5 Best Practices für ein Center of Excellence für Automatisierung

Victor Ayllón, Vice President, Automation Evangelist
April 18, 2022

In Anbetracht der zahlreichen Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, einschließlich derer, die durch hybride Arbeitsformen und COVID-19 entstanden sind, ist die Unternehmensautomatisierung wichtiger denn je. In großen Unternehmen nutzen viele Geschäftseinheiten schon seit langem die Robotic Process Automation (RPA), um einfache manuelle Aufgaben wie das Kopieren und Einfügen von Daten zu automatisieren. RPA kann zwar lokale Anforderungen schnell und einfach erfüllen, ist aber nicht in der Lage, die vollständige End-to-End-Automatisierung, auch Hyperautomatisierung genannt, zu liefern, die moderne Unternehmen benötigen. Wenn die Geschäftseinheiten mit den Einschränkungen von RPA nicht mehr zurechtkommen, könnten sie sich dafür entscheiden, die IT zu umgehen und ihre eigenen technischen Lösungen zu implementieren. Dies kann zu Problemen führen, wie z. B. nicht konforme oder unsichere Implementierungen, technische Schulden, isolierte Daten, Probleme bei der Wartung und eine falsche Ausrichtung auf strategische Ziele. 

Es gibt eine ganze Reihe von Ansätzen – sowohl in Bezug auf die Methodik als auch auf die Technologie –, die eine vollständige Automatisierung ermöglichen können. Doch selbst mit den besten Tools kann fast jedes Unternehmen von einer Geschäftseinheit profitieren, die sich mit der Überwachung, Förderung und Unterstützung des Ziels der Automatisierung beschäftigt. Hier kommen die Centers of Excellence für Automatisierung ins Spiel.

Was ist ein Center of Excellence für Automatisierung?

Im Prinzip ist ein Center of Excellence (CoE) für Automatisierung eine interne Geschäftseinheit, die sich der Umsetzung von Automatisierungsinitiativen im gesamten Unternehmen widmet. Ein effektives CoE für Automatisierung übernimmt die Führung bei Aufgaben wie der Untersuchung und Lizenzierung von Automatisierungsplattformen, der Schulung von Mitarbeitern, der Überprüfung von Automatisierungen vor deren Inbetriebnahme und der Überwachung der kontinuierlichen Wartung und Optimierung. Ein CoE-Team für Automatisierung wird die Mitarbeiter für die Automatisierung sensibilisieren, indem es sie über die Vorteile aufklärt und gleichzeitig sicherstellt, dass jedes automatisierungsbezogene Projekt gemäß den Best Practices entwickelt wird. Es koordiniert Automatisierungsprojekte in verschiedenen Geschäftsbereichen und identifiziert und prüft wiederverwendbare Komponenten, die in zukünftigen Automatisierungsprojekten eingesetzt werden können.

Effektive CoEs können für jedes Unternehmen etwas anders aussehen, abhängig von Variablen wie der Unternehmensgröße oder dem Umfang der Automatisierungsziele. Unabhängig davon, wie es strukturiert ist, wird ein internes Team, das Automatisierungsprogramme plant und die Umsetzung anführt, den Automatisierungsbestrebungen einen großen Boost geben.

Warum jedes Unternehmen ein CoE für Automatisierung braucht. 

Ein CoE für Automatisierung erfüllt viele Anforderungen. An erster Stelle steht die Skalierbarkeit. Bots können Geschäftseinheiten dabei helfen, einfache Aufgaben zu automatisieren. Wenn Unternehmen jedoch komplexere oder umfangreichere Prozesse rationalisieren möchten, benötigen sie einen umfassenderen Automatisierungsansatz, der durch eine Reihe von Automatisierungstools unterstützt wird. Ein CoE-Team kann die besten Technologien für diesen Bedarf finden.

Eine weitere Schwierigkeit, mit der Unternehmen konfrontiert sein können, ist die betriebsinterne Ablehnung. Die Angst vor Veränderungen und die Besorgnis um die Sicherheit des Arbeitsplatzes können beeinflussen, wie Mitarbeiter die Automatisierung wahrnehmen. Ein Center of Excellence kann dazu beitragen, alle Mitarbeiter des Unternehmens über die Vorteile der Automatisierung aufzuklären und sie in ein Automatisierungsprojekt einzubeziehen, um eine stärkere Unterstützung aufzubauen.

