Orquestación de workflows: Datos clave y 5 buenas prácticas

Si cree que la orquestación de workflows suena a jerga tecnológica, revise esta sencilla explicación y considere estos consejos prácticos sobre cómo aplicarla a los procesos de su empresa.

Empecemos por lo básico: ¿en qué consiste la orquestación de workflows? En pocas palabras, la orquestación de workflows es la gestión integral de las personas, trabajadores digitales y datos en un proceso.

La orquestación de workflows es la gestión integral de las personas, trabajadores digitales, sistemas y datos en un proceso.

La orquestación es un término que el Merriam-Webster define como una “organización armoniosa” y, entendida como tal, es un objetivo adecuado para la gestión de workflows, que es ahora más complicada por la rápida adopción de nuevos servicios en la nube y de trabajadores digitales como los bots y la inteligencia artificial (IA).

Esta dispersión tecnológica contribuye a la creación de datos aislados, trabajo aislado e introducción repetitiva de datos. Y como cada una de estas herramientas digitales es esencial para el trabajo, no basta con limitarse a deshacerse de los sistemas heredados más antiguos.

Ahí es donde las herramientas de orquestación de workflows pueden ser de gran ayuda. Ofrecen la posibilidad de diseñar procesos con diagramas de flujo visuales en todos los sistemas, para que pueda automatizarlos con conectores y API prediseñados, asignar y llevar a cabo seguimiento de las tareas y ver la imagen completa de todo el proceso de principio a fin.

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La orquestación de workflows desempeña un papel importante en la forma en que una organización automatiza los procesos, integra los sistemas empresariales y consigue un mejor control y visibilidad de los workflows más complejos.

• Simplifica el diseño de workflows. Los orquestadores de workflows ayudan a coordinar y monitorizar sus procesos para garantizar la correcta ejecución de los workflows. Gracias a tecnologías como la inteligencia artificial, el machine learning y el diseño low-code, puede diseñar procesos, aplicar reglas empresariales, automatizar actividades e integrar workflows para recursos como formularios y paneles de control directamente en sus aplicaciones.

• Automatiza los procesos. Los motores de orquestación de workflows permiten automatizar procesos complejos y repetitivos definiendo y gestionando el flujo de tareas, datos y eventos. Y gracias a la automatización de procesos que conecta sistemas diversos y herramientas de automatización, las organizaciones pueden mejorar su eficiencia, reducir el trabajo manual y optimizar los procesos complejos de extremo a extremo.
  

• Mejora el rendimiento de los procesos. Las herramientas de orquestación de workflows proporcionan visibilidad en tiempo real del estado y progreso de los workflows, lo que permite a las organizaciones llevar a cabo un seguimiento del rendimiento, identificar cuellos de botella y tomar decisiones basadas en datos con el fin de mejorar los procesos.

Aunque es posible llevar a cabo cierto nivel de orquestación de workflows sin la ayuda de un software o plataforma específicos, el uso de herramientas de orquestación de workflows mejora drásticamente el proceso de orquestación. Permiten a las organizaciones alcanzar un grado de automatización, escalabilidad y eficiencia imposibles de producir manualmente.

Dominar la orquestación de workflows es fundamental para mantenerse a la cabeza del panorama en constante evolución de las operaciones de su empresa.

El primer paso para una orquestación de workflows eficaz es disponer de una visión imparcial de su estado actual. Para saber hacia dónde dirigir sus procesos, debe conocer exactamente cómo funcionan en la actualidad.

El fácil acceso a datos fiables es una de las mejores maneras de impulsar la eficiencia, aumentar la productividad y mejorar la toma de decisiones. Y antes de poder orquestar un proceso de extremo a extremo, es necesario disponer de una visión unificada de los datos. Una plataforma con capacidad para data fabric puede conseguirlo.

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Si se lanza de cabeza a implementar una herramienta de automatización equivocada para las necesidades de su empresa, nunca verá todo el potencial de dicha tecnología. Evite este escenario contando con un conocimiento concreto de dónde se hallan los cuellos de botella de sus procesos, el tipo de trabajo que se produce allí y si la herramienta de automatización que está considerando es buena para efectuar ese tipo de trabajo.

La mayoría de los procesos incluyen la colaboración con personas de distintos departamentos e incluso de fuera de la organización, como partners, contratistas o clientes. No pierda de vista la foto completa de su workflow: mantenga a estas partes interesadas integradas en sus workflows internos y no las deje como una idea de último momento en su plataforma de orquestación de workflows.

A medida que las normativas, tecnologías y estrategias empresariales van evolucionando, también deben hacerlo sus procesos. En lugar de considerar la optimización de procesos como un objetivo único, considere los procesos como un trabajo en curso que debe monitorizarse continuamente en busca de nuevas oportunidades de mejora.

Con la estrategia, los datos y la plataforma de automatización de procesos adecuados, puede orquestar desde un único workflow hasta una amplia variedad de procesos empresariales.

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