Aunque a menudo se utilizan indistintamente, incluso por parte de los empleados públicos, los términos contratación y adquisición no son sinónimos. He aquí la diferencia en pocas palabras:
¿Qué es la contratación?
Los organismos públicos suelen utilizar la palabra “contratación” (o “contratación electrónica”) para referirse al proceso completo de obtención de bienes o servicios.
¿Qué es la adquisición?
“Adquisición” tiene un significado mucho más amplio y estratégico. La adquisición abarca no solo el proceso de contratación, sino también otros procesos que lo preceden y lo siguen. Es posible que se utilicen los términos adquisición y proceso de gestión de adquisiciones indistintamente. Ambos se refieren al mismo proceso general.
Contratación frente a adquisición: La diferencia en la administración pública.
El proceso de adquisición gubernamental en sentido amplio suele ser competencia de las organizaciones federales. Los responsables de las administraciones estatales y locales se centran más a menudo en el proceso de contratación.
Pero, como ocurre con muchas cosas en la administración pública, las diferencias no son tan sencillas. Examinemos algunas distinciones y ofrezcamos algo de contexto para ayudarle a colaborar mejor con las partes interesadas del sector público en la contratación o adquisición.
[Descubra cómo puede agilizar la contratación pública con una solución moderna de gestión de adquisiciones. Consiga el libro electrónico. ]
Las 5 etapas del proceso de contratación pública.
En la administración pública, la contratación es el proceso de compra de los bienes y servicios que necesitan los organismos locales, estatales y federales para llevar a cabo sus misiones. Cada etapa del proceso de contratación implica una serie de pasos exigentes. (Más información sobre lo que implica cada fase). He aquí un breve resumen de las cinco fases de una contratación:
Las 5 fases de la contratación pública.
Fase | Propósito |
Requisitos | Identificar y definir la necesidad de bienes o servicios. Esto incluye decidir la estrategia de contratación, por ejemplo, si debe comprar un producto estándar o a medida. |
Convocatoria | Solicitar ofertas y propuestas a los proveedores. |
Evaluación | Examinar las ofertas y propuestas para determinar cuál es el mejor proveedor. |
PREMIOS | Fijar las condiciones de entrega de los bienes y servicios. |
Después de la adjudicación | Garantizar que la entrega de los bienes o servicios adquiridos se ajusta a lo estipulado en el contrato público, incluido el cumplimiento de las especificaciones y los plazos. |
La adquisición abarca más que la contratación.
En el ámbito federal, aunque todas las actividades de contratación mencionadas forman parte del ciclo de vida de la adquisición, son solo una parte del mismo. Denominado por los equipos federales “Big A”, el ámbito más amplio de la adquisición también explica cómo se generan y examinan las nuevas capacidades y sus requisitos, cómo contribuye el organismo a su parte del presupuesto anual del presidente y asigna recursos, y cómo se gobiernan y ejecutan los proyectos, programas y contratos.
Dentro del Big A hay tres procesos de decisión estratégica, o patas, impulsados por diferentes factores:
Requisitos, impulsados por las necesidades de adquisición.
Programación y presupuestación, impulsados por el calendario de planificación del año fiscal.
Gobernanza, impulsada por la finalización con éxito de los eventos e hitos de adquisición.
Pero, ¿no habíamos dicho antes que la parte de los requisitos forma parte de la contratación? Es cierto. Los requisitos son la primera fase de la contratación, y muchos procesos de contratación comienzan con la introducción de los requisitos.
Sin embargo, algunas actividades de requisitos son tareas de planificación de adquisiciones que quedan fuera del ámbito de la contratación (o “a la izquierda” de la contratación, si se considera una adquisición como un workflow de izquierda a derecha). Por ejemplo, parte del trabajo de planificación inicial puede comenzar años antes de que se introduzca la necesidad de financiación y de que la contratación pueda actuar sobre ella.
Los organismos públicos estatales y locales tienen un proceso de requisitos mucho más corto y menos complicado que el gobierno federal. Las agencias gubernamentales estatales y locales no tienen tantos procesos, documentos y aprobaciones necesarios a la izquierda de la contratación.