Geschäftseinheiten, die ihre eigenen Implementierungen abseits der IT-Aufsicht durchführen, haben oft mehrere Softwarelösungen, obwohl eine ausreichen würde. Diese Art der Implementierung, bekannt als Schatten-IT kann technische Standards nicht erfüllen, Sicherheitsprobleme verursachen, schlecht integriert werden, Daten isolieren und die Zusammenarbeit und Produktivität behindern. Schatten-IT kann zudem unnötige technische Schulden verursachen und die kontinuierliche Wartung erschweren. Ein CoE-Team kann sicherstellen, dass IT-Mitarbeiter und Stakeholder aktiv an neuen Automatisierungsprojekten mitwirken, damit die gesamte Software den technischen Standards entspricht und sicher und effektiv funktioniert. Durch die Verbindung von Unternehmen und IT kann ein CoE neue Automatisierungsmöglichkeiten besser auf strategische und technische Prioritäten abstimmen. 

Erfahren Sie, wie Aegon, ein führendes Finanzdienstleistungsunternehmen, sein CoE für intelligente Automatisierung strukturiert und skaliert. 


Aufbau effektiver CoEs für Automatisierung.

Wie sollten Unternehmen vorgehen, um ein CoE für Automatisierung zu schaffen? Die folgenden fünf Best Practices bieten eine Anleitung für die Einrichtung eines erfolgreichen CoE. 

1) Überlegen Sie sich Ihr Governance-Modell.

Automatisierungsinitiativen in Unternehmen erfordern Governance. Ein Center of Excellence kann eines von drei Hauptmodellen verwenden, um die Struktur, die Werkzeuge und die Methodik für diese Governance bereitzustellen:

  • In einem zentralisierten Modell ist ein einziges kleines Team für die Koordinierung, Unterstützung und Förderung der Automatisierung im gesamten Unternehmen zuständig. 
  • Ein dezentrales Modell unterstützt die strukturierte Zusammenarbeit zwischen Vertretern aus verschiedenen Geschäftseinheiten.
  • Ein föderiertes Modell fördert die Zusammenarbeit zwischen kleineren CoEs, die in verschiedene Geschäftseinheiten eingebettet sind, und verwaltet diese Zusammenarbeit durch ein größeres zentrales Team. 

In der Regel eignet sich ein zentralisiertes Modell am besten für kleinere Unternehmen ohne umfangreiche Automatisierungspläne. Wenn ein Unternehmen seine Automatisierung skalieren will, wird es möglicherweise feststellen, dass ein föderiertes oder dezentrales Modell effektiver ist. Dezentralisierte Modelle funktionieren gut, wenn verschiedene Geschäftseinheiten eng zusammenarbeiten – mit regelmäßiger Kommunikation, Planungssitzungen oder sogar gemeinsamen Tools und Software –, während föderierte Modelle hilfreich sein können, wenn verschiedene Geschäftseinheiten autonomer oder spezialisierter sind, aber dennoch von der Koordination durch ein zentrales Team profitieren können.

Unabhängig davon, welches Governance-Modell verwendet wird, ist der Zweck derselbe: die Förderung und Unterstützung der unternehmensweiten Automatisierung bei gleichzeitiger Abwägung von Geschäftszielen und IT-Standards, Anforderungen und Best Practices.

2) Erfolge stärken.

Es ist von entscheidender Bedeutung, die Zustimmung der relevanten Parteien zu erhalten. Ohne diese Unterstützung werden die Automatisierungsbemühungen zu kurz greifen. Das volle Engagement des Führungsteams ist ein wichtiger erster Schritt, aber ein Center of Excellence kann dazu beitragen, die Unterstützung im gesamten Unternehmen zu fördern, was für den Aufbau eines erfolgreichen Automatisierungsprogramms entscheidend ist. 

Zunächst muss das CoE-Team neue, automatisierungsfreundliche Verfahren einführen. Es sollte ein internes Portal einrichten, in dem die Mitarbeiter automatisierungsbezogene Projekte einsehen, aktualisieren und gemeinsam bearbeiten können und in dem sie auch Hilfe bei relevanten Fragen erhalten. Das Portal sollte wichtige eLearning-Optionen bieten und den Mitarbeitern Zugang zu den Informationen verschaffen, die sie benötigen, um ihre automatisierungsbezogenen Fähigkeiten zu verbessern. 

