Egal, ob es sich um die Bearbeitung von Rechnungen oder das Compliance-Management handelt – auch Ihr Unternehmen hat mit ziemlicher Sicherheit mit zahlreichen Prozessen zu kämpfen, bei denen Dokumente im Mittelpunkt stehen. Und für viele ist die unaufhaltsame Zunahme des Dokumentenvolumens ohne eine effiziente Methode, dem Herr zu werden, eine weitere Herausforderung für die Produktivität. Die manuelle Bearbeitung von Dokumenten kostet nicht nur Zeit und Mühe, sondern führt auch zu Fehlern, die weitere Kosten verursachen.
Viele Unternehmen haben festgestellt, dass die intelligente Dokumentenautomatisierung eine Lösung für ihre papierlastigen Verfahren darstellt. Durch die Kombination von Automatisierung und künstlicher Intelligenz eliminieren diese Unternehmen die manuelle Dokumentenverarbeitung und transformieren ihre einst papierbasierten Arbeitsabläufe.
In diesem Artikel werden wir die sechs Hauptvorteile der intelligenten Dokumentenautomatisierung untersuchen und zeigen, wie diese Technologie reale Herausforderungen im Bereich der Dokumente in verschiedenen Anwendungsfällen löst.
1. Effizienz und Kosteneinsparungen durch immense Reduzierung der menschlichen Interaktion.
Unternehmen müssen in der Lage sein, die Informationen in ihren Papier- oder PDF-Dokumenten zu „entschlüsseln“ und so verwertbare Daten in Echtzeit zu erstellen. Intelligente Dokumentenautomatisierung macht dies möglich, indem sie unstrukturierte Daten in nutzbare, strukturierte Daten umwandelt und dabei KI- und ML-Funktionen einsetzt, die bei Bedarf von Menschen ergänzt werden. Sehen Sie sich anhand von Beispielen aus verschiedenen Branchen an, wie dies funktioniert:
- Öffentlicher Dienst. Gekappte Budgets und Einnahmeausfälle bedeuten, dass die Behörden mit weniger Mitteln mehr erreichen müssen. Intelligente Dokumentenautomatisierung schafft durch zentralisierte Dokumentenverarbeitung und weniger menschliche Eingriffe eine kosteneffektive Lösung.
- Finanzdienstleistungen und Bankwesen. Neue Technologien, zunehmende Regulierung, globaler Wettbewerb und neue Geschäftsmodelle prägen die Unternehmenslandschaft der Zukunft. Die KI-Dokumentenverarbeitung ermöglicht es Finanzinstituten, ihre Prozesse zu rationalisieren, sich schneller an ein sich veränderndes Umfeld anzupassen und einen Wettbewerbsvorteil zu schaffen.
- Versicherungen. Formulare von Aufsichtsbehörden, Kunden, Lieferanten und anderen Quellen machen die manuelle Bearbeitung von Dokumenten zu einem Albtraum. Intelligente Dokumentenverarbeitung erfasst Daten und verarbeitet sie auf intelligente Weise zu strukturierten, nutzbaren Informationen für schnellere Lösungen für alle Beteiligten.
- Life Sciences Die Entwicklung innovativer und wirksamerer Medikamente gewinnt zunehmend an Bedeutung. Die automatisierte Dokumentenverarbeitung kombiniert maschinelles Lernen und KI, um Unternehmen Entscheidungsprozesse zu erleichtern und im Rahmen von Patientenstudien die Vielzahl an Vorschriften und Formularen unterstützend zu verwalten.
- Gesundheitswesen. Gesetzliche Vorgaben und eine Rückbesinnung auf eine optimale Patientenversorgung machen eine genaue Dokumentenverarbeitung zu einer hohen Priorität. Intelligente Dokumentenautomatisierung hilft Unternehmen im Gesundheitswesen, eine qualitativ hochwertige Versorgung zu gewährleisten und gleichzeitig die strengen gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.
Erfahren Sie in diesem Bericht der Everest Group, welche fünf Fallstricke bei der Einführung intelligenter Dokumentenverarbeitung lauern.
2. Gesteigerte Genauigkeit bei geringerer Fehlerquote durch ein sich kontinuierlich verbesserndes KI/ML-System.
Intelligente Dokumentenautomatisierung klassifiziert Dokumente und extrahiert Daten, im Gegensatz zu menschlichen Mitarbeitern, mit gleichbleibender Genauigkeit. Und KI-Dokumentenverarbeitung legt die richtige Aufgabe in die Hände des richtigen Mitarbeiters, ob menschlich oder digital. Diese Dokumente zu prüfen und zu ordnen ist eine wichtige Arbeit für das Unternehmen, aber sie ist nicht sehr angenehm. Dank KI können die Menschen ihre Zeit für die Strategie und Entscheidungsfindung verwenden.
