Il confinamento presso il proprio domicilio durante la crisi da COVID-19 ha costretto i dipendenti di tutto il mondo a passare al lavoro da remoto con poco preavviso o poca preparazione. Questa nuova situazione di lavoro virtuale ha presentato sfide per ogni organizzazione, ma nessuna stata pi ù colpita di quelle che utilizzano processi cartacei o manuali.
Secondo un recente report di Forrester, COVID-19 Remote Work Just Broke Your Processes: Here's What to Do About It, oltre il 70% delle organizzazioni si basa ancora su processi manuali e cartacei.
"I processi completamente o parzialmente manuali funzionano solo quando i lavoratori e gli schedari fisici si trovano nello stesso posto", scrive Forrester. "Per questo motivo, milioni di persone che lavorano da casa sono state la causa della completa interruzione delle operazioni chiave delle imprese che dipendono dai processi manuali".
Improvvisamente, i dipendenti e i dirigenti aziendali si sono ritrovati a dover escogitare soluzioni per le nuove sfide dell COVID sul posto di lavoro. Forrester elenca molti esempi di processi non funzionanti, tra cui i sistemi di parcheggio a pagamento su supporto cartaceo in alcuni comuni, gli studi medici che faticano a curare i pazienti perch è usano ancora i documenti cartacei e una compagnia assicurativa che ha rilevato un ritardo nei processi decisionali prima di spostare la collaborazione verso l'online.
In questa situazione, gli imprenditori gi à provati dall'automatizzazione dei processi manuali e dal mantenimento dell'efficienza stanno ora iniziando a pianificare un ritorno dei dipendenti sul posto di lavoro in tutta sicurezza. Queste transizioni saranno incredibilmente complesse. I professionisti delle risorse umane e i team di gestione delle crisi devono prendere in considerazione una serie di fattori, tra cui lo screening della salute e del rischio per ogni dipendente, la possibilit à di svolgere a distanza i diversi ruoli, le politiche aziendali e una variet à di normative nazionali e regionali.
La buona notizia che l'automazione strategica pu ò aiutare sia nella risoluzione delle sfide immediate del COVID sul posto di lavoro sia per porre le basi per processi pi ù veloci e agili.
Come il rapido sviluppo delle applicazioni aiuta a risolvere le sfide poste dal COVID sul posto di lavoro
"Quando i processi manuali si interrompono, la tecnologia aiuta a salvarli".
I team che non possono pi ù fare affidamento su schedari cartacei e processi manuali necessitano che gli strumenti online siano immediatamente disponibili e a portata di mano. Ad esempio, si consideri un'applicazione sanitaria per tracciare le comunicazioni per i pazienti. Una piattaforma low-code per l'automazione rapida dei processi (RPA) accelera lo sviluppo e l'implementazione di applicazioni di questo tipo.
Grazie alla funzionalit à drag-and-drop e agli strumenti di collaborazione integrati, una piattaforma low-code pu ò aiutare gli esperti di business a costruire e distribuire rapidamente le applicazioni nelle loro nuove imprese virtuali. I sistemi che prima erano manuali possono ora finalmente essere razionalizzati e protetti, offrendo una visibilit à a livello aziendale per la gestione del personale (incluse credenziali, licenze, onboarding e fidelizzazione), la governance, il rischio e la conformit à, i pagamenti, le richieste di risarcimento e gli appelli lungo tutto il revenue cycle. La visibilit à in tutta l'organizzazione migliora man mano che la suddivisione in compartimenti stagni dei dati diventa un ricordo del passato e tutti hanno accesso a un'unica fonte di verit à.
Digitalizzazione dei processi cartacei
La pandemia di coronavirus ha fatto luce su innumerevoli processi che non funzionano pi ù in un ambiente di lavoro virtuale, compresi i processi cartacei. Molte organizzazioni hanno gi à iniziato a digitalizzare la loro documentazione, ma, nonostante ci ò, per analizzare pile di documenti digitalizzati spesso necessario un processo manuale guidato dall'uomo. In questo nuovo ambiente di lavoro virtuale, necessario ridurre la dipendenza dal lavoro manuale ovunque possibile.