Zudem sollte das Center of Excellence-Team jeden Sieg feiern. Die Anerkennung wichtiger Meilensteine und erfolgreicher Projekte trägt dazu bei, Unterstützung zu gewinnen und die Vorteile der Automatisierung hervorzuheben. In ähnlicher Weise sind organisierte Automatisierungstage, die sog. „Automathons“, bei denen Mitarbeiter ihr Wissen und ihre Erfahrungen austauschen sowie erfolgreiche Anwendungsfälle besprechen können, eine unterhaltsame und produktive Möglichkeit, die Automatisierung in das Unternehmensgefüge zu integrieren.

Und zuletzt erfordert die Skalierung der Automatisierung eine Pipeline von Automatisierungsprojekten. CoE-Teams können Geschäftsbereiche und Fachexperten dazu ermutigen, zu ermitteln, welche Geschäftsprozesse am besten für eine Automatisierung geeignet sind. Process Mining Tools können bei der Analyse aktueller Prozesse helfen sowie Engpässe und Möglichkeiten aufzeigen. Mit Process Mining können Sie einen Katalog von Automatisierungsprojekten erstellen, die Sie priorisieren können.

3) Behalten Sie eine agile Denkweise bei. 

Agile Methoden umfassen eine Reihe von Prozessen, mit deren Hilfe die langsame Umsetzung und uneinheitliche Qualität der traditionellen Entwicklungsarbeit überwunden werden sollen. Ein agiler Ansatz hilft, einen echten Geschäftswert mit Automatisierung zu schaffen, indem die Entwicklung auf die tatsächlichen Geschäftsanforderungen abgestimmt wird. Die Entwicklung sollte iterativ erfolgen, wobei kleine Teams in kurzen, schnellen Sprints arbeiten, die regelmäßiges Feedback von Benutzern und Geschäftsführern ermöglichen. Dieser Prozess ermöglicht eine kontinuierliche Verbesserung mit Kurskorrekturen nach Bedarf.  

Starke CoEs für Automatisierung können diesen Ansatz unterstützen, indem sie den Entwicklern bei Bedarf spezialisierte Dienste und Ressourcen zur Verfügung stellen. So kann sichergestellt werden, dass die richtigen Personen an den richtigen Stellen im Entwicklungsprozess beteiligt sind und dass die richtige Zeit für die Erfüllung des Auftrags aufgewendet wird. Ein CoE-Team kann auch daran arbeiten, Softwarelösungen zu implementieren, die am besten zur Unternehmenskultur passen. Das Ergebnis dieser agilen Denkweise ist eine Automatisierungsfabrik, die schnell auf entstehende und sich entwickelnde Anforderungen reagieren kann, anstatt lange Listen von Funktionen abzuhaken, die sich im Laufe der Zeit unweigerlich ändern werden. 

4) Gehen Sie über RPA hinaus und implementieren Sie eine vollständige Automatisierung.

Ein kleiner Anfang, bei dem einige Aufgaben erfolgreich mit Bots automatisiert werden, ist ein sicherer Weg, um Begeisterung für die Automatisierung zu wecken. RPA ist zwar ein grundlegender Aspekt der Prozessautomatisierung, aber nur ein Schritt auf dem Weg zur vollständigen Automatisierung, bei der mehrere Technologien, Tools und Plattformen – oft abteilungsübergreifend – zusammengeführt werden, um umfassendere, komplexe Prozesse zu rationalisieren. 

Um eine solche Skalierung zu erreichen, sollten die CoEs den Einsatz einer ganzen Reihe von Automatisierungstechnologien fördern. So ermöglichen beispielsweise Tools für das Geschäftsprozessmanagement (BPM) die effiziente und effektive Gestaltung komplexer, durchgängiger Prozesse. Künstliche Intelligenz kann Intelligenz in Anwendungen einbauen und Regeln für Geschäftsentscheidungen können in Prozesse eingebettet werden. Intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) kann manuelle Arbeit im Zusammenhang mit Dokumenten eliminieren und dynamisches Case Management kann Ad-hoc-Arbeitsabläufe automatisieren. Wenn Sie eine Low-Code-Plattform als Grundlage verwenden, können Sie sicher sein, dass diese und andere Automatisierungstools gemäß einer übergreifenden Automatisierungsstrategie effektiv eingesetzt werden. Der Einsatz einer umfassenden Palette von Automatisierungstechnologien hilft Ihnen bei der Entwicklung robuster, voll funktionsfähiger Prozesse, die effektiv mit Ihrem Unternehmen skaliert werden können. 

