Esempi di Business Process Management (BPM)
Vuoi vedere il BPM in azione? Dai un'occhiata ad alcuni esempi reali di processi business qui sotto.
Apertura di conti
Grazie al BPM, il tempo necessario per l'approvazione di aperture di conti è diminuito da qualche giorno a qualche minuto. Un processo coerente e automatizzato è stato in grado di ridurre drasticamente i tassi di abbandono dei conti, aumentando la soddisfazione dei clienti. Inoltre, abbiamo assistito a un aumento delle nuove richieste e a una notevole riduzione dei costi operativi.
Acquisizione e Approvvigionamento
La nostra soluzione per l'approvvigionamento digitale basata sul BPM è il fulcro del nostro nuovo sistema di modernizzazione aziendale (EBM) e ci consente di migliorare la gestione del ciclo di approvvigionamento, creando un unico punto di acquisto efficiente e integrato per i nostri team. Il sistema è una soluzione completa, che collega le nostre operazioni di approvvigionamento, i sistemi e il personale in un framework orientato alla collaborazione e al processo.
Allineamento dei dati tra sistemi
Per creare un sistema che rispondesse alle nostre necessità aziendali, nel corso degli anni abbiamo unito diversi strumenti di IT. Questo ha richiesto l'inserimento manuale di una grande quantità di dati, che doveva essere ripetuto per le diverse applicazioni. L'estrazione di informazioni dal sistema, poi, rappresentava una sfida sia per le richieste generiche sia per la creazione di report standardizzati. Tutti questi fattori limitavano la capacità dell'azienda di ottimizzare i processi e di espandere la propria attività. Inoltre, i costi di manutenzione erano elevati a causa di un approccio allo sviluppo suddiviso in compartimenti stagni.
Automazione di processi aziendali in evoluzione
Un processo automatizzato ci ha consentito di rimuovere passaggi ripetitivi mantenendo le nostre regole di business principali. Un ulteriore e importante fattore dell'adozione del BPM da parte nostra è che potrà crescere ed evolversi con noi, seguendo i continui cambiamenti del mercato pubblicitario. Considerato il successo ottenuto, abbiamo deciso di realizzare nuove applicazioni per la trasformazione di altre aree della nostra organizzazione.
Spese in conto capitale
Integrare un'applicazione per dispositivi mobili e semplificare il flusso di lavoro per l'approvazione delle spese in conto capitale ci ha consentito di ridurre la durata del processo di approvazione. Ma soprattutto, ci ha consentito di individuare a che punto del processo si trovano i documenti.
Gestione dei Sinistri
Grazie al BPM, ora abbiamo una visione del processo e il controllo necessari a garantire l'assegnazione all'appaltatore corretto, che il flusso di lavoro relativo alle controversie proceda senza intoppi, che la qualità del servizio rispetti i nostri standard elevati e che i report interni e dei clienti siano creati correttamente in ogni fase.
Compliance e Risk Management
Utilizziamo il BPM per documentare i processi in conformità con i framework del settore, assegnare test di controllo, identificare i rischi e sollevare e monitorare i problemi. Riunendo le informazioni di tutte le visite ispettive in un'unica interfaccia basata sul web, il BPM ci ha consentito di gestire in modo efficiente i rischi finanziari e garantire la conformità.
Soluzione per la gestione della contrattualistica
Prima dell'implementazione di questa applicazione personalizzata, non riuscivamo a collegare i dati aziendali tra i diversi sistemi per ottenerne una visione unificata. Ora che disponiamo di uno strumento in grado di farlo per noi, abbiamo aumentato il controllo sulle nostre proprietà, ottenendo informazioni fondamentali quando si tratta di inserire nuove proprietà e di gestire quelle esistenti.
Dati dei clienti
Prima di adottare il BPM, i nostri processi dipendevano dalle limitazioni del nostro sistema di Case Management, mentre ora sono guidati dalle necessità aziendali. Abbiamo anche ridotto il tempo dedicato dai nostri rappresentanti alle richieste di aggiornamento, che ora sono gestite direttamente dal cliente.
Gestione dei dati
Con il BPM siamo stati in grado di automatizzare gran parte delle attività di onboarding di clienti e risorse e migliorare la gestione del rischio e la compliance.
Onboarding dei dipendenti
L'inserimento dei nuovi assunti è un processo trasversale, che richiede tempo e spesso è gestito perlopiù manualmente. Noi utilizziamo il BPM per automatizzare e velocizzare le diverse fasi all'interno dei reparti e per semplificare i passaggi dall'uno all'altro. Di fatto, iniziamo prima ancora dell'inserimento: con il BPM gestiamo l'intero ciclo di assunzione, dall'ammissione del potenziale candidato al colloquio, fino all'offerta.
Sanità e assicurazioni
Dato il nostro tentativo di fornire opzioni per la copertura assicurativa sanitaria in tutto il paese, c'era bisogno di un sistema di Case Management capace di gestire attività quali l'accettazione, il reindirizzamento, il controllo e la risoluzione di richieste di registrazione presentate per posta.
