Steht die Kostenoptimierung ganz oben auf Ihrer Agenda? Wenn ja, dann hat die Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) wahrscheinlich Ihre Aufmerksamkeit erregt. BPA vereint eine Reihe von Technologien, mit denen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse orchestrieren, automatisieren und optimieren können. BPA sorgt für eine Kostenoptimierung, weil sie damit Ihre Effizienz steigern und Ihr Talent für wichtigere Aufgaben nutzen können. Gleichzeitig fördert sie die Agilität, die Ihr Unternehmen braucht, um in einer sich schnell verändernden Welt erfolgreich zu sein. Und dieser ohnehin schon leistungsstarke Ansatz wird durch die weitverbreitete Integration von künstlicher Intelligenz in BPA-Software, insbesondere generativer KI, noch leistungsfähiger. Wenn KI in die Automatisierung von Geschäftsprozessen einfließt, entsteht eine besonders leistungsfähige Version von BPA.
Gartner® schreibt dazu Folgendes im Market Guide for Business Process Automation Tools:
Wie in anderen Technologiebereichen auch, hat [generative KI] einen enormen Einfluss auf BPA-Anbieter. Zahlreiche Anbieter haben generative KI bereits integriert oder planen den Einsatz, um Funktionen für die Modellierung/Ermittlung von Prozessen in natürlicher Sprache, die Modellierung von Entscheidungen, die Gestaltung von Formularen/UI und die Erstellung/Zusammenfassung von Dokumenten zu ermöglichen. Dies geschieht entweder durch die Integration mit allgemein verfügbaren, generativen KI-Modellen oder durch die Entwicklung eigener kontextbezogener Modelle.1
Nachfolgend finden Sie zwei bemerkenswerte Beispiele dafür, wie KI die Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Leben füllt.
Zwei wichtige Methoden, Geschäftsprozesse mit KI zu automatisieren
Künstliche Intelligenz baut auf den vorhandenen Stärken der Software für die Geschäftsprozessautomatisierung auf, verbessert die Effizienz und erhöht die Geschwindigkeit. Durch die Integration von KI in BPA können Sie Ihre Geschäftsergebnisse deutlich verbessern. Dies sind nur zwei Beispiele.
1. Prozesse transformieren, die die Verarbeitung von Dokumenten oder Inhalten erfordern
KI und Prozessautomatisierung werden eingesetzt, um Mitarbeitern erfolgreich die lästige Arbeit der Klassifizierung und Extraktion von Inhalten abzunehmen. Denken Sie dabei an Arbeitsabläufe, bei denen Mitarbeiter Unmengen von Informationen durchkämmen müssen, nur um eine Statusaktualisierung zu verstehen oder eine Antwort zu senden. Oder sie müssen zahlreiche E-Mails durchforsten, um die eine projektrelevante E-Mail zu finden. Mithilfe von KI können die Mitarbeiter all das vermeiden und sich einfach auf die Ergebnisse konzentrieren, um die Analyse und die Antworten an die Kunden zu verbessern.
Im Folgenden erfahren Sie, wie wir die Klassifizierung von E-Mails und Dokumenten in Appian, unserer Plattform zur Geschäftsprozessautomatisierung, umsetzen. Ein Entwickler verwendet Low-Code-Bausteine, um einem Prozess eine KI-Fähigkeit hinzuzufügen. Dann werden Inhaltsbeispiele hochgeladen, um das KI-Modell zu trainieren und die Ergebnisse zu überprüfen, um die Genauigkeit sicherzustellen. Wenn das Modell ein zufriedenstellendes Maß an Genauigkeit erreicht hat, kann der Entwickler es in den Prozess einfügen.
Wenn nun ein Mitarbeiter eine E-Mail-Antwort senden muss, kann er einfach die ursprüngliche E-Mail in das von Appian angebotene Azure OpenAI-Plugin einspeisen und es mit einer Antwort beauftragen. Dabei fügt er alle voreingestellten Anforderungen für die Standards des Unternehmens hinzu. So kann die KI wieder einmal die Zeit der Mitarbeiter von Routineaufgaben auf wichtigere Kundenserviceangelegenheiten lenken.
