Les processus d'exécution sont un cauchemar logistique qui exige une gestion extrêmement prudente, beaucoup de temps et des investissements financiers considérables. Pour reconstruire entièrement une unité de traitement ou de travail, il est nécessaire de détruire les politiques existantes, de former les travailleurs aux nouvelles procédures, d'appliquer des technologies de soutien et de régler tous les problèmes qui se posent en cours de route. Il en résulte des erreurs fréquentes et des processus d'exécution qui dépassent souvent les calendriers et les budgets.
Des initiatives de transformation numérique sont entreprises dans divers secteurs d'activité, et une numérisation efficace peut jouer un rôle essentiel en permettant aux entreprises énergétiques en aval de redynamiser leurs procédures d'exécution, d'établir une visibilité organisationnelle et d'ouvrir clairement la voie à l'innovation continue.
Le problème du processus d'exécution
Dans le livre blanc intitulé « 2018: Achieving Operational Excellence in Maintenance and Turnarounds » (2018 : Atteindre l'excellence opérationnelle en matière de maintenance et d'exécution), Glenn Healy, le vice-président des ventes d'Appian, explique pourquoi tant d'entreprises du secteur de l'énergie finissent par se débattre autant avec des tâches d'exécution complexes. Parce que ce secteur repose principalement sur les acquisitions, contrairement au modèle de croissance des entreprises générales, les sociétés finissent par mélanger et associer les diverses technologies que les différentes unités utilisent à mesure que de nouvelles organisations entrent dans le silo organisationnel.
« La numérisation peut jouer un rôle essentiel en permettant aux entreprises énergétiques en aval de redynamiser leurs procédures d'exécution. »
Selon Glenn Healy, la disparité des entités commerciales sous-jacentes crée une situation où chaque service (finances, achats, maintenance, etc.) est robuste en lui-même, mais s'efforce d'interagir efficacement avec les autres équipes. Dans l'ensemble, cette situation se produit parce que ces groupes utilisent tous une technologie disparate au sein de leurs silos, même si les processus métier qu'ils exécutent nécessitent des interactions au-delà de ces frontières organisationnelles. Par conséquent, les processus d'exécution deviennent inutilement complexes et onéreux, car les intervenants ne peuvent pas collaborer facilement et les dirigeants manquent de visibilité sur les données.
Ces problèmes sont aggravés lorsque les entreprises s'appuient sur des processus papier dans leurs différentes unités.
La solution du processus d'exécution
Les technologies numériques qui automatisent les tâches d'exécution et intègrent les données peuvent permettre aux employés de travailler de façon optimale en permanence, ce qui favorise des gains importants dans l'ensemble des opérations. Avec Appian, les entreprises peuvent :
- intégrer des données hébergées dans un logiciel depuis SAP, Oracle Primavera, Microsoft et d'autres fournisseurs de technologies majeurs dans une plate-forme centrale ;
- automatiser des processus répétitifs pour réduire le temps consacré à des tâches non productives ;
- étendre l'accès aux données aux appareils mobiles afin que les utilisateurs puissent accéder librement à des informations clés et à des flux de travail complets sur le terrain ;
- générer des rapports pour profiter d'une visibilité sur les performances d'exécution et faciliter l'analyse des opérations grâce à une vue d'ensemble.
Ensemble, ces capacités changent la façon dont les entreprises gèrent les procédures d'exécution en permettant à toutes les parties prenantes de partager des données et de collaborer sans avoir à remplacer les solutions traditionnelles qu'elles utilisent déjà. Au lieu de cela, les anciens systèmes logiciels peuvent être intégrés dans Appian afin que les équipes puissent travailler de la manière qui leur convient le mieux et utiliser Appian comme un centre de service pour coordonner les données et les opérations au sein de l'équipe.
Glenn Healey explique que ces types de moyens posent les bases de l'excellence opérationnelle d'une manière qui était autrefois impossible. Le temps où les secteurs d’activité cloisonnés ne pouvaient pas fonctionner d'une manière unifiée est révolu. En effet, les initiatives de transformation numérique permettent aux employés de collaborer plus facilement.
Établir un cadre pour des processus d'exécution réussis
Le problème de la technologie accidentelle, une situation où il existe divers systèmes informatiques suite à des acquisitions au lieu de voies de déploiement intentionnelles, peut être réglé grâce à une plate-forme de transformation numérique. Cela peut résoudre nombre des problèmes immédiats liés à la coordination et à la simplification des opérations, mais les avantages à long terme tels que les rapports et la transparence sont également essentiels.
Pour comprendre tous les avantages d'une génération de rapports plus efficace, considérez la situation type des sociétés énergétiques lorsqu'elles tentent d'analyser un processus d'exécution.
« Lorsque nous repensons aux processus d'exécution passés, souvent, nous terminions un processus assorti d'un délai de 30 jours en ratant l'échéance de cinq jours. Nous nous demandions alors pourquoi nous l'avions manquée », explique Glenn Healey. « Nous ne le savons pas. Personne ne le sait. Nous n'avons pas les réponses. Tout est sur papier. Nous devons donc réexaminer tous les documents papier et remonter à la source. Cela devient un exercice d'analyse. L'analyse provoque une paralysie et rien n'est fait. »
« Le passage aux technologies numériques permet à vos employés de consacrer plus de temps aux tâches les plus importantes. »
Lorsque vos processus sont numérisés sur une plate-forme centrale, le système peut servir de piste d'audit automatisée, ce qui permet de voir immédiatement qui a fait quoi, quand et pourquoi. Ainsi, vous pouvez retracer chaque phase d'un processus d'exécution et identifier les problèmes qui apparaissent, pourquoi ils se sont produits et comment les gérer.
Appian transforme la façon dont les entreprises relient leurs technologies, leurs processus et leurs employés. Alors que les sociétés du secteur de l'énergie sont confrontées à des pressions qui les forcent à réduire au minimum les dépenses d'exploitation pour favoriser les opportunités de revenus, il est essentiel d'éliminer les inefficacités. Nous pouvons aider les entreprises à améliorer les processus sous-jacents qui permettent à leurs activités de fonctionner, en créant une flexibilité et une agilité inestimables.
Les processus d'exécution ne seront jamais faciles. Cependant, le passage aux technologies numériques permet à vos employés de consacrer plus de temps aux tâches les plus importantes et moins d'énergie aux tâches administratives. Contactez-nous dès aujourd'hui pour découvrir comment notre plate-forme peut redynamiser vos efforts d'exécution.
