Un fattore importante nelle decisioni d'acquisto legate a grossi investimenti di capitali è determinare “il costo totale della proprietà” (Total cost of ownership, TCO). Per esempio, nell'acquistare un'automobile non bisogna tenere da conto soltanto il prezzo di vendita, ma anche il chilometraggio a litro di benzina, la frequenza delle potenziali riparazioni con i relativi costi, ecc.
Lo stesso approccio è applicabile anche alla valutazione di investimenti da svariati milioni di dollari in software che potrebbero costituire la spina dorsale della tua attività per i prossimi 10-15 anni. Tuttavia, negli acquisti legati alla tecnologia bisogna prendere in considerazione fattori ben diversi. È importante comprendere questo processo al meglio se si vuole disporre di un sistema adatto alle proprie esigenze e capace di portare i maggiori vantaggi con i costi più contenuti in fatto di proprietà. Ecco due errori molto comuni che è bene imparare a evitare nell'ambito del TCO.
Errore n. 1: basarsi solo su costi fissi e tangibili
Un modello di TCO per l'acquisto di un software di una certa entità, spesso e volentieri finisce per essere costituito da un foglio Excel con un lungo elenco di numeri calcolati con estrema attenzione. Con quell'obiettivo in mente, spesso gli acquirenti si concentrano sulle cifre tangibili da inserire nei propri modelli. Il primo errore quindi è limitare la propria analisi ai costi anticipati, alla manutenzione annuale e alle spese per gli aggiornamenti previsti dal fornitore.
In questo modo, infatti, si finisce per ignorare molti dati importanti. Innanzitutto, il pacchetto software soddisfa pienamente le esigenze degli utenti che lo useranno? Se è un prodotto commerciale pronto all'uso, quanto lo si può adattare ai nuovi requisiti? I software che consentono di lavorare più velocemente, con una migliore collaborazione e una maggiore visibilità della gestione possono avere un notevole impatto sul bilancio di un'azienda, portando vantaggi che spesso superano di gran lunga i costi del software. Scegliere un software piuttosto che un altro solo perché presenta costi più facili da definire e contenere senza preoccuparsi dell'adeguatezza alle proprie esigenze è un fiasco garantito.
Valutare l'incremento di efficacia apportato dal software in qualche caso può essere semplice (es. un nuovo software per la gestione della produzione che aumenta la produttività giornaliera del 10%), ma spesso non è affatto così. Si pensi per esempio di confrontare due pacchetti software, uno dalla struttura più tradizionale, che mantiene i dati di progetto all'interno di un unico reparto, con un altro che prevede comunicazioni social integrate sugli eventi di processo in grado di eliminare i compartimenti stagni. Quanto aumenterebbe la produttività se la tua organizzazione fosse in grado di dimezzare le tempistiche decisionali (come nel caso del gruppo CME)? Che valore si potrebbe attribuire al vantaggio competitivo così ottenuto?In casi come questo non è facile ottenere delle cifre concrete, ma si tratta indubbiamente di benefici da tenere in considerazione. Le imprese e i leader di agenzie governative capaci di guardare avanti portano le proprie organizzazioni proprio in questa direzione.
Errore n. 2: non essere preparati ai cambiamenti inattesi
Una delle cose che apprezzo di più delle analisi finanziarie in Excel è il grado di precisione con cui tutto risulta allineato. Il senso di ordine che deriva dalla visione di tutti i fattori attentamente considerati e messi in conto è fonte di grande serenità e soddisfazione. Spesso, tuttavia, si tratta di una tranquillità fittizia. La realtà, infatti, è costituita da problemi ed eventi non pianificati. La difficoltà di trasformare questi dati in numeri incolonnabili fa sì che spesso gli analisti tendano a ignorarli, a rischio e pericolo dell'organizzazione. Più ampio è l'orizzonte temporale che si sceglie di prendere in considerazione, maggiore sarà l'impatto di un errore in questo senso.
Quando lavoravo come consulente strategico per le aziende, all'inizio degli anni '90, ricordo che un collega mi disse che aveva appena sentito parlare di una cosa chiamata “world wide web”. Quella sì che fu una rivoluzione inattesa! All'epoca, tutti i modelli da me creati per i clienti con previsioni superiori ai cinque anni si rivelarono fallaci, perché non avevo tenuto conto del boom di internet. Lo stesso vale per qualunque analisi finanziaria elaborata negli ultimi cinque anni che non abbia tenuto conto della crescita esplosiva dei social network e delle comunicazioni mobili.
