse durante el descubrimiento de procesos (una parte de la minería de procesos) para proporcionar más contexto sobre el trabajo que ocurre fuera de los sistemas mediante la evaluación de datos como los clics del ratón, las pulsaciones de teclas, la introducción de datos y el tiempo empleado en las aplicaciones. Este enfoque puede aplicarse a una amplia gama de sectores y es particularmente útil en los casos en que los trabajadores humanos realizan el trabajo digital. Por ejemplo, en el servicio de atención al cliente, la minería de tareas puede utilizarse para realizar un seguimiento de las interacciones de los agentes de servicio con los clientes (por ejemplo, a través del correo electrónico y el chat) e identificar oportunidades para acortar los tiempos de respuesta.
Minería de procesos frente a minería de tareas: las 3 principales diferencias.
La minería de procesos y la minería de tareas comparten un objetivo común de optimización, pero lo abordan desde ángulos diferentes.
1. La minería de procesos analiza los procesos de manera integral. La minería de tareas analiza las tareas individuales.
La granularidad de la minería de tareas es útil para proporcionar información sobre cómo se realiza el trabajo específico dentro de un proceso. Pero es limitada cuando se trata de proporcionar recomendaciones para la optimización de procesos de extremo a extremo. Esta es la razón por la que se considera una parte de la fase de descubrimiento de procesos en la minería de procesos.
2. La minería de procesos utiliza los registros de eventos de los sistemas de TI. La minería de tareas utiliza datos de los registros de actividad del usuario o grabaciones de pantalla.
Dado que la minería de procesos se trata de descubrir y optimizar un proceso de extremo a extremo, se basa en datos de sistemas como ERP y CRM que pueden proporcionar una imagen completa del proceso. La minería de tareas se basa en datos de nivel micro sobre las acciones de los usuarios para proporcionar análisis de tareas específicas dentro de un proceso.
3. La minería de procesos pretende mejorar un proceso completo. La minería de tareas solo pretende mejorar la eficiencia de las tareas humanas.
Dado que la minería de tareas solo se basa en los datos de interacción del usuario, se limita a proporcionar información sobre el trabajo humano. Como la minería de procesos utiliza los datos del sistema, puede identificar las ineficiencias en cualquier parte de un proceso, independientemente de si se derivan del trabajo humano o informático.
Cuándo utilizar la minería de tareas frente a la minería de procesos.
La minería de tareas y la minería de procesos son ambas herramientas valiosas para mejorar los procesos de negocio, pero hay situaciones específicas en las que cada una es más apropiada. En general, utilice una solución de minería de tareas cuando necesite optimizar tareas específicas dentro de un proceso más amplio, y utilice una solución de minería de procesos cuando necesite optimizar un proceso completo de principio a fin.
Cuándo utilizar la minería de tareas.
La minería de tareas es ideal para analizar y optimizar tareas específicas dentro de un proceso más amplio. Por ejemplo, si usted está buscando mejorar la entrada de datos, el software de minería de tareas puede ayudar a identificar las áreas donde los empleados pueden requerir apoyo adicional o donde la automatización podría ser implementada para agilizar la tarea. Puede ayudar a mejorar la experiencia de los empleados, aumentar la eficiencia humana y reducir los errores humanos, y es especialmente útil para las tareas que son repetitivas, consumen mucho tiempo o requieren un alto grado de precisión.
Cuándo utilizar la minería de procesos.
La minería de procesos es más adecuada para analizar y optimizar un proceso completo de principio a fin. Por ejemplo, si desea mejorar el proceso de gestión de la cadena de suministro, las herramientas de minería de procesos pueden identificar cuellos de botella e ineficiencias en todas las etapas del proceso, desde la adquisición hasta la entrega. Puede ayudar a reducir los residuos, optimizar la asignación de recursos y mejorar la satisfacción del cliente, y es particularmente útil para identificar áreas de mejora, analizar la causa de las ineficiencias y supervisar la eficiencia del proceso a lo largo del tiempo.
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