5) Lassen Sie weiterhin Menschen die Kontrolle behalten. 

Bei der Automatisierung geht es nicht darum, Stellen zu streichen, sondern Menschen zu entlasten, damit sie sich auf wertvollere Aufgaben konzentrieren können. Ein CoE-Team sollte sich nicht nur für Automatisierungstechnologien einsetzen, sondern auch für die Bedürfnisse der Menschen, denn diese müssen im Mittelpunkt der Automatisierung stehen. Ein effektives Team kann den Mitarbeitern die richtigen Daten zur richtigen Zeit zur Verfügung stellen, sodass sie kritische Entscheidungen treffen können, wenn ein höheres Maß an Intelligenz erforderlich ist. Es kann dazu beitragen, die Aufmerksamkeit der Menschen dorthin zu lenken, wo sie gebraucht wird, sodass sie nicht nur auf dem Laufenden sind, sondern auch die Kontrolle haben. 

Die Entwicklung automatisierter Prozesse, bei denen der Mensch die Kontrolle behält, bedeutet, dass benutzerfreundliche Schnittstellen entwickelt werden müssen, die den Benutzern ein höheres Maß an Kontrolle über die Prozesse ermöglichen. Ein Center of Excellence kann Standards für Designkonsistenz und Benutzerfreundlichkeit durchsetzen, sodass die Benutzererfahrung der Benutzerautonomie nicht im Wege steht. Sie kann einen klaren Überblick über die gesamte Prozessstruktur geben und die relevanten Daten leichter verständlich und anwendbar machen. 

Wie Low-Code die Automatisierung vorantreibt. 

Zusammen mit einem CoE für Automatisierung kann eine Low-Code-Plattform eine Schlüsselrolle bei den Automatisierungsbemühungen spielen. Sie kann die Entwicklung rationalisieren und die Automatisierung im gesamten Unternehmen skalieren. Es kann Teams auch dabei helfen, schnell leistungsstarke Anwendungen zu erstellen und Entwicklern ein umfassendes Ökosystem von Technologien zur Verfügung zu stellen. 

Low-Code-Plattformen ermöglichen eine einfache Datenkonvergenz im gesamten Unternehmen, ohne dass Daten migriert werden müssen, und bieten eine virtuelle 360-Grad-Ansicht der Daten. Dies ermöglicht den Zugriff auf die Daten dort, wo sie benötigt werden, zusammen mit dynamischen Aufgabenmanagement-Tools, die es den Anwendern erleichtern, Ausnahmen oder Ad-hoc-Aktivitäten zu bearbeiten – so bleibt der Mensch im Mittelpunkt der automatisierten Prozesse. Vollständig ausgestattete Low-Code-Plattformen bieten integrierte RPA-Funktionen, sodass Bots einfach und effektiv eingesetzt werden können, während sie gleichzeitig mit komplexeren Aufgaben und umfassender Automatisierungstechnologie zusammenarbeiten. Letztendlich sind die Flexibilität, die Geschwindigkeit und die Tools, die eine vollständige Low-Code-Plattform bietet, eine wichtige Ergänzung des Arsenals eines jeden Center of Excellence für Automatisierung.

Leistungsstarke Automatisierung ist nicht mehr optional. 

Gartner hat prognostiziert, dass IT-Ausgaben 2022 um 5,5 % auf 4,5 Billionen Dollar steigen werden. Mit all den Umwälzungen in der globalen Arbeitswelt ist die Automatisierung mit Sicherheit ein unverzichtbarer Aspekt dieser Investition. Da die Automatisierung immer allgegenwärtiger wird, werden die Unternehmen, die ihre Automatisierung mit einem speziellen Center of Excellence steuern, erfolgreich sein.

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