Geschäftsprozessmanagement vs. Workflow: Wir erklären den Unterschied

Geschäftsprozessmanagement (BPM) und Workflow sind zwei häufig verwendete Begriffe in Diskussionen über Geschäftsabläufe. Sie haben zwar miteinander zu tun, sind aber nicht dasselbe. Was ist der Unterschied?

Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) ist eine Disziplin, die auf die Verwaltung von Prozessen in einer gesamten Organisation abzielt, von der Überwachung des Budgets eines Teams bis hin zum Lieferkettenmanagement eines Unternehmens. Ein Workflow ist die konkrete Darstellung eines Prozesses in Form von Aufgaben, Zuweisungen, Entscheidungslogik usw.

Um die Beziehung zwischen BPM und Workflows zu erklären, können wir das Beispiel des Lieferkettenmanagements betrachten: 

Ein Automobilhersteller sah sich mit einem Halbleitermangel konfrontiert, der die Produktion zu stoppen drohte, was Verluste in Millionenhöhe bedeutet hätte. Er musste über die Probleme in der Lieferkette der Halbleiterindustrie auf dem Laufenden bleiben, damit er rechtzeitig gewarnt wird und seine Pläne schnell ändern kann. Bei der Besprechung des Problems kam das Team auf die Idee, dass es in einem Bereich liegen könnte: E-Mails von Lieferanten, die in der Flut der Korrespondenz untergehen. Sie beschlossen, der Sache nachzugehen.

Da das Unternehmen jedoch über ein solides Geschäftsprozessmanagement verfügte, war klar, dass es bessere und dauerhaftere Ergebnisse erzielen würde, wenn es sich die Zeit nähme, den gesamten Prozess zu überprüfen und zu optimieren, anstatt zu versuchen, nur einen Engpass zu beheben.

Das Geschäftsteam und die IT-Abteilung haben sich zusammengesetzt, um den gesamten Prozess zu verstehen und herauszufinden, wo das Team Schwierigkeiten hatte. Sie wählten einen beratenden Ansatz, um herauszufinden, wo sie den Prozess verbessern konnten, und schufen ein klares Instrument zur Messung ihres Erfolgs. Sie stellten fest, dass E-Mails einen Engpass darstellten, aber sie fanden auch andere Möglichkeiten für Verbesserungen. Selbst wenn niemand eine E-Mail verpasst hat, mussten Mitarbeiter Zeit aufwenden, um Daten manuell einzugeben und die richtigen Parteien zu benachrichtigen, was den zeitkritischen Prozess um Minuten verzögerte.

Sie verwendeten eine Prozessplattform, um einen neuen Workflow nach dem Low-Code-Prinzip zu erstellen, die den geschäftlichen Nutzern und der IT-Abteilung einen visuellen Rahmen für die gemeinsame Arbeit bot. Für den neuen Workflow beschrieben sie spezifische Schritte zur Verbesserung der Effizienz:

•  Nutzung von KI zur Datenextraktion aus Lieferantendokumenten in E-Mails.
•  Nutzung von robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA), um extrahierte Dokumentdaten in das Lieferantenverfolgungssystem einzuspeisen.
•  Auslösen von Benachrichtigungen an Teammitglieder, um Zahlen zu überprüfen, die über oder unter einem festgelegten Schwellenwert liegen.
•  Erstellen eines Dashboards, das die Versorgungslage visuell darstellt, Probleme rot markiert und eine Warnung an bestimmte, aufgelistete Nutzer auslöst.

Sie ließen den Workflow einige Wochen lang laufen und verwendeten Health Check Monitoring, um zu überprüfen, ob der Prozess wie erwartet funktioniert. Nach der ersten Woche erfuhren sie, dass eines der Dashboards auf Basis der eingehenden Daten ungenau zu sein schien, woraufhin sie das Problem schnell beheben konnten. Dank Low-Code mussten sie nicht auf einen langen Entwicklungszyklus warten, sondern konnten das Projekt bereits am nächsten Tag wieder in Gang setzen.

Diese neue Workflow-Management-Anwendung verschaffte dem Team eine 360-Grad-Ansicht auf die Risiken in der Lieferkette, zeigte alle Auswirkungen auf die Lieferung an und bot allen Beteiligten einen zentralen Ort, an dem sie die anstehenden Probleme sehen und bewerten konnten.

In diesem Beispiel können Sie sehen, dass Geschäftsprozessmanagement (BPM) der übergreifende Ansatz war, den das Team verfolgte, um seinen neuen Workflow zu gestalten und zu modellieren, ihn durchzuführen, zu messen und zu optimieren, während sich der Workflow selbst auf die einzelnen Schritte des Prozesses bezog.

Nachdem Sie das Beispiel gelesen haben, fragen Sie sich vielleicht, ob Sie eine Geschäftsprozessmanagement-Software oder eine Workflow-Software für Ihr Unternehmen einsetzen sollten. Gute Nachrichten! Sie müssen sich nicht entscheiden. BPM-Software führt Prozesse, Daten und Systeme in nicht miteinander verbundenen Unternehmen zusammen und hilft ihnen, schneller, präziser und effektiver zu arbeiten. Sie bietet Ihnen die Möglichkeit, Aktionen über mehrere Workflows hinweg zu koordinieren und zu orchestrieren und Aufgaben bei Bedarf mit KI, RPA und anderen Tools zu automatisieren.

Da die Komplexität und der Umfang von Prozessen zunehmen, benötigen Sie starke Orchestrierungsfunktionen, die Ihnen helfen, Ihre Prozesse so zu verwalten, dass Sie agiler werden und Leistungen zu geringeren Kosten verbessern können.