Die besten Anwendungsfälle für RPA

In meinem letzten Beitrag habe ich über die Indizien gesprochen, die darauf hinweisen, dass Ihr Unternehmen bereit für RPA ist – hier können Sie ihn nachlesen. Da Sie nun alle Voraussetzungen für RPA erfüllen, geht es jetzt darum, die Aufgaben und Anwendungsfälle zu bestimmen, die Sie angehen sollten. Denn nicht alle Anwendungsfälle sind für eine erfolgreiche RPA-Implementierung geeignet. Bestimmt haben Sie eine Unmenge verschiedener Aufgaben, die Sie automatisieren möchten. Wenn diese allerdings nicht über die entscheidenden Attribute verfügen, kann das negative Auswirkungen auf Ihre Erfahrung haben.

Wie finde ich heraus, ob ich einen guten Anwendungsfall für RPA habe?

Es gibt sechs Hauptattribute, über die Anwendungsfälle verfügen sollten. Braucht Ihr Anwendungsfall ALLE sechs? Nein. Ist dies jedoch der Fall, würde dies natürlich das Höchstmaß an Produktivität bedeuten. Weiter unten gehe ich genauer darauf ein – zunächst aber Ihre erste Attributs-Checklist für RPA:

• • Regelbasiert
  • Hohes Volumen
  • Wenige Ausnahmen
  • Stabil und klar
  • Wenige Systemänderungen
  • Strukturierte und lesbare Eingaben

Die Attribute von RPA-Anwendungsfällen

1. • Regelbasiert: Anwendungsfälle, die anhand klarer Regeln ausgeführt werden können, eignen sich gut für RPA. Wenn die Prozesse eher komplex sind und menschliche Eingriffe erfordern, sollten Sie Case Management und Workflow einsetzen, um eine vollständige Ausführung sicherzustellen.
   • Hohes Volumen: Anwendungsfälle mit hohem Volumen, die sich häufig wiederholen, können automatisiert werden und dadurch für Produktivitätssteigerungen sorgen. Dabei kommen auch manche Anwendungsfälle mit geringem Volumen in Frage. Wählen Sie jene aus, die eine Reduzierung menschlicher Fehler oder eine verbesserte Compliance erfordern.
   • Wenige Ausnahmen: Je weniger Ausnahmen, desto besser. Ausnahmen werden in jedem Fall auftreten. Wenn Sie aber menschliche Eingriffe so weit wie möglich reduzieren, kann das zu einer Produktivitätssteigerung führen.
   • Stabil und klar: Ausgereifte Anwendungsfälle, die immer auf die gleiche Weise ausgeführt werden, eignen sich gut. Ständig wechselnde Prozesse bedeuten ständige Bot-Updates.
   • Wenige Systemänderungen: Anwendungsfälle, die wenige bis keine Änderungen der bereits bestehenden Systeme erfordern oder Systeme nutzen, die keine regelmäßigen Updates benötigen, sind ideal. Je mehr Änderungen vorgenommen werden müssen, umso häufiger muss auch der Bot aktualisiert werden. Dies würde Ihre Produktivität beeinträchtigen.
   • Strukturierte und lesbare Eingaben: Anwendungsfälle, die mit dem Lesen strukturierter Datenbanken oder geeigneter Dateien verbunden sind (z. B. Microsoft-Office-Dokumente oder PDF-Dateien), sind ideale Kandidaten für RPA.

RPA kann hohe Fehlerraten aufweisen, selbst wenn der richtige Anwendungsfall ausgewählt wird. Häufige Änderungen wie aktualisierte Kontokennwörter, neue Softwareversionen oder Aktualisierungen des Internetbrowsers können sich negativ auf den Erfolg auswirken. Es muss sichergestellt werden, dass ein Mechanismus (z. B. Case Management) zur Überwachung und sofortigen Benachrichtigung der Benutzer über Fehler (oft auch als Ausnahmeverwaltung bezeichnet) vorhanden ist, sodass Bot-Workflows bei Bedarf angepasst werden können. Diese Schlüsselfunktion hilft, Bots zu optimieren und den ROI für Ihre RPA-Investition zu verbessern.

Sie sind auf dem besten Weg

Jetzt wissen Sie also, dass Ihr Unternehmen für RPA bereit ist und verfügen über adäquate Anwendungsfälle. Toll! Sie machen große Fortschritte auf Ihrem Weg zur Automatisierung mit RPA. Was ist aber, wenn Sie bereits RPA-Technologien anwenden, aber vermuten, diese noch nicht optimal auszuschöpfen? Im nächsten Beitrag werde ich erläutern, worauf Sie achten müssen, wenn Sie mehr aus RPA herausholen möchten und wie Sie hier am besten vorgehen.

Außerdem laden wir Sie herzlich dazu ein, an unserem Webinar am 23. April mit Rob Koplowitz, VP und Principal Analyst teilzunehmen. Wir werden uns genauer ansehen, wo RPA in einer größeren Automatisierungslandschaft lokalisiert werden kann und wie Sie Ihre Automatisierungsinvestitionen vollends ausschöpfen können.