Obwohl die Begriffe Beschaffung und Akquisition oft synonym verwendet werden, auch von Regierungsangestellten, sind sie nicht gleichbedeutend. Hier ist der Unterschied in aller Kürze:
Was ist Beschaffung?
Behörden verwenden das Wort Beschaffung (oder eProcurement) in der Regel, um den gesamten Prozess der Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen zu bezeichnen.
Was ist Akquisition?
Die Akquisition hat eine weitaus umfassendere, strategische Bedeutung. Die Akquisition umfasst nicht nur den Beschaffungsprozess, sondern auch andere Prozesse, die ihm vorausgehen bzw. folgen. Die Begriffe Akquisitions- und Beschaffungsmanagementprozess werden oft synonym verwendet werden. Beide beziehen sich auf denselben weiter gefassten Prozess.
Beschaffung vs. Akquisition: Der Unterschied in Behörden
Der umfassendere staatliche Akquisitionsprozess ist in der Regel die Domäne von Bundeseinrichtungen. Staatliche und lokale Behörden konzentrieren sich häufiger auf den Beschaffungsprozess.
Aber wie bei vielen behördlichen Angelegenheiten sind die Unterschiede nicht ganz so einfach. Lassen Sie uns einige Besonderheiten untersuchen und einige Zusammenhänge aufzeigen, die Ihnen helfen, bei der Beschaffung bzw. Akquisition besser mit den Akteuren des öffentlichen Dienstes zusammenzuarbeiten.
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Die 5 Phasen des öffentlichen Beschaffungsprozesses
Bei Behörden ist das Beschaffungswesen der Prozess des Kaufs von Waren und Dienstleistungen, die von lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Einrichtungen zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt werden. Jede Phase des Beschaffungsprozesses umfasst eine Reihe von anspruchsvollen Schritten. (Lesen Sie mehr darüber, was die jede Phase beinhalten.) Hier ist ein kurzer Überblick über die fünf Phasen einer Beschaffung:
Die 5 Phasen der öffentlichen Beschaffung
Phase | Zweck |
Anforderungen | Den Bedarf an Waren oder Dienstleistungen ermitteln und definieren. Dazu gehört auch die Entscheidung über eine Beschaffungsstrategie, beispielsweise, ob Sie ein Standardprodukt oder ein Spezialprodukt kaufen sollten. |
Ausschreibung | Angebote und Vorschläge von Anbietern einholen. |
Bewertung | Die Angebote und Vorschläge prüfen, um den besten Anbieter zu bestimmen. |
Vergabe | Die Bedingungen für die Lieferung der Waren und Dienstleistungen festlegen. |
Nach der Vergabe | Sicherstellen, dass die Lieferung der beschafften Waren oder Dienstleistungen dem staatlichen Vertrag entspricht, wozu auch die Einhaltung von Spezifikationen und Zeitvorgaben gehört. |
Die Akquisition umfasst mehr als nur die Beschaffung selbst
Auf Bundesebene sind alle oben genannten Beschaffungsaktivitäten zwar Teil des Akquistionslebenszyklus, aber eben nur ein Teil davon. Der größere Bereich der Akquisition, der von den Bundesteams als „Big A“ bezeichnet wird, umfasst außerdem die Art und Weise, wie neue Kapazitäten und deren Anforderungen entwickelt und geprüft werden, wie die Behörde zu ihrem Anteil am Jahresbudget des Präsidenten beiträgt und Ressourcen zuweist und wie Projekte, Programme und Verträge verwaltet und ausgeführt werden.
Hinter Big A verbergen sich drei strategische Entscheidungsprozesse, die von unterschiedlichen Faktoren bestimmt werden:
Anforderungen, die sich nach den Bedürfnissen der Akquisition richten.
Programmierung und Budgetierung, gesteuert durch den Planungskalender für das Steuerjahr.
Governance, bedingt durch den erfolgreichen Abschluss von Akquisitionsereignissen und Meilensteinen.
Aber haben wir nicht vorher gesagt, dass der Abschnitt über die Anforderungen Teil der Beschaffung ist? Das stimmt. Anforderungen sind die erste Phase der Beschaffung, und viele Beschaffungsprozesse beginnen mit der Erfassung von Anforderungen.
Einige Anforderungsaktivitäten sind jedoch Aufgaben der Akquisitionsplanung, die nicht in den Bereich der Beschaffung fallen (oder „links“ von der Beschaffung liegen, wenn Sie eine Akquisition als einen Workflow von links nach rechts betrachten). Zum Beispiel können einige frühe Planungsarbeiten bereits Jahre vor der Eingabe des Finanzierungsbedarfs beginnen und durch die Auftragsvergabe umgesetzt werden.
Behörden auf Ebene der Bundesländer und Kommunen haben ein viel kürzeres und weniger kompliziertes Anforderungsverfahren als Bundesbehörden. Diese Behörden haben nicht so viele Prozesse, Dokumente und Genehmigungen, die links von der Auftragsvergabe erforderlich sind.
Der Anforderungsprozess auf Bundesebene ist komplexer (ein Grund dafür, dass unter den Modulen der Appian Government Acquisition Suite das Modul Requirements Management bei Bundesbehörden besonders beliebt ist). Bei den Bundesbehörden liegt der größte Teil der Programmierungs- und Budgetierungsphase des Big A vor der Beschaffung. Diese frühen Budgetierungsprozesse fließen in den Anforderungsprozess ein, wenn die Mittel offiziell für die Anforderung gebunden sind. Neben dem Beschaffungszyklus umfasst die Akquisition auf Bundesebene auch die Verwaltung des Programms vonseiten des Programmbüros, wie etwa die Verfolgung von Schulungen, NDAs und von der Regierung zur Verfügung gestelltem Eigentum.