L'intelligenza artificiale e le soluzioni intelligenti per l'elaborazione della documentazione possono aiutare a snellire i processi un tempo manuali. Invece di analizzare e ordinare manualmente i documenti digitalizzati, possibile automatizzare il processo con l'intelligenza artificiale e far intervenire l'uomo solo quando necessario.
Ad esempio, pensiamo alla fatturazione. Le fatture dei vari fornitori possono contenere dati simili (numero di fattura, subtotali, informazioni sul pagamento). Soltanto che alcune sono in Word, altre in PDF e tutte formattate in modo diverso. Trasformare manualmente ogni fattura digitale in dati a cui fare riferimento un'operazione che richiede molto tempo e soggetta a errori. Ma con una soluzione di intelligenza artificiale, i documenti possono essere analizzati ed elaborati automaticamente, con l'intervento umano che si rende necessario soltanto in casistiche di particolare complessit à. Inoltre, poich è lo strumento di IA diventa pi ù intelligente nel tempo grazie all'apprendimento automatico, se uno dei fornitori cambia il formato della fattura, lo strumento imparer à e crescer à insieme a te. Disporre dell'IA nella cassetta degli attrezzi significa poter prendere le conoscenze tradizionali e digitalizzarle, inserendole in un algoritmo che ripetibile e ti aiuta a muoverti pi ù velocemente.
Un'applicazione di gestione automatizzata del coronavirus pu ò essere pi ù vicina di quanto si pensi
L'idea di automatizzare complessi processi manuali pu ò sembrare scoraggiante. Ma, come sottolinea Forrester, molte organizzazioni potrebbero essere pi ù vicine all'obiettivo di quanto pensino.
"Molte imprese hanno gi à implementato piattaforme per l'automazione digitale dei processi (DPA), lo sviluppo di software low-code, l'automazione robotica dei processi (RPA) e la gestione collaborativa del lavoro (CWM)", scrive Forrester. Poich è molte di queste piattaforme sono costruite per essere utilizzate da esperti di business invece che da esperti di tecnologia, le organizzazioni possono diventare operative in modo incredibilmente rapido. Se si dispone gi à di una piattaforma low-code, DPA o CWM, "va applicata subito in modo aggressivo", esorta Forrester.
» inoltre importante ricordare che, per un'applicazione di gestione del coronavirus, qualcosa meglio di niente. "Immaginiamoci una risposta disordinata che migliora con il tempo", scrive Forrester. "L'obiettivo ripristinare le operazioni, non raggiungere l'eleganza e la perfezione".
Gettare le basi per operazioni pi ù agili
Nessuno si aspettava di affrontare tutte queste sfide in una volta sola e nessuna organizzazione vuole essere costretta ad automatizzare processi complessi nel giro di poche settimane. Ma, se c' un lato positivo, pu ò darsi che tutto questo disordine stia gettando le basi per la trasformazione digitale a lungo termine che la tua organizzazione ha sempre pianificato di fare.
Secondo Forrester, "Un'automazione radicale e immediata dar à alla tua organizzazione nuove lezioni sulla progettazione, lo sviluppo e la consegna di software". "Alcune lezioni saranno dolorose, ma le nuove competenze, i processi e le tecnologie adottate ti aiuteranno a raggiungere gli obiettivi strategici".
Questo il momento di costruire le fondamenta per l'automazione. Digitalizza i dati fondamentali, assicurati che siano sicuri e procurati una piattaforma per lo sviluppo low-code. "In parole povere, ora ti serve una base per una rapida automazione dei processi", raccomanda Forrester. "Se ti manca una piattaforma, prendine una".
