Fin dalla nascita del software, gli imprenditori hanno cercato di replicare il proprio successo nei precedenti tentativi di business procurandosi programmi in grado di determinare i processi ben riusciti e applicare questi processi a nuove situazioni.
All'epoca, la creazione di software (che oggi rientra nella categoria degli strumenti BPM) era un processo intollerabilmente lungo, per cui era necessario assumere un esercito di programmatori ed esperti di computer che impostassero con cura ogni singolo passaggio interno alla procedura prima di poter progettare e creare programmi software da zero. E tutto questo senza considerare le attività di manutenzione, risoluzione dei problemi e correzione degli errori che seguivano necessariamente l'implementazione. La creazione di un software richiedeva una collaborazione continua tra imprenditori e personale IT, che vi dedicavano un'infinità di ore.
Al giorno d'oggi, la creazione di strumenti per la gestione dei processi aziendali necessita di un intervento minimo o nullo da parte dei tecnici IT: ora chi si occupa di business può contare su programmi software in grado di creare le procedure aziendali di cui hanno bisogno.
Strumenti BPM innovativi e user-friendly favoriscono la semplificazione dei processi aziendali trasformando ammassi di dati in elementi comprensibili per gli imprenditori, che possono così contare su informazioni utili a stabilire un piano d'azione per aggiungere valore a prodotti e servizi o per ridurre i costi e le risorse utilizzate.
I principali fornitori di pacchetti di software per la gestione dei processi aziendali offrono software in grado di progettare, modellare, realizzare, monitorare e ottimizzare i processi aziendali, e non solo.
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