Sebbene siano spesso usati indistintamente anche dai dipendenti della pubblica amministrazione, i termini procurement e acquisizione non sono sinonimi. In breve, la differenza è la seguente:
Cosa s’intende per procurement?
Gli enti della pubblica amministrazione di solito usano il termine "procurement" (o "eProcurement") per riferirsi al processo end-to-end con il quale si ottengono beni o servizi.
Cosa s’intende per acquisizione?
Acquisizione ha un significato strategico molto più ampio. L'acquisizione non comprende solo il processo di procurement, ma anche altri processi che lo precedono e lo seguono. È possibile sentire persone che utilizzano i termini acquisizione e processo di gestione delle acquisizioni in modo interscambiabile. Entrambi fanno riferimento allo stesso processo ampio.
Procurement e acquisizione: la differenza nella pubblica amministrazione.
Nella pubblica amministrazione, il più ampio processo di acquisizione è in genere di competenza delle organizzazioni federali. I dirigenti delle amministrazioni statali e locali sono più spesso impegnati nel processo di procurement.
Tuttavia, come avviene in molti altri casi nella pubblica amministrazione, le differenze non sono così semplici. Esaminiamo alcune distinzioni all’interno di contesti in modo da poter collaborare meglio con le parti interessate del settore pubblico per quanto riguarda il procurement e/o l’acquisizione.
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Le 5 fasi del processo di procurement nella pubblica amministrazione
Nella pubblica amministrazione, il procurement è il processo di acquisto di beni e servizi necessari agli enti locali, statali e federali per assolvere ai loro compiti. Ogni fase del processo di procurement implica una serie di passaggi rigorosi. (Scopri di più su cosa prevede ogni fase.) Di seguito viene fornita una rapida panoramica delle cinque fasi del processo di procurement:
Le 5 fasi del procurement nella pubblica amministrazione
Fase | Scopo |
Necessità | Identificare e definire l’esigenza di beni o servizi. Questo passaggio include l’elaborazione di una strategia di procurement, ad esempio se acquistare un prodotto standard o personalizzato. |
Sollecitazione | Richiesta di offerte e proposte ai fornitori. |
Valutazione | Esaminare le offerte e le proposte per determinare il fornitore migliore. |
Riconoscimento | Definizione dei termini e delle condizioni di consegna dei beni e dei servizi. |
Dopo l'aggiudicazione | Garantire che la consegna dei beni o servizi acquistati sia conforme al contratto di appalto pubblico, compreso il rispetto delle specifiche e delle tempistiche. |
L'acquisizione comprende il procurement
A livello federale, sebbene tutte le attività di procurement menzionate sopra facciano parte del ciclo di acquisizione, ne costituiscono solo una parte. Definita dai team federali come la "Big A", la sfera più ampia dell'acquisizione comprende anche il modo in cui le nuove funzionalità e i loro requisiti vengono generati e vagliati, il modo in cui l’ente contribuisce al bilancio pubblico annuale e alloca le risorse, e il modo in cui progetti, i programmi ed i contratti vengono gestiti ed eseguiti.
La Big A racchiude tre processi, o filoni, decisionali strategici basati su fattori diversi:
Necessità, dettate dalle esigenze di acquisizione.
Programmazione e gestione del budget, dettati dal calendario della pianificazione dell'anno fiscale.
Governance, dettata dall’efficace completamento degli eventi e dal raggiungimento della principali tappe dell'acquisizione.
Ma non abbiamo detto prima che la fase delle necessità fa parte del procurement? È vero. Le necessità rappresentano la prima fase del procurement e molti processi del procurement hanno inizio con l’individuazione delle necessità.
Tuttavia, alcune attività legate alla fase delle necessità sono costituite da compiti di pianificazione dell'acquisizione che non rientrano nell'ambito del procurement (o "a sinistra" di esso, se si considera un'acquisizione come un flusso di lavoro che va da sinistra a destra). Ad esempio, parte del lavoro di pianificazione precoce può iniziare anni prima che la necessità di finanziamento venga registrata e sia gestibile tramite contratti.
Gli enti statali e locali della pubblica amministrazione hanno un processo legato alla fase delle necessità molto più breve e meno complicato rispetto al livello federale. Il numero di processi, documenti e approvazioni negli enti statali e locali non è così alto come quello richiesto prima della fase d’appalto.