Migliorare la sicurezza
I nuovi processi che abbiamo implementato ci hanno reso più efficienti, facendoci risparmiare milioni di dollari di manodopera. Adesso gli eventuali problemi di sicurezza si manifestano in maniera più evidente per tutta l'organizzazione, consentendoci di intervenire rapidamente per correggere qualsiasi problematica rischiosa.
Gestione delle locazioni
Con i registri delle proprietà, i dipendenti possono monitorare i dati e visualizzare la cronologia per intraprendere le dovute azioni quando necessario. La necessità di gestire fogli di calcolo manualmente è stata completamente debellata, migliorando l'integrità dei dati.
Erogazione di Prestiti
In poco tempo, da cartaceo, l'intero sistema di concessione dei prestiti è diventato interamente automatizzato. Prima, i nostri dipendenti dedicavano tempo e risorse per compilare moduli cartacei, stamparli e inserirli nei raccoglitori per i clienti.
Manufacturing
Siamo un fornitore mondiale di ricambi per auto, specializzati in sistemi elettronici, motopropulsori e sistemi di sospensione e scarico. Ci siamo trovati nel bel mezzo di una costosa e complessa implementazione di SAP di livello enterprise in tutti gli impianti di produzione e desideravamo semplificare l'interazione con SAP degli utenti secondari, se non eliminarla completamente per ridurre il numero di licenze necessarie.
Richieste di marketing
Ora che disponiamo di una sola location centralizzata per le richieste di marketing, tutte rispettano un determinato standard e il nostro reparto dedicato può gestirle più facilmente. Inoltre, possiamo elaborare report sull'adempimento di tali richieste e presentarli ai nostri clienti in meno tempo.
Applicazioni mobile senza codice
Tutte le applicazioni che abbiamo creato sono accessibili da dispositivi mobili. Per questo, non abbiamo solo ampliato le potenzialità dei dipendenti, ma siamo stati in grado di estendere questi processi alla nostra rete di agenti indipendenti, semplificando l'esperienza del cliente.
Gestione dell'inventario online
Con Records possiamo archiviare tutte le immagini in un unico luogo, gestirne le diverse versioni e pubblicarle sul sito molto più velocemente di prima. Ridurre il tempo necessario per aggiungere il prodotto al sito ci ha permesso di essere più efficienti e capaci di gestire una mole maggiore di prodotti.
Efficienza operativa
In qualità di uno degli aeroporti più grandi del mondo, per noi l'efficienza operativa è fondamentale. Una delle principali falle in questo senso era costituita dal processo di lettura dei contatori relativi al condizionamento dell'aria, che veniva gestito tramite e-mail e interventi manuali. Per questo abbiamo pensato di creare un luogo dal quale fosse possibile dare le approvazioni necessarie direttamente da dispositivo mobile.
Project Management
Quando la gestione di un progetto è nelle mani di diversi team che devono sottostare al triplice vincolo di tempo, costi e obiettivi, si trasforma in un'attività impegnativa. L'allocazione delle risorse a seconda della disponibilità, l'assegnazione dei compiti, il controllo della loro esecuzione, il tracciamento e la rendicontazione dei progressi, nonché la previsione di future tendenze, sono passaggi fondamentali dei nostri complessi progetti gestiti da diversi team.
Gestione del rinnovamento
Con il processo precedente servivano oltre 30 giorni per completare un progetto. Con il BPM abbiamo ridotto le tempistiche di oltre la metà. Inoltre, la piattaforma raccoglie tutte le informazioni su ogni singolo negozio in merito a locazioni e finanziamenti.
Produzione per vendita al dettaglio
Siamo un importante retailer con migliaia di negozi in oltre 60 paesi. Il processo che utilizzavamo in precedenza per tenere traccia di nuovi accordi di locazione dall'inizio alla fine era costituito da un gran numero di strumenti a compartimenti stagni, che richiedevano un grande impiego di manodopera. Dovevamo consolidare il processo per migliorare la visibilità e stabilire un sistema di gestione dei workflow.
Documenti sulle richieste di assistenza
La possibilità per i nostri dipendenti di sfruttare i dispositivi mobili ha aumentato la collaborazione tra più reparti, migliorando così l'esperienza del cliente. Il nostro ciclo di servizio è diventato talmente veloce che, utilizzando l'applicazione, siamo riusciti a inserire oltre 5000 voci in 18 mesi, rispetto alle 2000 voci degli ultimi 10 anni.
Gestione di richieste speciali
Grazie all'adozione di un sistema di questo tipo, abbiamo eliminato gli errori di elaborazione tipici dei sistemi manuali e cartacei e riusciamo a controllare le richieste sia a livello generale che specifico.
Trasporti
Grazie a questo nuovo processo, possiamo gestire i camion in modo più rapido ed efficiente, senza andare a scapito della qualità. Il tempo necessario per elaborare i reclami e riparare i veicoli è diminuito drasticamente, cosa che ci permette di fornire i nostri servizi a un maggior numero di clienti.
Fare up-selling al POS
Grazie all'accesso a un registro clienti centralizzato possiamo visualizzare lo stato del conto e il personale delle filiali viene stimolato a proporre nuovi prodotti al momento più opportuno.
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