El proceso de requisitos federales es más complejo (y esta es una de las razones por las que, entre los módulos de la suite de soluciones Appian Government Acquisition, el módulo de Requirements Management es el más popular en las agencias federales). En los organismos federales, la mayor parte del proceso de programación y presupuestación de la Big A es anterior a la contratación. Estos primeros procesos presupuestarios se incorporan al proceso de requisitos cuando los fondos se destinan oficialmente al requisito. A la derecha del ciclo de contratación, las adquisiciones federales también incluyen la administración del programa desde el lado de la oficina del programa, como el seguimiento de la formación, los acuerdos de confidencialidad y la propiedad suministrada por el Gobierno.
Contratación frente a adquisición: comprender las zonas grises.
Tenga en cuenta que la distinción entre adquisición y contratación no es tan clara. Hay algunas zonas grises. Esto se debe a que el proceso de adquisición gubernamental es algo vivo, que respira y que ha evolucionado con el tiempo. Todas las agencias ejecutivas utilizan el Reglamento Federal de Adquisiciones (FAR) para la adquisición de suministros y servicios. El FAR y sus suplementos se actualizan con frecuencia, lo que significa que también siguen evolucionando.
Es más, no todas las adquisiciones federales necesitan pasar por el proceso de adquisición completo. El enfoque más adecuado para cada proyecto depende de factores como el coste, el plazo, el riesgo, los avances tecnológicos y la disponibilidad de un producto o servicio adecuado.
Por ejemplo, si un producto comercial existente puede cumplir el requisito de forma eficiente, puede utilizarse un ciclo de vida más corto. En cambio, para servicios complejos o artículos únicos que requieren desarrollo, pruebas, fabricación, etc., es necesario todo el ciclo de vida de la adquisición. El punto clave es que el ciclo de vida de adquisición es flexible y puede ajustarse a una situación particular.
Contexto histórico útil para los términos contratación y adquisición.
Hasta finales de la década de 1970, los organismos federales utilizaban el término contratación para englobar todas las funciones de contratación. Por ejemplo, había un Reglamento de Contratación de los Servicios Armados (ASPR), un Reglamento Federal de Contratación y un Reglamento de Contratación de la NASA, entre otros.
Posteriormente, en 1978, el Departamento de Defensa (DoD) decidió que adquisición era un término más adecuado para referirse a la contratación como parte de un proceso más amplio, que incluía aspectos como la especificación de requisitos y la gestión de programas. Así que sustituyeron la palabra contratación por contratos. Conservaron la palabra contratación para referirse al proceso presupuestario.
Cuando se publicó el FAR en 1984, se utilizó el término adquisición en lugar de contratación. Pero la palabra contratación estaba demasiado arraigada como para eliminarla por completo, por lo que en 2001, los consejos del FAR cedieron a la terminología predominante y añadieron la definición actual de contratación a FAR 2.101 en un intento de disipar la confusión. (Véase FAC 97-22, 66 Fed. Reg. 2117.) Pero, a tenor del interés que suscita este tema, ese intento no acabó con la confusión.
La diferencia entre adquisición y contratación: 5 conclusiones.
Aunque existe un terreno común entre los significados de contratación y adquisición, he aquí las distinciones de alto nivel que los responsables de la Administración deben recordar:
- El término contratación (a menudo denominado “contratación electrónica”) es el más utilizado por los organismos locales y estatales para describir el proceso integral de compra de bienes y servicios. [Más información en Qué es la contratación electrónica: Definición y buenas prácticas. ]
- Existen cinco fases de contratación en los organismos locales, estatales y federales: requisitos, solicitud, evaluación, adjudicación y postadjudicación.
- A nivel federal, la contratación es una parte de un proceso de adquisición más amplio, de principio a fin, que también incluye procesos que preceden y siguen a la contratación.
- No todas las adquisiciones federales necesitan pasar por todo el ciclo de vida de la adquisición.
- Estos procesos no son inamovibles. El proceso de adquisición gubernamental evoluciona continuamente en respuesta a las frecuentes actualizaciones del FAR, la principal normativa que regula la forma en que las agencias ejecutivas deben adquirir suministros y servicios.
El panorama de la contratación sigue evolucionando, y los organismos públicos de todos los niveles necesitan modernizar sus entornos para mantenerse al día. Más información sobre lo que nos espera. Lea Perspectivas de las adquisiciones gubernamentales: Los expertos opinan sobre el futuro de la contratación.
