5 best practice per un centro di eccellenza per l’automazione

Victor Ayllón, Vice President, Automation Evangelist
April 18, 2022

Considerata la serie di sfide che le aziende devono affrontare, tra cui quelle poste dal lavoro ibrido e dal COVID-19, l’automazione aziendale è più importante che mai. Nelle grandi organizzazioni, molte unità aziendali utilizzano da tempo la Robotic Process Automation (RPA) per automatizzare semplici attività manuali come il copia e incolla di dati. Sebbene la RPA possa rispondere alle esigenze locali in modo rapido e semplice, non è in grado di fornire l’automazione completa end-to-end, detta anche iperautomazione, di cui le aziende moderne hanno bisogno. Quando le unità aziendali subiscono i limiti della RPA, possono scegliere di trovare soluzioni IT alternative per implementare le proprie soluzioni tecnologiche. Questo può portare a problemi come implementazioni non conformi o non sicure, debiti tecnici, dati isolati, problemi di manutenzione e disallineamento con gli obiettivi strategici. 

Esiste una notevole gamma di approcci, sia in termini di metodologia che di tecnologia, che possono consentire una completa automazione. Anche con i migliori strumenti disponibili, tuttavia, quasi tutte le aziende possono trarre vantaggio da un’unità aziendale dedicata alla supervisione, alla promozione e al supporto dell’obiettivo dell’automazione. È qui che entrano in gioco i centri di eccellenza per l’automazione.

Che cos’è un centro di eccellenza per l’automazione (CoE)?

In sostanza, un centro di eccellenza per l’automazione è un’unità aziendale interna dedicata all’implementazione di iniziative di automazione nell’intera organizzazione. Un CoE per l’automazione efficace si occuperà di responsabilità quali la ricerca e la concessione di licenze per le piattaforme di automazione, la formazione dei dipendenti, la revisione delle automazioni prima della loro messa in funzione e la supervisione della manutenzione e dell’ottimizzazione continue. Un team CoE per l’automazione creerà un supporto per l’automazione tra i dipendenti istruendoli sui vantaggi e assicurandosi allo stesso tempo che ogni progetto relativo all’automazione segua le best practice di sviluppo. Coordinerà i progetti di automazione tra le varie unità aziendali e identificherà e valuterà i componenti riutilizzabili che possono essere utilizzati in progetti di automazione futuri.

I CoE efficaci possono avere caratteristiche diverse a seconda dell’organizzazione, in base a variabili quali le dimensioni dell’azienda o la portata degli obiettivi di automazione. Indipendentemente da come è strutturato, un team interno che pianifichi i programmi di automazione e ne guidi l’implementazione darà un grande impulso alle ambizioni di automazione.

Perché ogni organizzazione ha bisogno di un CoE per l’automazione. 

Un CoE per l’automazione risponde a molte esigenze. La principale è la scalabilità. I bot possono aiutare le unità aziendali ad automatizzare attività semplici, ma quando le aziende vogliono ottimizzare processi più complessi o su larga scala, hanno bisogno di un approccio all’automazione più completo, supportato da una serie di strumenti di automazione. Un team CoE può individuare le tecnologie migliori per soddisfare questa esigenza.

Un’altra difficoltà che le aziende possono incontrare è la resistenza interna. La paura del cambiamento e l’apprensione per la sicurezza del lavoro possono influenzare la percezione dell’automazione da parte dei dipendenti. Un centro di eccellenza può aiutare a istruire tutti i membri dell’organizzazione sui vantaggi dell’automazione e a coinvolgerli in un progetto di automazione per ottenere un supporto più forte.

Le unità aziendali che guidano le proprie implementazioni senza la supervisione dell’IT spesso si ritrovano con più soluzioni software quando ne basterebbe una sola. Questo tipo di implementazione, nota come shadow IT può essere al di sotto degli standard tecnici, creare problemi di sicurezza, non integrarsi adeguatamente, isolare i dati e ostacolare la collaborazione e la produttività. Lo shadow IT può anche aggiungere inutili debiti tecnici e rendere più complicata la manutenzione continua. Un team di centro di eccellenza può garantire che il personale IT e gli stakeholder aziendali partecipino attivamente ai nuovi progetti di automazione, in modo che tutto il software sia conforme agli standard tecnici e funzioni in modo sicuro ed efficace. Colmando il divario tra business e IT, un CoE può allineare meglio le nuove opportunità di automazione alle priorità strategiche e tecniche. 

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Costruire CoE di automazione efficaci.