Bei der Extraktion von Dokumenten verhält es sich ähnlich. KI zieht wichtige Informationen aus Dokumenten und bereitet sie für die Verwendung in einer Anwendung auf. Und wenn ein Entwickler Appian über eine Low-Code-Integration mit der Vektordatenbank von Pinecone verbindet, können die Mitarbeiter alle Dokumente in ihrer Wissensdatenbank abfragen und erhalten Ergebnisse auf der Grundlage ihrer Frage. Wir alle haben schon einmal eine Wissensdatenbank durchforstet, um die eine Antwort zu finden, und häufig fühlte es sich an, wie die Suche nach der Stecknadel in einem Heuhaufen. Dank dieser zeitsparenden Kombination aus Geschäftsprozessautomatisierung und KI können Benutzer stattdessen mit einer Anwendung über ihre privaten Daten chatten und erhalten von der KI kontextrelevante Informationen.
2. Die Entwicklungsgeschwindigkeit maximieren
BPA-Anbieter nutzen zunehmend KI, damit Entwickler schneller arbeiten können. Und wenn diese BPA-Plattform auch noch auf Low-Code beruht, einer ohnehin schon viel schnelleren Entwicklungsmethode als die herkömmliche Codierung, dann arbeiten KI und Low-Code zusammen und die Entwicklungsgeschwindigkeit wird exponentiell gesteigert.
Denken Sie nur an einige Beispiele dafür, wie diese Verbindung Ihren Entwicklern zugutekommt (und letztlich Ihren Kunden und jedem in Ihrem Unternehmen, dank der blitzschnellen Bereitstellung von Anwendungen, die wichtige Prozesse automatisieren).
In Appian kann ein Entwickler eine Schnittstelle aus einer PDF-Datei erstellen. KI übernimmt die Informationen und das Format dieser PDF-Datei und wandelt sie in ein Arbeitsformular um, das in einer Low-Code-Designkonsole einfach bearbeitet und in einer breiteren Anwendung eingesetzt werden kann. Dies wäre ohne die durch Low-Code gestützten Bausteine nicht möglich, aber auch nicht ohne KI.
Ein weiteres Beispiel dafür, wie KI in Zukunft die Geschwindigkeit erhöhen könnte, ist die Erstellung eines Arbeitsablaufs. Stellen Sie sich vor, dass Sie KI auffordern, einen Arbeitsablauf für Sie zu erstellen, der X, Y und Z erledigt, und zwar unter Verwendung der bereits in der Plattform vorhandenen Technologie zur Geschäftsprozessautomatisierung, wie robotergesteuerte Prozessautomatisierung, Geschäftsregeln und Data Fabric. Oder stellen Sie sich vor, dass Benutzer im gesamten Unternehmen Analysen auf Knopfdruck abrufen können, indem sie ihre Fragen über natürliche Sprache in einen KI-Assistenten eingeben. Schon bald wird die Technologie zur Geschäftsprozessautomatisierung in der Lage sein, solche Dinge zu erledigen – und das in Hyperspeed.
Welchen Platz nimmt KI in Ihren End-to-End-Prozessen ein?
Wenn Sie den Einsatz von KI in Ihren Prozessen planen, sollten Sie diesen Leitfaden berücksichtigen, der von drei Experten im Harvard Business Review veröffentlicht wurde. Sie fordern Unternehmen auf, sich nicht nur auf die Automatisierung von Aufgaben zu konzentrieren, sondern ganze Prozesse zu überprüfen, um herauszufinden, welche Verbesserungspotenziale es gibt.
Wenn KI neue Fähigkeiten in einen Geschäftsprozess einbringt, müssen Unternehmen überdenken, welche Aufgaben erforderlich sind, in welcher Häufigkeit und wer sie erledigt. Wenn KI mit einer Teilautomatisierung einhergeht, müssen Unternehmen auch entscheiden, was Menschen und was Maschinen in ihren Prozessen erledigen sollen. Die meisten bisherigen KI-Anwendungen zielen darauf ab, eine bestimmte Aufgabe zu verbessern. Aber das geht am eigentlichen Thema vorbei. Clevere Unternehmen sehen die Einführung von KI als Grund für einen neuen Blick auf die End-to-End-Prozesse.
Wenn Sie mehr über die Verwaltung Ihrer gesamten Prozesse erfahren möchten, sollten Sie sich den Leitfaden zur Prozessautomatisierung ansehen.
1Gartner, Market Guide for Business Process Automation Tools, 23. Oktober 2023, Tim Faith et al.
GARTNER ist eine eingetragene Marke und Dienstleistungsmarke von Gartner, Inc. und/oder deren Partner in den USA und auf internationaler Ebene und wird hier mit Genehmigung verwendet. Alle Rechte vorbehalten.
