L'automazione dei processi è un obiettivo di valore per qualsiasi organizzazione. L'automazione permette all'innovazione umana di esperimersi, aumenta l'efficacia dei processi e consente alle operazion aziendali di adattarsi ai cambiamenti. Tuttavia, un approccio disordinato all'automazione mette a rischio questi vantaggi: potresti infatti creare nuove inefficienze a cui dovrai porre rimedio in seguito. Quindi, prima di iniziare con l'automazione dei processi, tieni presente questi cinque fattori fondamentali.
1. Identificare i processi giusti.
Non tutti i processi sono adatti all'automazione. Valuta attentamente i tuoi processi aziendali e identifica quelli che possono trarre i maggiori benefici dall'automazione. Cerca i processi ripetitivi, che richiedono molto tempo o che sono soggetti a errori: sono ottimi candidati per l'automazione.
2. Capire i costi ed i benefici.
L'automazione può essere un investimento significativo, quindi prima di iniziare è bene capire i costi ed i benefici del tuo progetto. Calcolare il ritorno sull'investimento (ROI) e il rapporto costi/benefici.
Valuta anche i seguenti vantaggi dell'automazione:
- Dai libero sfogo all'innovazione esonerando il capitale umano della tua organizzazione da attività ripetitive, consentendogli di fare ciò che sa fare meglio.
- Aumentare l'efficacia dei processi aziendali per creare valore.
- Consenti alle operazioni di adattarsi ai cambiamenti, sia che questi siano dovuti a problemi con le normative, condizioni economiche o la supply chain.
Valutando questi vantaggi, che vanno ben oltre la riduzione dei costi, le aziende possono prendere decisioni più consapevoli, in grado di bilanciare i risparmi dei costi a breve termine con obiettivi strategici a lungo termine ed il successo aziendale complessivo, come il miglioramento della qualità, la soddisfazione dei clienti, l'innovazione e la soddisfazione dei dipendenti.
3. Scegliere la tecnologia giusta.
Esistono molte tecnologie diverse per l'automazione dei processi, tra cui il software di gestione dei workflow, gli strumenti RPA e l'intelligenza artificiale (AI). Si potrebbe pensare che il punto di partenza migliore sia una sola tecnologia, come l'RPA, in modo da poter iniziare a ridurre immediatamente il peso delle attività manuali. In realtà questo non è l'approccio migliore. Per massimizzare il tuo investimento, scegli piuttosto una piattaforma di automazione di processi che ti permetta di affrontare le sfide più disparate. Inoltre, le piattaforme di automazione di processi ridurranno l'onere tecnico, semplificheranno la formazione del personale e accelereranno le implementazioni con un minor numero di strumenti da gestire.
Se riesci ad unire o consolidare le tue funzionalità di automazione sotto un’unica potente piattaforma di automazione di processi, avrai molte più possibilità di successo. L'utilizzo di sistemi autonomi per diverse attività di automazione spesso comporta una gestione difficile dell'automazione per i team IT e una crescita stentata per i leader aziendali. Una piattaforma che unifica queste tecnologie ti permette di utilizzare la tecnologia più adatta ai tuoi dati e di abilitare le operazioni di automazione.
[Consigli sulla creazione di uno stack tecnologico per l'automazione di Gartner® Gartner beyond RPA: Build Your Hyperautomation Technology Portfolio.]
4. Comunicare con il tuo team.
L'automazione può avere un grande impatto sul tuo team, quindi ti consigliamo di discutere con i membri del tuo team sui cambiamenti in arrivo. Assicurati di coinvolgere il tuo team nel processo di pianificazione e di tenerlo informato sull'andamento del progetto. Comunica l'impatto dell'automazione sul suo lavoro, come ad esempio il fatto che lo esonererà dalle attività di routine in modo che possa concentrarsi su lavori di maggior valore.
Uno dei migliori indicatori del successo dell'automazione dei processi è quando le iniziative tattiche di automazione ottengono un’ampia visibilità da parte dell'organizzazione e dei vertici aziendali. Sostenuti da un'implementazione ben progettata per la scalabilità, i leader possono introdurla come una strategia più ampia. Possono incoraggiare il resto dell'organizzazione a partecipare e a creare strutture di governance, come ad esempio un centro di eccellenza (CoE) per l'automazione. Un CoE per l'automazione può aiutare a evitare che i diversi reparti lavorino in silos.
5. Pianificare il cambiamento.
Sebbene attualmente tu possa essere a conoscenza (o pensare di esserlo) dei dettagli dei tuoi processi, nuove normative, opportunità commerciali o requisiti avranno sicuramente un impatto su questi in futuro. La scelta di una piattaforma di automazione dei processi basata su un design low-code e su una governance ben definita garantisce che le modifiche future possano essere applicate con interruzioni e costi minimi.
Non lasciare che un approccio disordinato metta a rischio gli immensi vantaggi dell'automazione dei processi per la tua organizzazione. Questi cinque fattori ti aiuteranno a creare un piano strategico di implementazione prima di avviare l'automazione dei processi. Ma, soprattutto, ti aiuteranno a prepararti a scalare e a far crescere il tuo programma di automazione, in modo che alla fine tutta la tua organizzazione possa trarne vantaggio.
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