Sai quanti passaggi occorrono per completare un’attività semplice come l’aggiunta di dati a un record? E quanto tempo ci vuole per inviare un’e-mail di follow-up?
La maggior parte di noi si propone come obiettivo l’efficienza nel proprio lavoro, ma non riesce a monitorarla. In questo ambito, il task mining e il process mining possono aiutare perché consentono di capire come si può migliorare il lavoro e dove si può ottimizzare il processo più ampio coinvolto. Maggiore è la complessità, maggiori sono i vantaggi.
In questo blog analizzeremo il process mining e il task mining, esaminando anche la definizione di ciascun termine, le differenze principali tra process mining e task mining e quando utilizzare ciascun approccio come parte di una strategia di automazione di processo.
Che cos’è il process mining?
Il process mining utilizza gli event log di sistema per scoprire, seguire e migliorare i processi. Si tratta di un modo oggettivo per visualizzare il funzionamento dei processi aziendali che consente di ottimizzare i processi end-to-end, di scoprire il potenziale di automazione e di migliorare continuamene i processi. Questo approccio può essere utilizzato in qualsiasi settore per qualsiasi processo, ed è spesso utilizzato nei settori manifatturieri, dei servizi finanziari, delle assicurazioni e delle life science per processi come order-to-cash (O2C) e procure-to-pay (P2P).
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Che cos’è il task mining?
Il task mining utilizza i dati del desktop, o quelli di interazione dell’utente, per misurare l’efficienza e analizzare il modo in cui le persone eseguono il proprio lavoro. Può essere utilizzato durante la scoperta del processo (una parte del process mining) per fornire un ulteriore contesto sul lavoro svolto al di fuori dei sistemi, valutando dati come il numero di clic del mouse, quello delle battute dei tasti, il tempo per l’inserimento dei dati e quello trascorso nelle applicazioni. Questo approccio può essere applicato a un’ampia gamma di settori ed è particolarmente utile nei casi in cui il personale svolge un lavoro digitale. Ad esempio, nel servizio clienti, il task mining può essere utilizzato per seguire le interazioni dell’operatore con i clienti (ad esempio, via e-mail e chat) e identificare le opportunità di ridurre i tempi di risposta.
Process Mining e Task Mining: 3 differenze principali
Il process mining e il task mining condividono l’obiettivo comune dell’ottimizzazione, ma lo affrontano da angolazioni diverse.
1. Il process mining analizza i processi end-to-end, mentre il task mining analizza le singole attività.
La granularità del task mining è utile per fornire approfondimenti sulle modalità di svolgimento di un lavoro specifico all’interno di un processo, tuttavia si limita a fornire raccomandazioni ristrette per l'ottimizzazione dei processi end-to-end e per questo motivo è considerata una parte della fase della scoperta del processo nel process mining.
2. Il process mining utilizza gli event log dei sistemi informatici. Il task mining utilizza i dati provenienti dai registri delle attività degli utenti o dalle registrazioni delle schermate.
Poiché il process mining si occupa di scoprire e ottimizzare un processo end-to-end, si basa su dati provenienti da sistemi come i software ERP e CRM che possono fornire un quadro completo del processo. Il task mining si basa su dati relativi a livello micro alle azioni dell’utente per fornire analisi su attività specifiche all’interno di un processo.
3. Il process mining mira a migliorare un intero processo, mentre il task mining solo a migliorare l’efficienza delle attività umane.
Poiché il task mining si basa solo sui dati di interazione con l’utente, si limita a fornire approfondimenti sul lavoro umano. Il process mining utilizza i dati di sistema, quindi può individuare le inefficienze in qualsiasi punto di un processo, indipendentemente dal fatto che derivino dal lavoro umano di un computer.
Quando utilizzare il task mining o il process mining
Il task mining e il process mining sono entrambi strumenti preziosi per migliorare i processi aziendali, ma ciascuno è più appropriato in determinate situazioni specifiche. In generale, si utilizza una soluzione di task mining se è necessario ottimizzare attività specifiche all’interno di un processo più ampio e il process mining per efficientare un intero processo end-to-end.
Quando utilizzare il task mining
Il task mining è ideale per analizzare e ottimizzare attività specifiche all’interno di un processo più ampio. Ad esempio, se stai cercando di migliorare l’inserimento di dati, il software di task mining può aiutarti a identificare le aree in cui i dipendenti potrebbero avere bisogno di un ulteriore supporto o in cui l’implementazione dell’automazione semplificherebbe le attività. Può contribuire a migliorare l’esperienza dei dipendenti, ad aumentare l’efficienza umana ed a ridurre l’errore umano, ed è particolarmente utile per le attività ripetitive, che richiedono tempo o un elevato grado di precisione.
Quando utilizzare il process mining
Il process mining è più adatto ad analizzare ed ottimizzare un intero processo end-to-end. Ad esempio, se stai cercando di migliorare il processo di gestione della catena di fornitura, gli strumenti di process mining possono identificare i colli di bottiglia e le inefficienze in tutte le fasi del processo, dal procurement alla consegna. Può aiutare a ridurre gli sprechi, ottimizzare l’allocazione delle risorse e migliorare la soddisfazione dei clienti, ed è particolarmente utile per individuare le aree di miglioramento, analizzare le cause delle inefficienze e seguire l’efficienza dei processi nel tempo.
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