Come si fa a incorporare gli eventi inattesi nel proprio modello di TCO? La storia ci insegna che qualunque attività, prima o poi, andrà incontro a qualche evento dirompente. A quel punto avrai due opzioni: incorrere nei costi necessari per adattare il tuo software alla situazione, o sostenere i costi organizzativi di non avere un software in grado di soddisfare le tue esigenze. (Non è mai bello scoprire che il proprio software aziendale non è flessibile: porta sempre ad adottare procedure manuali esterne all'applicazione che finiscono per avere un impatto negativo su ogni genere di metrica). Pertanto, è meglio riconoscere che il proprio software deve essere in grado di adattarsi a nuove condizioni. Maggiore è l'orizzonte di pianificazione, più numerosi saranno gli adattamenti necessari. Poniti queste domande: Questo software può essere adattato? Da chi? A che prezzo? Sonda il terreno per conoscere i costi indicativi delle modifiche più semplici, oltre che di quelle che implicano interventi sulla logica di funzionamento di base.
Come creare un modello di TCO corretto
Ecco come dovrebbe apparire un modello di TCO in grado di evitare questo genere di errori e tenere conto di tutti i costi e i benefici:
Costi di configurazione dell'applicazione:
- Costo della licenza: non dimenticare di stimare i possibili costi in eccesso per le licenze non limitate ai singoli utenti
- Costi di server e infrastrutture: necessari solo se l'applicazione non si trova nel cloud
- Personalizzazione necessaria per soddisfare le esigenze iniziali: dato semplice da analizzare nel processo di valutazione (ma bisognerà tenere conto che l'applicazione avrà un ciclo di vita ridotto se la personalizzazione impedisce gli aggiornamenti del prodotto di base)
- Installazione eseguita da professionisti: per garantire il corretto funzionamento del software nel tuo ambiente IT
- Costo della formazione degli utenti: se la logica dell'applicazione non corrisponde alla logica operativa della tua organizzazione, questa voce potrebbe rivelarsi importante
- Costi per consentire l'accesso agli utenti se questo richiede altro rispetto a un browser standard (es. un thin client sul desktop)
Costi continuativi per il supporto all'applicazione:
- Manutenzione annuale da parte del fornitore
- Costi interni di assistenza all'applicazione
- Costi degli aggiornamenti completi dei fornitori per migliorare la funzionalità (solitamente ogni 2-3 anni)
Costi per l'adattamento del software alle nuove condizioni:
- Chi può effettuare modifiche all'applicazione: tu cliente, sviluppatori terzi o solo il fornitore del software?
- Frequenza prevista per le modifiche, sia minori (es. ai flussi di lavoro o alle variabili di input), sia più importanti (modifiche alla logica fondamentale)
- Costo previsto per modifica (non dimenticare di chiedere ai fornitori ordini di grandezza approssimativi per una serie di modifiche)
Vantaggi a livello organizzativo:
- Maggiore produttività degli utenti diretti (es. aumento del 20 % nelle transazioni elaborate ogni giorno)
- Maggiori informazioni approfondite per la gestione tramite resoconti facili da personalizzare
- App mobile integrate per consentire la partecipazione ai processi da dispositivi mobili (iOS, Android, Blackberry)
- Miglioramento della comunicazione e del processo decisionale oltre i confini dei vari reparti (vale solo se l'applicazione prevede la collaborazione social integrata sui feed degli eventi di processo
- Velocizzazione del passaggio di informazioni e delle decisioni anche oltre i confini dei singoli reparti
- Controllo della gestione migliorato
C'è un altro fattore difficile da quantificare nel TCO, ma i manager con un po' di esperienza troveranno certamente il modo di tenerne conto. Stiamo parlando del supporto del fornitore che sta dietro l'applicazione software. Se il tuo ciclo di pianificazione richiede di considerare questo acquisto come un investimento per i prossimi 10-15 anni, in parte si tratterà anche di una scommessa sull'innovazione costante e sull'espansione dell'applicazione base da parte del fornitore. Accertati di tenerne conto nella tua analisi.
Gli investimenti sbagliati in campo informatico purtroppo sono piuttosto comuni nel mondo degli affari e, di recente, persino il governo statunitense ha attirato parecchia attenzione in quel senso. In genere esistono diversi fattori che possono causare il deragliamento di grossi progetti a lungo termine, ma i semi del fallimento spesso vengono piantati proprio nelle fasi iniziali. Un'analisi di TCO corretta e completa può aiutarti a impedirgli di germogliare.
Evan McDonnell
Vicepresidente alle Soluzioni
