Softwarebasierte Automatisierung ist ein relativ junges Konzept, das schnell an Beliebtheit gewinnt – was sich in der regelrechten Explosion von Software-as-a-Service-Angeboten (SaaS) in den letzten zehn Jahren widerspiegelt. Gartner® schätzt, dass „Software-as-a-Service (SaaS) das größte Marktsegment bleibt und bis 2021 auf 117,7 Milliarden USD anwachsen wird, [und] dass die Anwendungsinfrastrukturdienste (PaaS) mit 26,6 % ein noch größeres Wachstum verzeichnen werden“. Trotz der Flut von Prozessautomatisierungsdiensten ist nicht immer klar, wie Automatisierungstools funktionieren, welche Unterschiede es zwischen den Tools gibt und wie sie Geschäftsprozesse optimieren können.
Zwei der beliebtesten Automatisierungskategorien sind die digitale Prozessautomatisierung (DPA) und die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA). Entdecken Sie die wichtigsten Merkmale von RPA und DPA, ihre Hauptunterschiede und wo sie am besten eingesetzt werden.
Was ist DPA/digitale Prozessautomatisierung?
Digitale Prozessautomatisierung (DPA) bezieht sich auf die Orchestrierung von Menschen, Bots, Daten und Systemen, um manuelle Aufgaben in einem Workflow zu automatisieren. Ziel ist es, bestimmte Aktionen als Teil eines größeren Prozesses zu automatisieren, bei dem ein Mensch noch immer kognitive Entscheidungen auf höherer Ebene treffen muss.
Durch die Implementierung von DPA-Lösungen, die sowohl Bots als auch KI nutzen, erzielen Unternehmen enorme Kosten- und Zeiteinsparungen. Die leistungsfähigsten Angebote bieten eine einzige Plattform mit visuellen Tools, mit denen die Mitarbeiter ihre komplexen Prozesse im Wesentlichen skizzieren können.
Nehmen wir an, ein neues Teammitglied muss eingearbeitet werden. Ohne DPA ist dies ein manueller, hektischer und unorganisierter Prozess, vor allem in einer Welt, in der immer mehr remote gearbeitet wird. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein neuer Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin kommt im Büro an – oder meldet vom Homeoffice aus an – und das ohne dass die Vorgesetzten davon erfahren. Dies löst eine Flut von E-Mails aus, in denen Fragen gestellt, Formulare angefordert und Schulungsvideos oder Ähnliches gesucht werden, was in einem langsamen, ineffektiven Prozess gipfelt. Kein idealer erster Tag.
Wäre der Einführungsprozess jedoch automatisiert, würde die erste Anmeldung des Mitarbeitenden eine Nachricht an das Teammitglied auslösen, das die Schulung koordiniert. Diese Person würde dann das neue Mitglied begrüßen und willkommen heißen – ein manueller Prozess der Kommunikation ist nicht erforderlich. Der Prozess könnte so gestaltet werden, dass Schulungsvideos automatisch geteilt werden und der Dokumentationsaufwand des neuen Mitarbeitenden auf intelligente Weise verarbeitet wird. So muss niemand mehr die Formulare manuell bearbeiten. Automatisierte Geschäftsprozesse wie dieser sparen viel Zeit und sorgen für reibungslosere Abläufe.
Die besten Tools für die Hyperautomatisierung haben benutzerfreundliche Oberflächen und bieten Low-Code-Elemente wie vorkonfigurierte Komponenten, die Funktionen darstellen und einfach per Drag-and-Drop in einen Workflow gezogen werden können. Zu diesen Komponenten könnten eine KI-gesteuerte intelligente Dokumentenverarbeitung für Rechnungen oder Bestellungen und Benachrichtigungssysteme gehören, um die richtigen Personen für Genehmigungen zu erreichen. Auch die Wiederverwendbarkeit spielt eine große Rolle: DPA mit Low-Code ermöglicht es IT-Teams, auf einfache Weise neue Workflows zu erstellen, ohne bei null anfangen zu müssen, indem sie bereits verwendete Komponenten übertragen.
Wenn Workflows auf der Grundlage von Faktoren wie Marktveränderungen oder neuen internen Prozessen erstellt, wiederverwendet und angepasst werden können, erhalten Unternehmen ein beispielloses Maß an Flexibilität. Eine einzige optimierte Low-Code-Plattform ermöglicht die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen bei der Erstellung von Workflows. Dank der vorgefertigten Komponenten, die durch Low-Code ermöglicht werden, müssen Sie nicht jedes Mal von vorne anfangen, wenn eine Änderung oder Aktualisierung eines Workflows erforderlich ist. Mit diesem Ansatz ist es viel einfacher, neue Workflows schnell zu automatisieren und rasch auf Marktveränderungen zu reagieren, ohne dass der Zeitaufwand für die manuelle Programmierung von Geschäftsprozessen erforderlich ist.
Was ist RPA/Robotic Process Automation?
Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) nutzt den Einsatz von Bots zur Automatisierung einfacher Routineaufgaben. Sie ist in der Regel am effektivsten bei größeren DPA-Projekten. Eine Studie über die transformativen Auswirkungen der Automatisierung in einer Reihe von Bereichen ergab, dass 60 % aller Berufe zu mindestens 30 % aus automatisierbaren Tätigkeiten bestehen – Dinge wie Dateneingabe, repetitive E-Mails oder ähnliche Alltagsaufgaben. Diese Aufgaben sind zwar wichtig, erfordern aber nicht unbedingt menschliches Urteilsvermögen. Durch den Einsatz von Bots können sich die Mitarbeiter auf kognitiv anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren.