Come devono procedere le aziende per creare un CoE di automazione? Le seguenti cinque best practice forniscono indicazioni per la creazione di un CoE di successo. 

1) Considera il tuo modello di governance.

Le iniziative di automazione aziendale richiedono una governance. Un centro di eccellenza può utilizzare uno dei tre modelli principali per fornire la struttura, gli strumenti e la metodologia per questa governance:

  • In un modello centralizzato, un unico team di piccole dimensioni è responsabile del coordinamento, del supporto e della promozione dell’automazione in tutta l’organizzazione. 
  • Un modello decentralizzato supporta la collaborazione strutturata tra rappresentanti di diverse unità aziendali.
  • Un modello federato promuove la collaborazione tra CoE più piccoli inseriti in diverse unità aziendali e gestisce questa collaborazione attraverso un team centrale più grande. 

Di solito, un modello centralizzato è più adatto alle piccole aziende che non hanno piani di automazione estesi. Quando le aziende cercano di ridimensionare l’automazione, possono scoprire che un modello federato o decentralizzato è più efficace. I modelli decentralizzati funzionano bene quando le varie unità aziendali operano in stretta collaborazione tra loro - con comunicazioni regolari, sessioni di pianificazione o persino strumenti e software condivisi - mentre i modelli federati possono essere utili quando le diverse unità aziendali sono più autonome o specializzate, ma potrebbero comunque beneficiare del coordinamento di un team centrale.

Indipendentemente dal modello di governance utilizzato, lo scopo è lo stesso: promuovere e supportare l’automazione a livello di organizzazione, bilanciando gli obiettivi aziendali con gli standard, i requisiti e le best practice IT.

2) Garantisci l’evangelismo.

È essenziale garantire un’adeguata partecipazione delle parti interessate. Senza questo supporto, gli sforzi di automazione saranno vani. Un impegno totale da parte del team dirigenziale è un ottimo primo passo, ma un centro di eccellenza può anche aiutare a promuovere il supporto di tutta l’azienda, il che è fondamentale per costruire un programma di automazione di successo. 

In primo luogo, il team CoE deve stabilire nuove pratiche favorevoli all’automazione. Dovrebbe creare un portale interno in cui i dipendenti possano visualizzare, fornire aggiornamenti e collaborare ai progetti relativi all’automazione, oltre a ricevere assistenza per le questioni pertinenti. Il portale dovrebbe offrire opzioni di eLearning critiche e fornire ai dipendenti l’accesso alle informazioni necessarie per affinare le loro competenze in materia di automazione. 

In secondo luogo, il team del centro di eccellenza deve celebrare ogni vittoria. Riconoscere i traguardi raggiunti e i progetti di successo aiuterà a costruire il supporto e a sottolineare i vantaggi dell’automazione. Allo stesso modo, l’organizzazione di giornate dedicate all’automazione, o “automathon”, in cui i dipendenti condividono apprendimento, competenze e casi d’uso di successo, sono modi divertenti e produttivi per iniziare a integrare l’automazione nel tessuto aziendale.

Infine, la scalabilità dell’automazione richiede una pipeline di progetti di automazione. I team CoE possono incoraggiare le unità aziendali e gli esperti in materia a identificare quali processi aziendali sono i migliori candidati all’automazione. Gli strumenti di process mining possono aiutare ad analizzare i processi attuali e a identificare i colli di bottiglia e le opportunità. Con il process mining è possibile creare un catalogo dei progetti di automazione a cui dare priorità.

3) Mantieni una mentalità agile. 

Le metodologie di tipo agile comprendono una serie di processi volti a superare la lentezza e la qualità disomogenea dello sviluppo tradizionale. Un approccio agile aiuterà l’automazione a fornire un valore aziendale reale, allineando lo sviluppo alle reali esigenze aziendali. Lo sviluppo dovrebbe procedere in modo iterativo, con l’impiego di piccoli team che lavorano in brevi e rapidi sprint, che consentono un frequente feedback da parte degli utenti e dei responsabili aziendali. Questo processo consente un miglioramento continuo, con correzioni di rotta in base alle necessità.  

I CoE di automazione forti possono supportare questo approccio fornendo servizi e risorse specializzate agli sviluppatori secondo le necessità. Tale approccio può garantire che le persone giuste siano coinvolte nei punti giusti del processo di sviluppo e che venga dedicata la giusta quantità di tempo al completamento della missione. Un team CoE può anche lavorare per implementare le soluzioni software più adatte alla cultura aziendale. Il risultato di questa mentalità agile è una fabbrica di automazione in grado di rispondere rapidamente alle esigenze che si presentano e si evolvono, invece di spuntare caselle su lunghi elenchi di funzionalità che inevitabilmente cambieranno nel tempo. 

