Les mesures de confinement imposées pour faire face au COVID-19 ont contraint les employés à se préparer au télétravail en très peu de temps et sans préavis. Cette nouvelle situation qu'est le travail virtuel a entraîné des difficultés pour toutes les entreprises, en particulier pour celles dont les opérations reposent sur les processus manuels ou le format papier.
Selon le rapport de Forrester, Le recours au télétravail suite au COVID-19 a mis à mal vos processus : voici la solution, plus de 70 % des entreprises s'appuient encore sur des processus manuels et des documents papier.
« Les processus partiellement ou entièrement manuels ne peuvent fonctionner que si les employés et les fichiers physiques se trouvent au même endroit », écrit Forrester. « C'est pourquoi la mise en place du télétravail pour des millions de personnes a entraîné l'arrêt complet d'opérations clés dans les entreprises qui dépendent des processus manuels ».
Du jour au lendemain, les employés et les dirigeants ont été confrontés à une situation dans laquelle ils ont dû faire face à de nouveaux défis liés à la pandémie sur le lieu de travail. À ce propos, Forrester cite un grand nombre d'exemples de processus défaillants, notamment des villes ayant recours à un système de stationnement payant reposant sur le papier, des cabinets médicaux qui peinent à soutenir leurs patients en raison de l'utilisation de dossiers médicaux au format papier, ou encore une compagnie d'assurance qui a constaté un retard dans les processus de prise de décision avant d'opter pour une collaboration en ligne.
Parmi eux, des chefs d'entreprise mis à rude épreuve en essayant d'automatiser leurs processus manuels et de maintenir leur efficacité, doivent à présent planifier le retour au travail des employés en toute sécurité. Ces transitions seront extrêmement complexes. Les ressources humaines et les équipes de gestion de crise doivent tenir compte d'un certain nombre de facteurs, notamment l'état de santé et le dépistage de chaque employé. Elles devront également évaluer la faisabilité du télétravail pour chaque poste. Enfin, elles devront prendre en considération les politiques internes ainsi qu'un certain nombre de réglementations nationales et régionales.
La bonne nouvelle ? Une automatisation stratégique peut aider les entreprises à surmonter les difficultés qui accompagnent le retour au travail en période de crise sanitaire, mais aussi leur permettre d'établir les bases pour des processus plus agiles et plus rapides.
Comment le développement rapide d'applications peut-il aider à résoudre les problèmes causés par la pandémie sur le lieu de travail ?
« Lorsque les processus manuels sont défaillants, la technologie peut leur venir en aide. »
Les équipes qui ne peuvent plus s'appuyer sur des fichiers papier et des processus manuels ont besoin d'outils en ligne instantanément disponibles en un clic. Une plate-forme Low-Code d'automatisation rapide des processus (RPA) accélère le développement et le déploiement de solutions spécifiques, comme une application de santé permettant de suivre les communications des patients par exemple.
Grâce à la fonctionnalité de « glisser-déposer » et aux outils de collaboration intégrés, une plate-forme Low-Code peut aider les experts en entreprise à créer et à déployer rapidement des applications dans leurs nouveaux environnements virtuels. Des systèmes qui étaient auparavant manuels peuvent enfin être rationalisés et sécurisés, pour offrir une visibilité à l'échelle de l'entreprise en matière de gestion du personnel (et notamment l'accréditation, l'autorisation d'exercer, l'intégration et la rétention), de gouvernance, de risque et de conformité, sans oublier les paiements, les réclamations et les appels tout au long du cycle du chiffre d'affaires. Dites adieu aux silos de données et offrez une unique source de confiance à l'ensemble de votre entreprise pour améliorer la visibilité au sein de votre organisation.
