In precedenza, ho parlato dei segnali che indicano se un'organizzazione pronta o meno per l'RPA. Se ti sei perso l'articolo, puoi leggerlo qui. Se invece leggendolo hai concluso che l'RPA potrebbe esserti utile, il momento di individuare le attività e i casi d'uso per cui adottarla. La chiave di un'implementazione RPA di successo sta infatti nel rendersi conto che non la si può applicare sempre e comunque. Sono certo che avrai parecchie attività da automatizzare, ma, se non presentano alcune caratteristiche specifiche, gestirle con l'RPA potrebbe rivelarsi un'esperienza deludente.
Come capire se l'RPA applicabile a un certo caso d'uso?
Un caso d'uso gestibile tramite l'RPA dovrebbe avere sei caratteristiche principali. O meglio, non deve necessariamente averle tutte e sei, ma se così fosse potrebbe farti vincere la lotteria della produttività. Più avanti le vedremo nel dettaglio, ma ecco l'elenco delle caratteristiche del caso d'uso perfetto per l'RPA:
- Basato su regole
- Volumi elevati
- Poche eccezioni
- Stabile e ben definito
- Poche modifiche ai sistemi
- Input strutturati e leggibili
Caratteristiche dei casi d'uso per l'RPA
- Basato su regole:i casi d'uso che seguono un insieme di regole ben definite sono l'ideale. Se si tratta di processi complessi che richiedono l'intervento umano, aggiungi Case Management e workflow per assicurare il completamento.
- Con volumi elevati:in genere casi d'uso voluminosi e ripetitivi possono essere automatizzati, aumentando notevolmente la produttività. Anche i casi d'uso meno consistenti possono essere buoni candidati, soprattutto quando necessario ridurre l'errore umano o migliorare la compliance.
- Con poche eccezioni: meno sono, meglio . » chiaro che le eccezioni sono inevitabili, ma ridurre al minimo l'intervento umano può aumentare di molto la produttività.
- Stabile e ben definito:i casi d'uso che vengono svolti sempre allo stesso modo da tempo sono ideali, perchè non richiedono i continui aggiornamenti dei bot necessari per i processi ancora in evoluzione.
- Con poche modifiche ai sistemi:il caso d'uso ideale quello che sfrutta sistemi che non richiedono aggiornamenti costanti o per cui i sistemi esistenti non devono quasi subire modifiche. Maggiori sono le modifiche da apportare, più alta la frequenza di aggiornamento dei bot e minore il guadagno in termini di produttività.
- Con input strutturati e leggibili: i casi d'uso che implicano la lettura di database strutturati o file leggibili, come documenti di Microsoft Office o PDF sono perfetti per l'RPA.
Anche applicando l'RPA al caso d'uso giusto, la percentuale di errori riscontrati può essere comunque elevata. L'efficacia di questa tecnologia, infatti, può essere limitata dalle modifiche più comuni, come installazioni di nuove versioni dei software, aggiornamenti ai browser di Internet o alle password degli account. » importante, quindi, assicurarsi di avere un meccanismo, come il Case Management, con cui monitorare gli errori tramite quella che viene definita "gestione delle eccezioni" e comunicarli immediatamente agli utenti, in modo che possano aggiornare i workflow dei bot se necessario. Questa funzionalità fondamentale per ottimizzare i bot e migliorare il ROI dell'investimento nell'RPA.
Sei sulla buona strada
Ora che sai che la tua organizzazione pronta per l'RPA e hai individuato i casi d'uso compatibili, l'obiettivo dell'automazione davvero vicino. E se invece hai già implementato l'RPA ma pensi di non sfruttarla appieno? Leggi il prossimo articolo, in cui parlerò di come capire se potresti ottenere ancora di più da questa tecnologia.
Per approfondire il tema, puoi iscriverti al prossimo webinar del 23 aprile, che avrà come ospite Rob Koplowitz, VP e Principal Analyst di Forrester. Parleremo di come adattare l'RPA a contesti di automazione più ampi e come far fruttare al massimo gli investimenti nell'automazione.