3. Höhere Einnahmen, weil Sie die Geschwindigkeit der Rechnungsbearbeitung vervielfacht haben
Die Verbesserung des Rechnungsbearbeitungs-Workflows mit KI kann zu schnelleren Zahlungszyklen und höherer Genauigkeit führen. Durch die Automatisierung der Datenextraktion und -validierung und die Verknüpfung von Daten aus verschiedenen Systemen, wie z. B. Buchhaltungssoftware, können Unternehmen die manuelle Dateneingabe reduzieren, Rechnungsdiskrepanzen minimieren und Zahlungen schneller erhalten.
4. Bessere Erfüllung gesetzlicher Auflagen durch geringere Fehlerquote
Ungeheure Mengen an Vorschriften und hohe Strafen bei Non-Compliance erschweren die Unternehmensentwicklung. Aber automatisierte Dokumentenverarbeitung kann die Erfüllung gesetzlicher Auflagen verbessern. Sie bietet einen konsistenten und überprüfbaren Prozess und verringert den manuellen Aufwand und die Fehlerquote bei der Verwaltung der Erfüllung gesetzlicher Auflagen.
Möchten Sie weitere Beispiele für Prozessautomatisierung bei der Arbeit? Erfahren Sie, wie 12 führende Unternehmen der Branche innovativ sind.
5. Größere Kundenzufriedenheit durch schnellere und präzisere Informationen und verbesserten Kundenservice
Ihre Prozesse werden durch die KI-Dokumentenverarbeitung beschleunigt, und das bedeutet, dass Ihre Kunden schneller das bekommen, was sie brauchen. Leroy Merlin, ein großer Einzelhändler für Heimwerkerbedarf, hat dies bei seinen Rückgabe-, Erstattungs- und Umtauschverfahren festgestellt. Sie nutzten die Prozessautomatisierung, um Zahlungsvorgänge mit robotergesteuerter Prozessautomatisierung zu erstatten und Kundeninformationen zu extrahieren, um Erstattungen mit KI-gestützter Dokumentenverarbeitung zu initiieren. Durch all dies konnte die Effizienz der Rückerstattungsbearbeitung um 55 % gesteigert werden, wodurch der Net Promoter Score um 20 % anstieg und eine Kundenzufriedenheit von 90 % im Rückgabeprozess erreicht wurde.
6. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität durch die Befreiung der Mitarbeiter von routinemäßigen, sich wiederholenden Aufgaben
Mit intelligenter Dokumentenautomatisierung sind Ihre Kunden und Mitarbeiter nicht mehr den langsamen, manuellen Prozessen ausgeliefert. Die Verbesserung Ihrer Prozesse durch die Automatisierung von Dokumenten gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Zeit für höherwertige Aufgaben zu verwenden. Was sind die großen Projekte, für die sie keine Zeit haben, weil sie all die repetitiven Aufgaben erledigen müssen? Leiten Sie die Dokumentenverarbeitung auf KI um und konzentrieren Sie ihre Talente auf wertvollere Aufgaben.
Ein letzter Vorteil der intelligenten Dokumentenautomatisierung.
Ein zusätzlicher Vorteil der intelligenten Dokumentenautomatisierung ist, dass die Daten für größere Prozesse besser verfügbar sind. Ganz gleich, ob es sich um Daten aus Laborergebnissen, Informationen zum Onboarding neuer Kunden oder Bestellformulare handelt, KI verwandelt diese aus unstrukturierten Formaten in nutzbare, strukturierte Daten, die in andere Anwendungen oder Prozesse integriert werden können, und hilft Ihnen, ein datengesteuertes Unternehmen zu werden.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie, unabhängig von einem bestimmten Anwendungsfall, von der Implementierung einer intelligenten Dokumentenautomatisierung profitieren werden:
- Wesentlich kürzere Verarbeitungszeiten.
- Effizienz auch ohne Dokumentenstandardisierung.
- Bedeutend weniger Dateneingabefehler.
- Mehr Arbeit erledigen, ohne die Belegschaft zu vergrößern.
Erfahren Sie, wie Sie mit dem Leitfaden zur Prozessautomatisierung über die reine Automatisierung der Dokumentenverarbeitung hinausgehen können.