Numérisation des processus sur papier
La pandémie a révélé qu'un très grand nombre de processus étaient incapables de fonctionner dans un environnement de travail virtuel, en particulier les processus papier. De nombreuses entreprises ont déjà commencé à numériser leurs documents. Mais, malgré cela, l'analyse de piles de documents numérisés dépend souvent d'un processus manuel qui nécessite l'intervention d'un employé. Dans ce nouvel environnement de travail virtuel, il est impératif de réduire au maximum votre dépendance aux processus manuels.
L'intelligence artificielle et les solutions de traitement intelligent des documents peuvent contribuer à rationaliser les processus manuels. À l'aide de l'intelligence artificielle, vous pouvez automatiser le processus d'analyse et de triage des documents numérisés et faire appel à un employé uniquement en cas de besoin.
Prenez par exemple la facturation : les factures de chaque fournisseur peuvent contenir des données similaires (numéro de facture, sous-total, informations de paiement), mais certaines sont des fichiers Word ou PDF et elles présentent toutes des formats différents. La transformation manuelle de chaque facture numérique en données de référence est une opération longue et constitue une source d'erreurs. Avec l'intelligence artificielle, les documents peuvent être analysés et traités automatiquement, et l'humain n'intervient qu'en cas de questions complexes nécessitant un examen. L'outil d'intelligence artificielle progresse au fil du temps grâce à l'apprentissage automatique, ce qui signifie que même si l'un de vos fournisseurs modifie le format de sa facture, cette technologie apprendra et évoluera à vos côtés. En introduisant l'intelligence artificielle dans votre ensemble d'outils, vous pouvez numériser les connaissances tribales et les intégrer dans un algorithme reproductible qui vous permet d'agir plus rapidement.
Une application de gestion automatisée en réponse au COVID-19 est plus accessible que vous ne le pensez
L'idée d'automatiser des processus manuels complexes peut paraître intimidante. Mais comme le souligne Forrester, contrairement à ce qu'elles croient, de nombreuses organisations sont près du but.
« Un grand nombre d'entreprises ont déjà déployé des plates-formes pour l'automatisation des processus numériques (DPA), le développement de logiciels Low-Code, l'automatisation des processus robotisés (RPA) et la gestion du travail collaboratif (CWM) », révèle Forrester. Comme beaucoup de ces plates-formes sont conçues pour être utilisées par des professionnels des affaires plutôt que par des experts techniques, les entreprises peuvent être opérationnelles en un rien de temps. Si vous disposez déjà d'une plate-forme Low-Code, d'une solution DPA ou CWM, « déployez ces solutions dès maintenant de façon radicale », insiste Forrester.
Il faut également garder à l'esprit que disposer d'une application de gestion de crise est toujours mieux que rien. « Nous supposons qu'une réponse désordonnée tend à s'améliorer avec le temps », déclare Forrester. « L'objectif est de rétablir les opérations, pas de viser l'élégance et la perfection ».
Poser les bases pour des opérations plus agiles
Personne ne s'attendait à devoir faire face à tous ces défis simultanément, et aucune entreprise ne veut être forcée d'automatiser des processus complexes en quelques semaines. Néanmoins, si nous devions retenir un point positif, c'est que toutes ces perturbations permettent de poser les bases de la transformation numérique à long terme qu'envisageait votre entreprise.
« Une automatisation radicale et immédiate permettra à votre organisation de tirer de nouvelles leçons en matière de conception, de développement et de livraison de logiciels » révèle Forrester, avant d'ajouter : « certaines leçons seront douloureuses, mais les nouvelles compétences, processus et technologies que vous adopterez vous aideront à atteindre vos objectifs stratégiques. »
Le moment est venu d'établir les fondements de votre automatisation. Numérisez vos dossiers clés, assurez-vous qu'ils soient sécurisés et adoptez une plate-forme développement Low-Code. « En d'autres termes, vous devez poser dès maintenant les bases pour une automatisation rapide des processus », recommande Forrester. « Si vous n'avez pas encore de plate-forme, il est temps de partir à sa recherche ».