Die Unterscheidung zwischen DPA und RPA ist oft der Punkt, an dem angehende Automatisierer ein wenig verwirrt sind. Viele Menschen setzen immer noch jegliche Automatisierung mit RPA gleich und gehen davon aus, dass Automatisierung einfach bedeutet, ein Skript, einen Bot oder eine Software laufen zu lassen, um eine Aufgabe zu übernehmen. Sobald ein Prozess oder eine Aufgabe jedoch fortgeschrittenere Fähigkeiten erfordert, wie z. B. kognitive Entscheidungsfindung, ist RPA allein nicht mehr geeignet. Letztendlich ist RPA nur eine Komponente von vielen in einem Workflow. Ihr volles Potenzial wird am besten ausgeschöpft, wenn sie zusammen mit anderen Funktionen wie Geschäftsprozessmanagement, intelligenter Dokumentenverarbeitung und künstlicher Intelligenz eingesetzt wird – alles Dinge, die zusammen die DPA ausmachen.
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Warum DPA und RPA nutzen?
Einfach ausgedrückt: Die Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse spart Zeit und Geld und reduziert kostspielige Fehler. Durch die Übernahme kleinerer Aufgaben durch RPA und die Automatisierung größerer Geschäftsprozesse mit DPA können Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern.
Die Automatisierung erhöht auch die Flexibilität, was auf dem stark umkämpften, wettbewerbsintensiven Softwaremarkt unerlässlich ist. Die intelligente Automatisierung macht jede Phase eines Geschäftsprozesses flexibler, von der Erstellung einer Anwendung bis hin zu deren Überwachung und Wartung. Außerdem sorgt sie dafür, dass Geschäftsprozesse optimiert werden und so effizient wie möglich ablaufen – mit minimalem Zeit- und Ressourcenaufwand. Dieses Maß an Agilität kann nur mit intelligenter Automatisierung erreicht werden.
Entscheidung zwischen RPA und DPA: Was passt zu Ihrem Unternehmen?
Der erste Schritt bei der Ermittlung Ihres DPA- und RPA-Bedarfs besteht darin, sicherzustellen, dass Sie den Unterschied zwischen RPA und DPA verstehen.
Digitale Prozessautomatisierung (DPA): Einsatz von Technologie zur durchgängigen Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse, an denen mehrere Abteilungen, Mitarbeiter und Aufgabenbereiche im gesamten Unternehmen beteiligt sind.
Robotic Process Automation (RPA): Einsatz von Bots zur Automatisierung einfacher, sich wiederholender Aufgaben.
Aber wie finden Sie heraus, welche Lösung für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, oder ob Sie sowohl RPA als auch DPA benötigen? Wenn Sie nur ein paar kleine, einfache Aufgaben automatisieren möchten, ist eine RPA-Lösung vielleicht die richtige Wahl. Wenn Sie komplexere Prozesse im gesamten Unternehmen umgestalten und optimieren möchten, ist eine leistungsfähigere DPA-Lösung mit RPA-Funktionen die bessere Option.
Allerdings sind nicht alle DPA-Lösungen gleich, und bei der Auswahl der richtigen Lösung sind einige wichtige Aspekte zu beachten:
- RPA-Integration: Viele DPA-Produkte unterstützen die Integration von RPA-Tools, jedoch erfordert dies oft eine manuelle Programmierung und kann schnell schwerfällig werden. Branchenführende DPA-Tools verfügen über native RPA-Funktionen, die keine Programmierung erfordern.
- Zugänglichkeit: Es ist wichtig, dass alle Funktionen auf einer zentralen Plattform verfügbar sind. Bemühungen zur Optimierung verpuffen, wenn mehrere Plattformen unter einen Hut gebracht werden müssen, und es macht keinen Sinn, in eine Lösung zu investieren, die nur neue Herausforderungen mit sich bringt, um die alten zu ersetzen (oder zu ergänzen).
- Benutzerfreundlichkeit und Wiederverwendbarkeit: Die besten Automatisierungsangebote verfügen über ausgefeilte Benutzeroberflächen und visuelle Entwicklungstools, die jedes Teammitglied versteht. Diese Angebote bieten sowohl wiederverwendbare Low-Code-Komponenten als auch die Möglichkeit, sie bei Bedarf anzupassen. Leicht anpassbare, mit Low-Code erstellte Workflows ermöglichen eine einfache Skalierung oder Anpassung von Prozessen, um allen Bedürfnissen gerecht zu werden, von Kundenanforderungen bis hin zu neuen behördlichen Vorgaben.
- Abwärtskompatibilität: Wenn eine DPA-Plattform auf eine neue Version aktualisiert wird, sollte der Anbieter auch dafür sorgen, dass Anwendungen oder automatisierte Prozesse weiterhin einwandfrei funktionieren. DPA-Plattformen mit Low-Code-Segmenten sollten automatisch mit neuen Vorschriften und Sicherheitsstandards konform sein.
Der Markt für DPA-fähige Tools ist riesig, aber die folgenden Überlegungen werden Ihnen bei der Auswahl helfen. Angesichts des Arbeitsvolumens, das auf dem Spiel steht, und des Potenzials für eine beträchtliche Kapitalrendite ist es von entscheidender Bedeutung, dass der ausgewählte Anbieter eine leistungsstarke DPA-Lösung mit RPA-Funktionen in einer einzigen, benutzerfreundlichen Plattform bietet. Mit intelligenter Automatisierung erreicht Ihre Belegschaft ein neues Maß an Produktivität und Innovation.
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