Beschaffung vs. Akquisition: Die Grauzonen kennen
Denken Sie daran, dass die Abgrenzung zwischen Akquisition und Beschaffung nicht ganz eindeutig ist. Es gibt einige Grauzonen. Das liegt daran, dass der staatliche Akquisitionsprozess ein lebendiger, atmender Prozess ist, der sich im Laufe der Zeit weiterentwickelt hat. Die Bundesakquisitionsverordnung (Federal Acquisition Regulation, FAR) wird von allen Exekutivbehörden bei der Akquisition von Waren und Dienstleistungen verwendet. Die FAR und ihre Ergänzungen werden häufig aktualisiert, was bedeutet, dass auch sie sich ständig weiterentwickeln.
Darüber hinaus muss nicht jede staatliche Akquisition den gesamten Akquisitionsprozess durchlaufen. Welcher Ansatz für das jeweilige Projekt am besten geeignet ist, hängt von Faktoren wie Kosten, Zeitrahmen, Risiko, technologischen Entwicklungen und der Verfügbarkeit eines geeigneten Produkts oder einer Dienstleistung ab.
Wenn beispielsweise ein bestehendes kommerzielles Produkt die Anforderung effizient erfüllen kann, kann ein kürzerer Lebenszyklus gewählt werden. Andererseits ist für komplexe Dienstleistungen oder besondere Artikel, die Entwicklung, Tests, Herstellung usw. erfordern, der gesamte Akquisitionszyklus notwendig. Der entscheidende Punkt ist, dass der Lebenszyklus der Akquisition flexibel ist und an die jeweilige Situation angepasst werden kann.
Nützlicher historischer Kontext für die Begriffe Beschaffung und Akquisition.
Bis in die späten 1970er-Jahre verwendeten die Bundesbehörden in den USA den Begriff Beschaffung, um sämtliche Auftragsvergabefunktionen zu umschreiben. So gab es unter anderem eine Verordnung über das Beschaffungswesen der Streitkräfte (Armed Services Procurement Regulation, ASPR), eine Verordnung über das Beschaffungswesen des Bundes (Federal Procurement Regulation) und eine Verordnung über das Beschaffungswesen der NASA (NASA Procurement Regulation), um nur einige zu nennen.
Im Jahr 1978 beschloss das Verteidigungsministerium (DoD), dass Akquisition ein besserer Begriff sei, um die Auftragsvergabe als Teil eines größeren Prozesses zu beschreiben, der auch Dinge wie die Spezifikation von Anforderungen und das Programmmanagement umfasst. Also haben sie das Wort Beschaffung durch Verträge ersetzt. Sie haben das Wort Beschaffung beibehalten, um sich auf den Budgetierungsprozess zu beziehen.
Als die FAR im Jahr 1984 veröffentlicht wurde, wurde der Begriff Akquisition anstelle von Beschaffung verwendet. Aber das Wort Beschaffung war zu tief verwurzelt, um es ganz zu streichen, und so gaben die FAR-Räte im Jahr 2001 der vorherrschenden Terminologie nach und fügten die aktuelle Definition von Beschaffung in FAR 2.101 ein, um Verwirrungen zu beseitigen. (Siehe FAC 97-22, 66 Fed. Reg. 2117.) Aber in Anbetracht des Interesses an diesem Thema konnte dieser Versuch die Verwirrung nicht aus der Welt schaffen.
Der Unterschied zwischen Akquisition und Beschaffung: 5 Denkanstöße
Auch wenn es Gemeinsamkeiten zwischen den Begriffen Beschaffung und Akquisition gibt, sind hier die wichtigsten Unterschiede, an die sich Führungskräfte von Behörden erinnern sollten:
- Der Begriff Beschaffung (oft auch als eProcurement bezeichnet) wird am häufigsten von kommunalen und staatlichen Behörden verwendet, um den durchgängigen Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zu beschreiben. [ Erfahren Sie mehr in Was ist eProcurement: Definition und bewährte Praktiken. ]
- Es gibt fünf Phasen der Beschaffung bei lokalen, staatlichen und bundesstaatlichen Behörden: Anforderungen, Ausschreibung, Bewertung, Vergabe und nach der Vergabe.
- Auf Bundesebene ist die Beschaffung ein Teil des umfassenderen, durchgängigen Akquisitionsprozesses, der auch Vorgänge umfasst, die der Beschaffung vorausgehen bzw. folgen.
- Nicht alle staatlichen Akquisitionen müssen den gesamten Beschaffungszyklus durchlaufen.
- Diese Prozesse sind nicht in Stein gemeißelt. Der staatliche Akquisitionsprozess entwickelt sich ständig weiter und reagiert auf die häufigen Aktualisierungen der FAR, der wichtigsten Vorschrift, die regelt, wie Exekutivbehörden Waren und Dienstleistungen erwerben müssen.
Die Beschaffungslandschaft entwickelt sich ständig weiter, und Behörden auf allen Ebenen müssen ihre Umgebungen modernisieren, um Schritt halten zu können. Erfahren Sie mehr darüber, was Sie erwartet. Lesen Sie Ausblick auf das öffentliche Akquisitionswesen: Experten äußern sich zur Zukunft der Beschaffung.