Il processo legato alle necessità è più complesso a livello federale (e questo è uno dei motivi per cui, tra i moduli della suite di soluzioni Appian Government Acquisition, il Requirements Management è il modulo più comune negli enti federali). Negli enti federali, la maggior parte delle fasi di programmazione e di gestione del budget della Big A precede il procurement. Questi primissimi processi di gestione del budget confluiscono nel processo delle necessità quando i fondi sono ufficialmente allocati a questo scopo. A destra del ciclo di procurement, le acquisizioni federali comprendono anche la gestione del programma da parte dell'ufficio apposito, come il monitoraggio della formazione, NDA e beni di proprietà della pubblica amministrazione.
Procurement e acquisizione: Comprendere le zone grigie
Occorre tenere presente che la distinzione tra acquisizione e procurement non è così netta. Esistono alcune zone grigie, in quanto il processo di acquisizione nella pubblica amministrazione è in perenne evoluzione. La normativa federale sulle acquisizioni (FAR, Federal Acquisition Regulation) è alla base di tutte le acquisizioni di forniture e servizi effettuate dagli enti esecutivi. La FAR e le sue integrazioni vengono aggiornati frequentemente, il che significa che anch'essi continuano a evolversi.
Inoltre, non tutte le acquisizioni federali devono seguire l'intero processo di acquisizione. L'approccio più appropriato per ogni progetto dipende da fattori quali il costo, la tempistica, il rischio, gli sviluppi tecnologici e la disponibilità di un prodotto o servizio adeguato.
Ad esempio, se un prodotto commerciale esistente è in grado di soddisfare efficacemente la necessità, è possibile seguire un processo più breve. D'altra parte, per servizi complessi o articoli particolari che richiedono uno sviluppo, l’esecuzione di test, la produzione e così via, è necessario l’intero ciclo di acquisizione. Il punto centrale è che il ciclo legato all’acquisizione è flessibile e può essere adattato a una situazione particolare.
Utile contesto storico per i termini procurement e acquisizione
Fino alla fine degli anni '70, gli enti federali utilizzavano il termine procurement per riferirsi a tutte le attività di appalto. Ad esempio, esisteva, tra le altre, una normativa sul procurement dei servizi armati (ASPR, Armed Services Procurement Regulation), una normativa sul procurement federale e una su quello della NASA.
Successivamente, nel 1978, il Dipartimento della Difesa (DoD) decise che acquisizione era un termine più appropriato per trasmettere l’idea che i contratti d’appalto appartenevano a un processo più ampio, che includeva aspetti come la specifica delle necessità e la gestione del programma. Così hanno sostituito il termine procurement con contratti, mantenendo il termine procurement per riferirsi al processo di gestione del budget.
Quando è stato pubblicato il FAR, nel 1984, esso utilizzava il termine acquisizione anziché procurement. Tuttavia, il termine procurement era troppo radicato per essere eliminato del tutto, pertanto, nel 2001 i consigli del FAR hanno ceduto alla terminologia più usata e hanno aggiunto l'attuale definizione di procurement al FAR 2.101 nel tentativo di dissipare la confusione. (Cfr. FAC 97-22, 66 Reg. Fed. 2117). L’interesse suscitato dall'argomento, però, era tale che questo tentativo non è riuscito a fare chiarezza.
La differenza tra acquisizione e procurement: 5 punti da conoscere
Sebbene le aree semantiche dei due termini procurement e acquisizione in parte si accavallino, i leader della pubblica amministrazione dovrebbero tenere a mente le seguenti distinzioni fondamentali:
- Il termine procurement (spesso indicato come eProcurement) è utilizzato il più delle volte dagli enti locali e statali per descrivere il processo end-to-end di acquisto di beni e servizi. [ Per saperne di più, consulta Cosa s’intende per e-Procurement: definizione e best practice. ]
- Il processo di procurement negli enti locali, statali e federali prevede cinque fasi: necessità, sollecitazione, valutazione, aggiudicazione e post-aggiudicazione.
- A livello federale, il procurement fa parte del più ampio processo end-to-end di acquisizione, che comprende anche i processi che precedono e seguono il procurement.
- Non tutte le acquisizioni federali devono passare per l’intero ciclo di acquisizione.
- Questi processi non sono immutabili: il processo di acquisizione nella pubblica amministrazione muta in conformità con i frequenti aggiornamenti del FAR, la fonte normativa primaria che disciplina le modalità di acquisizione di forniture e servizi da parte degli enti esecutivi.
Il panorama del procurement è in continua evoluzione, pertanto gli enti della pubblica amministrazione, a tutti i livelli, devono aggiornare i loro ambienti per stare al passo. Scopri quello che ci riserverà il futuro. Leggi la previsione sull’acquisizione nella pubblica amministrazione: gli esperti si esprimono sul futuro del procurement.