4) Vai oltre la RPA e implementa l’automazione completa.

Iniziare in piccolo, automatizzando con successo alcune attività con i bot, è un modo sicuro per creare entusiasmo sull’automazione. Sebbene la RPA sia un aspetto fondamentale dell’automazione dei processi, è solo una fase del percorso verso l’automazione completa, che prevede il coordinamento di più tecnologie, strumenti e piattaforme - spesso tra i vari reparti - per ottimizzare processi più ampi e complessi. 

Per raggiungere questo tipo di scalabilità, i CoE devono promuovere l’uso di una serie completa di tecnologie di automazione. Ad esempio, gli strumenti di Business Process Management (BPM) consentono di progettare in modo efficiente ed efficace processi complessi ed end-to-end. L’intelligenza artificiale può creare intelligenza nelle app e le regole decisionali aziendali possono essere integrate nei processi. L’elaborazione intelligente dei documenti (IDP) può eliminare il lavoro manuale associato ai documenti e la Dynamic Case Management (DCM) può automatizzare i workflow ad hoc. Utilizzando una piattaforma low-code come base, si può essere certi che questi e altri strumenti di automazione vengano distribuiti efficacemente secondo una strategia di automazione globale. L’impiego di una serie completa di tecnologie di automazione ti aiuterà a sviluppare processi robusti e completi che possono essere scalati efficacemente insieme alla tua azienda. 

5) Fai sì che gli esseri umani mantengano il controllo. 

L’automazione non consiste nell’eliminare posizioni, ma nel liberare le persone per concentrarsi su lavori più importanti. Un team CoE non deve limitarsi a sostenere le tecnologie di automazione, ma deve anche difendere le esigenze degli esseri umani, che devono essere al centro dell’automazione. Un team efficace può fornire ai lavoratori i dati giusti al momento giusto, in modo che possano prendere decisioni critiche quando è richiesta una maggiore capacità cognitiva. Può aiutare a mettere le persone al centro dell’attenzione, in modo che non siano solo incluse nel processo, ma che ne abbiano il controllo. 

Creare processi automatizzati che mantengano il controllo sulle persone significa progettare interfacce facili da usare che offrano agli utenti un livello superiore di padronanza dei processi. Un centro di eccellenza può imporre standard di coerenza progettuale e di usabilità, in modo che l’esperienza dell’utente non intralci la sua autonomia. Può fornire una visione chiara della struttura complessiva del processo e rendere i dati rilevanti più facili da comprendere e da applicare. 

Come il low-code alimenta l’eccellenza dell’automazione. 

Oltre a un CoE per l’automazione, una piattaforma low-code può svolgere un ruolo fondamentale negli sforzi di automazione. Può semplificare lo sviluppo e scalare l’automazione in tutta l’azienda. Può anche aiutare i team a creare rapidamente applicazioni potenti e a mettere a disposizione degli sviluppatori un intero ecosistema di tecnologie. 

Le piattaforme low-code consentono una semplice convergenza dei dati in tutta l’organizzazione senza la necessità di migrare i dati, offrendo una visione virtuale a 360 gradi dei dati. Ciò consente di accedere ai dati dove sono necessari, insieme a strumenti dinamici di gestione delle attività che facilitano agli utenti la gestione delle eccezioni o delle attività ad hoc, mantenendo l’uomo al centro dei processi automatizzati. Le piattaforme low-code complete offrono funzionalità RPA integrate, in modo che i bot possano essere distribuiti in modo semplice ed efficace, lavorando insieme con attività più complesse e tecnologie di automazione estese. In definitiva, la flessibilità, la velocità e gli strumenti forniti da una piattaforma low-code completa costituiranno un’aggiunta fondamentale all’arsenale di qualsiasi centro di automazione di eccellenza.

L’eccellenza nell’automazione non è più un optional. 

Gartner ha previsto che la spesa IT aumenterà del 5,5% nel 2022, fino a raggiungere i 4.500 miliardi di dollari. Con tutti gli sconvolgimenti nella forza lavoro globalel’automazione sarà sicuramente un aspetto indispensabile di questo investimento. Mentre l’automazione diventa sempre più diffusa, le organizzazioni che la guidano con un centro di eccellenza dedicato sono quelle che prospereranno.

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